Indkøbsstrategi 2023-2026

Formålet med Indkøbsstrategien er at bidrage til kontinuerlig positiv udvikling på indkøbs- og udbudsområdet, at fremme den grønne omstilling, samt sætte mål og handlinger for indkøbsadfærden i Vejen Kommune.

Vejen Kommune køber årligt ind for knapt 1 mia. kr., og har derfor et stort ansvar for at de indkøb der foretages, er værdiskabende for kommunens borgere.

Med denne strategi sætter Vejen Kommunes Byråd en retning for at indkøb af varer og tjenesteydelser foretages effektivt, professionelt, og ansvarligt, med størst muligt fokus på bæredygtighed.

Baggrund for strategien

Indkøbsstrategien er formuleret bl.a. med baggrund i Byrådet temadrøftelse om udbud og indkøb den 10. maj 2022, KL’s fælleskommunale Indkøbsstrategi 2020-2024 – ”Indkøb med mening” og er synkroniseret med Vejen Kommunes Klimaplan samt Regeringens Strategi for grønne offentlige indkøb – ”Grønne indkøb for en grøn fremtid”, 2020.

Indkøbsstrategien er gældende for perioden 2023-2026.

Strategien er gældende for køb af IT, varer og tjenesteydelser, men ikke for anlægsområdet.

Overordnet strategi

Når Vejen Kommune gennemfører udbud og indgår kontrakter skal det gøres klogt. Der skal være en fornuftig balance mellem økonomi og øvrige kriterier, herunder særligt miljø og klima.

Vi skal sikre, at Vejen Kommune i højest mulig grad – indenfor de aktuelle økonomiske rammer og personalemæssige ressourcer - bidrager til den grønne omstilling gennem de udbud der laves, kontrakter der indgås og – ikke mindst – den daglige indkøbsadfærd.

Til daglig er det primært Indkøbskontoret der via fortsat dialog med institutioner og disponenter sikrer en fælles forståelse af, at den rette indkøbsadfærd bidrager til et fælles mål om kloge, bæredygtige og økonomisk fordelagtige indkøb. Det skal bidrage til, at Vejen Kommune drives så effektivt som muligt.

Rammer og ressourcer

Der er nogle overordnede rammer for Vejen Kommunes udbud og indkøb. Al gældende udbudslovgivning skal overholdes, både over og under de gældende tærskelværdier. Alle udbud på områderne IT, Varer og Tjenesteydelser gennemføres af Indkøbskontoret eller med Indkøbskontoret som rådgiver.

Den centrale forankring af indsatsen og opgaveløsningen skal sikre, at vi anvender ressourcerne og kompetencerne bedst muligt i forhold til udbud, indkøb og kontraktstyring. Tydelige rammer skal sikre tæt samarbejde om en ensartet og effektiv indkøbsadfærd i hele organisationen.

Vejen Kommune tilslutter sig KL´s forpligtende aftaler, medmindre der helt åbenlyst er noget der taler imod. I de udbud hvor der er tvivl om tilslutning inddrages direktionen

Vi anvender SKI´s frivillige aftaler, hvor det giver mening, og vi gennemfører flest mulige udbud i samarbejdet med Varde Kommune i Sydjysk Kommuneindkøb.

Med den nye strategi forsøger vi at fastholde fokus på effektive og økonomisk attraktive indkøb, samtidig med at vi skal tænke klima og miljø. Det gør vi indenfor den bemanding og normering der er, så der skal løbende prioriteres, og der skal være forståelse for, at vi kommer til at bruge hele byrådsperioden til at opfylde strategiens mål.

Mål og handlinger

Den overordnede strategi omsættes til følgende konkrete mål og handlinger:

Indkøbsadfærd

Indkøbskontoret skal arbejde med – via relevant ledelsesinformation – at stille viden til rådighed for vores ledere og brugere. Viden der skal understøtte den bedst mulige indkøbsadfærd, med særlig fokus på økonomi og bæredygtighed.

Handlinger

• Vi skal fortsat have fokus på compliance (aftaleloyalitet), så vi sikrer bedst mulig anvendelse af budgetterne, og overholdelse af vore kontrakter. Compliance på alle E-handelsegnede aftaler skal i gennemsnit være mindst 85% i løbet af byrådsperioden.
• Indkøbsaftaler skal overholdes. Men i forbindelse med akutte behov, pædagogiske indkøb, og køb af sæsonafhængige lokale fødevarer, kan indkøbsaftalerne fraviges, og der kan evt. handles lokalt.
• Vi skal dele relevante nøgletal om bl.a. e-handel og compliance med ledere og medarbejdere, så vi fastholder fokus på den gode indkøbsadfærd. Vi vil arbejde mod at benchmarke institutionerne performance op mod hinanden. Udgangspunktet her skal være, at vi fortæller ”den gode historie”.
• Der skal arbejdes med implementeringen af et mere samlet og digitalt overblik over relevante nøgletal og KPI´er til brug for Indkøbskontorets løbende overvågning.
• Når vi opgør ”prisen” for en vare eller tjenesteydelse skal vi i højere grad anskue det ud fra en TCO model – altså en ”vugge til grav” betragtning, og ikke kun den egentlige anskaffelsespris.

