Retningslinjer for Vejen Kommunes Whistleblowerordning

Formål med Whistleblowerordningen

I Vejen Kommune lægger vi vægt på gennemsigtighed, åbenhed og løbende dialog ledere, medarbejdere og samarbejdssystemet imellem. Whistleblowerordningen skal ses som et supplement til denne interne dialog.
Formålet med Vejen Kommunes whistleblowerordning er, at

• Give ansatte og leverandør mulighed for at indberette ulovligheder og andre alvorlige uregelmæssigheder i forbindelse med Vejen Kommunes virksomhed
• Beskytte ansatte og samarbejdspartnere, der vælger at indberette forhold igennem ordningen, mod repressalier
• Forebygge ulovligheder og grove eller gentagne forsømmelser i Vejen Kommune med henblik på at højne kvaliteten af kommunes virksomhed

Whistleblowerudvalg

I Vejen Kommune nedsættes et whistleblowerudvalg bestående af:

• Leder af Sekretariat & Borgerservice - HR & Personale
• Næstformand Hovedudvalget
• Personalejurist (varetager også sekretæropgaven)

Omhandler indberetningerne et af medlemmerne i udvalget, er vedkommende inhabil i den konkrete sag, og trækker sig fra behandlingen af sagen.

Hvem kan indberette?

Følgende er omfattet af Vejen Kommunes Whistleblowerordning og kan indberette igennem ordningen:

• Ansatte ved Vejen Kommune
• Tidligere ansatte, der indberetter om oplysninger, som vedkommende er kommet i besiddelse af igennem sit arbejde i Vejen Kommune
• Kommende ansatte, som endnu ikke er tiltrådt, og som indberetter om oplysninger, vedkommende er kommet i besiddelse af i forbindelse med ansættelsesproceduren
• Leverandør af varer og tjenesteydelser

Borgere og andre virksomheder har ikke mulighed for at indberette igennem denne ordning.

Hvad kan der indberettes om?

Der kan indberettes om alvorlige forhold, som er af betydning for kommunens varetagelse af sine opgaver.

Der kan indberettes om

1) Overtrædelser af EU-retten - herunder databehandling, udbud, miljø, statsstøtte mv.
2) Alvorlige lovovertrædelser eller i øvrigt alvorlige forhold

Det er en konkret vurdering, hvorvidt noget er et alvorligt forhold. Denne vurdering ligger ved Whistleblowerudvalget.

Udgangspunktet er, at der er tale om forhold, hvis afdækning er i offentlighedens interesse - som har en reel samfundsinteresse.

Alvorlige forhold kan være:

• Strafbare forhold – fx brud på tavshedspligt, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse mv.
• Grove eller gentagne overtrædelser af anden lovgivning – fx lovgivning om magtanvendelse, forvaltningslov, offentlighedslov, sektorlovgivning
• Grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper – fx undersøgelsesprincippet, krav om saglighed, magtfordrejningsgrundsætningen og proportionalitet
• Grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, f.eks. om tjenesterejser, gaver og regnskabsaflæggelse mv.
• Grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. grov chikane
• Seksuel chikane, f.eks. enhver form for uønsket verbal, ikke verbal eller fysisk adfærd med seksuelle undertoner med det formål eller den virkning at krænke en persons værdighed, navnlig ved at skabe et truende, fjendtligt, nedværdigende, ydmygende eller ubehageligt klima
• Bevidst vildledning af borgere og samarbejdspartnere

Dette er ikke en udtømmende liste, og der kan indberettes om andre alvorlige forhold, som efter Whistleblowerudvalgets konkrete vurdering falder indenfor ordningens rammer.

Ordningen er ikke ment som et sted for løse rygter, vildledende eller urigtige oplysninger om kommunens ansatte.

Whistlebloweren skal derfor være opmærksom på kun at indberette forhold, som vedkommende har viden eller begrundet mistanke om, er begået. Endvidere skal der være rimelig grund til at antage, at de oplysninger der indberettes, er korrekte på det tidspunkt, hvor indberetningen sker.

Hvad kan der ikke indberettes om?

Øvrige forhold der heller ikke kan indberettes om, kan eksempelvis være:

• Whistleblowerens egne ansættelsesforhold, medmindre der er tale om alvorlige forhold, som ovenfor nævnt
• Overtrædelser af interne retningslinjer af mindre alvorlig karakter såsom sygefravær, rygning, alkohol, påklædning, brug af kontorartikler mv.
• Oplysninger om mindre grove personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen, så som om samarbejdsvanskeligheder, inkompetence, fravær mv.

Sådanne forhold vil som hidtil skulle indberettes og håndteres af nærmeste leder og/eller tillidsrepræsentant/arbejdsmiljørepræsentant.

Dette er ikke tale om en udtømmende liste, og der kan forekomme andre mindre alvorlige forhold, som efter en konkret vurdering, falder udenfor ordningens rammer.

Hvordan kan der indberettes?

