Dagsordener og referater

Her kan du se dagsordener og referater fra møder i udvalgene i Vejen Kommune.

Byrådsmøderne holdes i Byrådssalen på Rådhuset i Vejen, Rådhuspassagen 3, kl. 16.00 med mindre andet er angivet.

 

Vælg dit udvalg herunder:


Udvalg: Økonomiudvalget

Mødedato: 05-03-2019

Mødested: M 5 - Vejen Rådhus

1.Månedlig budgetopfølgning på Økonomiudvalgets område pr. 31. januar 2019 (B)

Sagsnummer: 19/4531

Månedlig budgetopfølgning på Økonomiudvalgets område pr. 31. januar 2019 (B)


Administrativ indstilling

Direktør Henrik B. Larsen indstiller, at

  • der gives en orientering om budgetopfølgningen pr. 31. januar 2019.

Beslutning Økonomiudvalget den 05-03-2019

Taget til efterretning.


Sagsfremstilling

Budgetopfølgningen på Økonomiudvalgets område viser samlet en forbrugsprocent på 8,2. I samme periode sidste år var forbrugsprocenten på 10,6. Eksklusiv centrale puljer er forbrugsprocenten i år 9,2 mod 11,1 sidste år.

Forskellen skyldes i forskydning i periodisering af betaling af regninger, bl.a. vedrørende beredskabet.

 

Lønforbrugsprocenten er på 8,3 i år, hvilket svarer til niveauet sidste år.

 

Der er i øvrigt ingen bemærkninger til forbruget.


Tidligere behandling

Ingen.


Økonomiske konsekvenser

Ingen.


Personalemæssige konsekvenser

Ingen.


Retsregler og andre forskrifter

10 principper for økonomistyring i Vejen Kommune.

Vejen Kommunes kasse- og regnskabsregulativ.

 


Høring

Ingen.

Bilag

2.Flerårig økonomisk strategi for Vejen Kommune (C)

Sagsnummer: 19/4478

Flerårig økonomisk strategi for Vejen Kommune (C)


Administrativ indstilling

Direktør Henrik B. Larsen indstiller, at

  • Økonomiudvalget drøfter udkast til flerårig økonomisk strategi.

Beslutning Økonomiudvalget den 05-03-2019

Indstilles godkendt.


Sagsfremstilling

Administrationen har udarbejdet et udkast til en flerårig økonomisk strategi. Strategien erstatter den nuværende økonomiske politik, jf. Byrådets styringskoncept. Strategien indgår dermed som en del af politikområdet Økonomi, ledelse og innovation.

 

Strategien lægger op til en videreførelse af den hidtidige økonomiske linje, som den er beskrevet i den økonomiske politik.

 

Formålet med den økonomiske strategi er at understøtte det flerårige sigte med budgetlægningen og medvirke til, at Vejen Kommune på såvel kort som langt sigt har en solid og bæredygtig økonomi. Det er en forudsætning for at skabe politisk handlefrihed til at finansiere anlægsinvesteringer, udviklingsprojekter og nye ønsker til driftsvirksomheden.

 

Den økonomiske strategi fastlægger de overordnede målsætninger for de kommende års budgetlægninger og den løbende økonomistyring.

 

Indholdet af strategien afspejler Vejen Kommunes aktuelle økonomiske situation samt forventningerne til de kommende års økonomiske rammebetingelser.

 

Den økonomiske strategi indeholder konkrete mål for resultat af den skattefinansierede virksomhed, resultat af den ordinære drift, det skattefinansierede anlægsniveau, likviditet, låntagning og etablering af råderum.

 

I det udarbejdede forslag til den økonomiske strategi er de nuværende mål i den økonomiske politik videreført. Herudover er de faktuelle oplysninger i dokumentet opdateret med aktuelle tal. De indholdsmæssige ændringer i dokumentet vedrører alene afsnittet med råderumsstrategien.

 

I strategien er det et mål, at der er et driftsoverskud på 70 mio. kr., og at der samtidig budgetteres med nettoanlægsinvesteringer på 70 mio. kr. Disse målsætninger indebærer, at eventuel nettoafvikling af gælden finansieres af kassebeholdningen.


Tidligere behandling

Ingen.


Økonomiske konsekvenser

Ingen.


Personalemæssige konsekvenser

Ingen.


Retsregler og andre forskrifter

Ingen.


Høring

Ingen.

Bilag

3.Mål og procedurer for budgetlægningen 2020-2023 (C)

Sagsnummer: 19/2465

Mål og procedurer for budgetlægningen 2020-2023 (C)


Administrativ indstilling

Direktør Henrik B. Larsen indstiller, at

 

  • forslag til mål og procedurer for budgetlægningen 2020-2023 godkendes
  • Økonomiudvalget fastsætter dato for budgetmødet i maj 2019.

Beslutning Direktionen den 19-02-2019

Der foretages enkelte redaktionelle rettelser. Indstilles godkendt.


Beslutning Økonomiudvalget den 05-03-2019

Mål og procedurer for budgetlægning godkendt.

Oversendes til Byrådets orientering.

Der afholdes budgetmøde den 8. maj 2019.