Effektivisering

Vejen Kommune skal løbende have fokus på effektivisering, digitalisering og optimering af processer. Samtidig skal vi have blik for uudforskede områder.

Samlet set skaber det øget værdi for borgerne. Udbud og indkøb skal være en naturlig del af kerneforretningen i hele kommunen.

Handlinger

• Fokus på tjenesteydelser skal øges – 2/3 dele af det kommunale forbrug ligger her.
• I løbet af byrådsperioden skal der gennemføres en businesscase på udbud og bedre kontraktstyring på det specialiserede socialområde. Hvis businesscasen viser potentialer, indledes et samarbejde med fokus på indførelse af bedre kontraktstyring.
• Kontraktstyringen og brugen af kontrakternes indbyggede sanktionskrav skal styrkes endnu mere. Vi skal systematisk opkræve bod, når kontrakten berettiger det, og hvor det giver mening. Bod skal bidrage til at kontraktstyring fortsat kan prioriteres højt.
• Vi skal have fokus på øget brug af digitalisering, robotteknologi og andet der kan bidrage til en lettere hverdag for vores brugere og institutioner.

Den grønne omstilling

Indkøbskontoret skal være en stærk og central medspiller i forhold til at sikre bidrag til den grønne omstilling.

Med Vejen Kommunes indkøbsvolumen på op mod 1 mia. kr. årligt er det en afgørende faktor for at kunne nedbringe kommunens CO2 forbrug.
Vejen Kommune skal forbruge klogt. Det betyder minimalt, cirkulært og bæredygtigt.

Handlinger

• Vi skal fremme cirkulære indkøb og genanvendelse, herunder også minimering af emballage. Den sker dels ved et samarbejde med vore leverandører, men også ved etablering af egne e-kataloger med f.eks. genbrugsmøbler
• Andelen af bæredygtige (evt. økologiske) fødevarer skal øges.
• Antallet af leveringsdage på en række kontrakter skal nedbringes, og der skal stilles grønne krav til leverandører og transportørers vognpark
• Vi skal arbejde for at ordrestørrelserne stiger og antallet falder. Begge dele fremmer bæredygtige indkøb
• Sortimenterne trimmes løbende, så der kontinuerligt tilføres relevante grønne alternative produkter, ligesom miljømærkningen skal styrkes i E-handelsløsningen
• Brugerne skal nudges til et mere grønt valg, bl.a. via ordregebyrer, guides til grønne valg i e-handelsløsningen samt et mere snævert og styret grønt sortiment.
• Kommunens egne biler udskiftes til eldrift frem mod 2030.
• Indkøbskontoret styrker samarbejdet med de medarbejdere i Teknik & Miljø, der arbejder med Klimaplanen og CO2 reduktionsmålene.
• I takt med at der udvikles systemer skal vi arbejde hen imod at kunne opgøre klimaaftrykket fra vores indkøb.

Lokal handel

Det lokale erhvervsliv er vigtigt for Vejen Kommune. Derfor skal vi fastholde et godt samarbejde mellem kommunen og de lokale virksomheder.

Vi skal være tydelige om kommunens indkøbsadfærd – og forklare den. Herunder også om de begrænsninger der kan være for det lokale erhvervsliv.

Handlinger

• Indkøbskontoret inddrager lokale potentielle tilbudsgivere i markedsdialoger forud for udbud, hvis vi er i tvivl om de lokale kan levere på det pågældende område.
• Det skal altid undersøges, om en kontrakt kan opdeles i mindre delaftaler med henblik på at gøre kontrakten mere attraktiv – og mulig at byde på – for lokale tilbudsgivere.
• Der gennemføres i samarbejde med Udvikling Vejen et årligt fyraftensmøde, hvor Vejen Kommune orienterer om kommende udbud, og hvor vi har dialog med det lokale erhvervsliv.
• Vi fastholder tilbuddet om, at lokale virksomheder kan mødes med Indkøbskontoret via Udbudspanelet – et samarbejde med Udvikling Vejen.
• Indkøbskontoret er synlig og proaktive i forbindelse med arrangementer for det lokale erhvervsliv i almindelighed, herunder f.eks. Udvikling Vejens Nytårskur m.m.
• Vi vil benytte mulighederne i udbudsloven for at kunne handle lokalt uden konkurrenceudsættelse under tærskelværdierne. Det er en forudsætning af priser og vilkår hos de lokale vurderes konkurrencedygtige.

Sydjysk Kommuneindkøb

Udbuds- og indkøbs-samarbejdet blandt Varde og Vejen skal fastholdes og styrkes. Det strategiske samarbejde er i dag effektivt, og vi ser løbende på at optimere det.

Handlinger

• Der afholdes et årligt temamøde for de tre kommuners Direktioner, hvor relevante temaer tages op til drøftelse.
• Udbud der i dag gennemføres i hver af de tre kommuner søges gennemført sammen.
• Vi fastholder princippet om, at de tre kommuner har den samme IT-understøttelse på Udbuds- og Indkøbsområdet.
• Vi fremmer forståelsen af fælleskommunale udbud i eget bagland for at modne til flere kommende fællesudbud

Se indkøbsstrategi 2023-2026 i PDF-format (ikke webtilgængelig)