Indberetning skal ske skriftligt igennem en internetbaseret Whistleblowerportal, som sikrer oplysningernes fortrolighed og hindrer uautoriseret adgang. Der vil være mulighed for at vedlægge sagsakter og dokumentation.

Det er autoriserede medarbejdere ved den eksterne udbyder, der modtager indberetningerne, kvitterer for dem inden 7 dage, og sender dem videre til Whistleblowerudvalget.

Det er Whistleblowerudvalget som sørger for opfølgning på sagen, herunder eventuel kommunikation og feedback til whistlebloweren.

Såvel den eksterne leverandør og det interne udvalg er omfattet af den særlige lovbestemte tavshedspligt, der er forbundet med ordningen.

Politikere, typisk borgmesteren, modtager nogle gange henvendelser, der kan have karakter af whistleblowing. Afhængig af henvendelsens karakter kan der henvises til Vejen Kommunes whistleblowerordning eller handles efter de normale procedurer, hvor den administrative ledelse inddrages i håndtering og besvarelse.

Anonymitet og tavshedspligt

En whistleblower i god tro er omfattet af en særlig lovbestemt tavshedspligt, der er med til at sikre fortroligheden om vedkommendes identitet.

Det betyder, at vedkommendes identitet som udgangspunkt kun er kendt af Whistleblowerudvalgets medlemmer, samt få autoriserede medarbejdere ved den eksterne leverandør. Overgives sagen til politiet, og identiteten er kendt i forbindelse med indberetningen, vil whistlebloweren kunne blive indkaldt som vidne.

Whistlebloweren kan også vælge at være anonym. Her skal vedkommende være opmærksom på, at der ikke på nogen måde er kontaktoplysninger, eller andre oplysninger der kan forbindes med vedkommende i indberetning, eller de eventuelle dokumenter, der medsendes som dokumentation. Vi opfordrer derfor til, at der benyttes en computer, der ikke er på Vejen Kommunes netværk, så Whistleblowerens identitet ikke kompromitteres.

Uanset hvilken måde der indberettes på, vil en Whistleblower, der har indgivet oplysninger i god tro, være beskyttet mod enhver form for repressalier. Bliver Vejen Kommune bekendt med en Whistleblower, der har oplevet nogen for repressalier, vil der blive fulgt op på forholdet.

Hvordan behandles indberetningerne?

Whistleblowerudvalget foretager en indledende vurdering af indberetningerne, med henblik på, hvorvidt der skal ske en egentlig sagsbehandling af forholdet.

Indberetninger udenfor ordningen

Er der tale om indberetninger, der kommer fra en person eller angår forhold, der ikke er omfattet af ordningen, henlægges indberetningen som åbenbart grundløs og slettes fra systemet.

Whistlebloweren vil blive orienteret om henlæggelsen, hvis kontakt er muligt, ligesom der vil ske en vejledning i forhold til, hvor vedkommende i stedet kan henvende sig.

Indberetninger indenfor ordningen

Falder forholdet indenfor ordningens rammer, iværksætter whistleblowerudvalget en nærmere undersøgelse af forholdet internt i kommunen.

Udvalget vil som led i opfølgning i nødvendigt omfang inddrage den relevante afdelingschef, administrativ support og evt. ekstern bistand. Det vil ske efter konkret vurdering, og altid med henblik på at inddrage så få som muligt i det pågældende forhold.

For den eller de personer, som forholdet omfatter, kan sagen få ansættelsesretlige konsekvenser, herunder opsigelse eller bortvisning afhængigt af omstændighederne.

Når sagen er afsluttet, slettes den i systemet. Er der tale om en personsag, vil sagen blive opbevaret i vedkommendes personalemappe.

Viser sagen sig at have en sådan karakter, at der skal ske politianmeldelse eller lignende, videregives sagen til rette myndighed. Der gøres ved videregivelsen opmærksom på den særlige tavshedspligt, der er forbundet med behandling af sagen. Sker videregivelsen uden Whistleblowerens samtykke, vil vedkommen som udgangspunkt blive orienteret herom, medmindre det vil kunne bringe sagen i fare.

Den berørte person

Er en ansat berørt af en indberetning, der er kommet igennem Whistleblowerordningen, vil vedkommende blive orienteret om det pågældende forhold.

Der vil blive tage en konkret vurdering af, hvornår denne meddelelse gives, under hensyntagen til sagens undersøgelse og eventuel indsamling af bevismateriale.

Den berørte person kan ikke få oplysning om, hvem der har foretaget indberetningen, da sagen er omfattet af en særlig lovbestemt tavshedspligt, der undtager oplysningen fra partsaktindsigt, partshøring og begrundelse.

Registrering, offentliggørelse og ikrafttræden

En gang årligt orienteres Økonomiudvalget om status på ordningen i et åbent punkt. Orienteringen gives under varetagelse af den særlige tavshedspligt.
Whistleblowerordningen og indeværende retningslinje trådte i kraft 17. december 2021

Vedtaget i Vejen Byråd
Dato: 14.12.2021