Sagsfremstilling

Økonomi har udarbejdet et udkast til mål og procedurer for budgetlægningen for 2020-2023.

 

Mål og procedurer for budgetlægningen 2020-2023 beskriver de overordnede rammer og mål for budgetlægningen. Herudover indeholder dokumentet en tidsplan og beskriver, hvilke opgaver Byrådet, fagudvalgene og administrationen skal varetage i forbindelse med budgetlægningen.

 

Formålet med budgetstrategien er at skabe en fælles forståelse for de økonomiske målsætninger og for de rammer, der kendetegner kommunens styringsvilkår. Derudover viser tidsplanen de mest centrale delprocesser i budgetlægningen, således at alle involverede kan se, hvad der skal gøres, og hvornår det skal gøres.

 

De vigtigste elementer i budgetstrategien er opsummeret nedenfor.

 

Direktionen udarbejder frem til primo august 2019 et endeligt teknisk budget. Herefter udarbejder Direktionen et budgetoplæg, som danner grundlag for budgetseminaret. Budgetoplægget indeholder:

  • et budget, hvor der er balance mellem indtægter og udgifter, og som overholder de økonomiske målsætninger.
  • et katalog med råderumstiltag.
  • et katalog med ønsker til driften.
  • et katalog med anlægsprojekter.

 

I april-maj 2019 arbejder de politiske udvalg med nye initiativer i budgettet. Fagudvalgene har mulighed for at pege på emner, der ønskes belyst med henblik på at skabe råderum, herunder aktiviteter, som kan reduceres eller ophøre.

Derudover kan fagudvalgene drøfte eventuelle forslag til drifts- og anlægsønsker på udvalgets område.

 

I juni orienteres fagudvalg og Hovedudvalg om status på råderumskataloget.

 

Primo august 2019 fremlægger Direktionen det endelige tekniske budget samt resultatet af den årlige økonomiaftale og udarbejder herudfra et budgetoplæg. Herefter afholder Byrådet et budgetseminar, hvor der vil være fokus på centrale elementer i det kommende års budget og på den politiske prioritering.

 

Økonomiudvalgets budgetforslag færdiggøres på mødet den 3. september 2019 med henblik på 1. behandling i Byrådet.

 

Udkastet til mål og procedurer for budgetlægningen er vedlagt som bilag.


Tidligere behandling

05.02.2019 Direktionen

19.02.2019 Direktionen


Økonomiske konsekvenser

Ingen.


Personalemæssige konsekvenser

Ingen.


Retsregler og andre forskrifter

Lov om kommunernes styrelse.

Vejen Kommunes Kasse- og regnskabsregulativ.

Vejen Kommune Økonomiske politik.


Høring

Ingen.

Bilag

4.Optagelse af lån (C)

Sagsnummer: 19/4208

Optagelse af lån (C)


Administrativ indstilling

Direktør Henrik B. Larsen indstiller, at

  • der optages et nyt lån i Kommunekredit med 25 års løbetid og med fast rente.
  • Økonomiudvalget foretager indstilling til Byrådet om lånets størrelse.
  • Indtægten medtages som en tillægsbevilling ved behandlingen af overførsler fra 2018 til 2019.

 


Beslutning Økonomiudvalget den 05-03-2019

Det indstilles godkendt, at der optages et lån på 11.585.700 kr. med 25 års løbetid og med fast rente.

Indtægten medtages som en tillægsbevilling ved behandlingen af overførsler fra 2018 til 2019.


Sagsfremstilling

I henhold til Vejen Kommunes økonomiske politik optages der normalt lån til konkrete anlægsprojekter, i det omfang der er låneadgang.

 

Låneadgangen vedrørende regnskabsåret 2018 er opgjort til maksimalt 33.856.326 kr.

 

I forhold til budgettet er den faktiske låneoptagelse altid et år forsinket; det vil sige, at udgifter i 2018 belånes i 2019.

 

Den budgetterede låneoptagelse vedrørende 2018, korrigeret for overførsler, er 11.585.700 kr.

 

I 2019 er der budgetteret med afdrag på lån for i alt 26.749.000 kr.

 

Lånets løbetid og rentevilkår besluttes ifølge den økonomiske politik af Byrådet, på grundlag af en vurdering af kommunens langsigtede økonomiske situation.

 

Beslutning om optagelse af lån skal ifølge lånebekendtgørelsen være truffet af Byrådet i et møde, senest den 31. marts 2019.

 

Byrådet besluttede i marts 2015, at andelen af fast forrentede lån skulle øges. Der er siden da optaget fast forrentede lån. Restgælden på lån er ultimo 2018 på 394 mio. kr. og er fordelt med 296 mio. kr., der er fast forrentet, og 98 mio. kr., der er variabelt forrentet. Andelen af fast forrentede lån var således på 75 % af de samlede lån.

 

Markedet har ingen forventninger om rentestigninger i den nærmeste fremtid.

 

Kommunekredit har indikeret en fast rente på 1,20 % og en variabel rente på minus 0,15 %.

 


Tidligere behandling

Ingen.


Økonomiske konsekvenser

Låneprovenuet tilføres kassebeholdningen og skal ses i sammenhæng med aflæggelsen af det endelige regnskab for 2018, herunder overførsler fra 2018 til 2019. I overførselssagen overføres et beløb svarende til Økonomiudvalgets beslutning om låneoptagelse vedrørende 2018.

 


Personalemæssige konsekvenser

Ingen.


Retsregler og andre forskrifter

Lånebekendtgørelsen.

Byrådets økonomiske politik.


Høring

Ingen.

Bilag

5.AB18 og ABR18 (C)

Sagsnummer: 19/4621

AB18 og ABR18 (C)


Administrativ indstilling

Chef for Teknik & Miljø, Peter Hansen og Konst. Chef for Bygningsservice & Beredskab, Claus Ludvig Jørgensen indstiller, at

 

  • Vejen Kommune fremadrettet benytter AB18 og ABR18 ved bygge og anlægsopgaver.

Beslutning Økonomiudvalget den 05-03-2019

Indstilles godkendt.


Sagsfremstilling

Bygge- og anlægsbranchen benytter frivillige standardvilkår ved indgåelse af kontrakter om udførelse af bygge- og anlægsarbejder og rådgivning i tilslutning hertil.

 

Disse standardvilkår kaldes ”Almindelige Betingelser”, i daglig tale AB. Standardvilkårene er ”agreed documents”, det vil sige byggeriets parter er nået til enighed om indholdet.

 

I Vejen Kommune benytter vi standardvilkårene AB mellem bygherre og entreprenører, og ABR som er Almindelige Betingelser i forhold til Rådgivere.

 

I dag arbejder vi i Vejen Kommune efter AB92 og ABR89, som var de seneste revisioner. I de seneste 3-4 år har byggeriets parter, entreprenør branchen, rådgiverne og bygherrer organisationerne arbejdet på at reviderer AB92og ABR89. Derfor anbefales det også, at man benytter AB18 og ABR18 fra primo 2019.

 

De samarbejdspartnere, som Vejen kommune arbejder med, ønsker at de nye AB standardvilkår fremadrettet benyttes.

 

I det vedlagte notat fremgår de væsentlige ændringer fra de nuværende AB92 til AB18 og ABR89 til ABR18.

 

Med følgende link, findes AB18 og ABR18, hvis der er interesse for af studere betingelserne.

AB18: http://www.byggerietsregler.dk/regler/ab-18/

ABR18:http://www.byggerietsregler.dk/regler/abr-18/


Tidligere behandling

Ingen.


Økonomiske konsekvenser

Ingen.


Personalemæssige konsekvenser

Ingen.


Retsregler og andre forskrifter

Ingen.


Høring

Ingen.

Bilag

6.Almennyttige boliger på Præstevænget, etape II, skema B (C)

Sagsnummer: 16/1204

Almennyttige boliger på Præstevænget, etape II, skema B (C)


Administrativ indstilling

Direktør Henrik B. Larsen indstiller, at

  • Skema B godkendes, med særligt vilkår om, at byggeriet opføres i overensstemmelse med de krav og retningslinjer, som bygningsmyndigheden stiller.

Beslutning Økonomiudvalget den 05-03-2019

Indstilles godkendt.


Sagsfremstilling

HAB ansøger om godkendelse af skema B, til opførelse af 13 almene familieboliger.

 

Skema A blev godkendt af Byrådet den 11. december 2018.

 

Projektet omfatter uændret i alt 13 boliger, der opføres i 1 punkthus, med et gennemsnit på 97 m2.

 

Der søges nu om godkendelse af skema B med en anskaffelsessum på 25.664.000 kr.

I forhold til skema A er anskaffelsessummen steget 387.000 kr.

Stigningen forklares med generelt øgede priser i branchen og længere ventetid på materialer.

 

Den større anskaffelsessum betyder, at den beregnede husleje forhøjes til 901 kr. pr. m2.

For en lejlighed på 97 m2 giver det en månedlig husleje på 7.283 kr.

 

Vejen Kommunes andel af anskaffelsessummen er 10%, svarende til 2.566.400 kr.

I forhold til skema A er det en stigning på 38.000 kr. 

 

Med tilsagnet forpligter Vejen Kommune sig til at garantere for en del af realkreditlånet.

Den endelige garantiprocent fastsættes først senere. Der er modtaget en indikation på, at garantiprocenten bliver 72%. Det er på niveau med tidligere byggerier.

 

Ifølge skema B skal byggeriet starte umiddelbart efter Byrådets godkendelse, og forventes færdigt i april 2020. Etape 1 er under opførelse og forventes indflytningsklar ultimo 2019.

 

Der er indgået aftale med grundejer om køb af grunden.


Tidligere behandling

07.08.2018 Økonomiudvalget.

04.12.2018 Økonomiudvalget.

11.12.2018 Byrådet.


Økonomiske konsekvenser

Vejen Kommunes indskud bliver 2.566.400 kr.

Der er budgetteret med en udgift på 2.500.000 kr. i 2020.


Personalemæssige konsekvenser

Ingen.


Retsregler og andre forskrifter

Bek. nr. 119 af 1. februar 2019 (almenboligloven).

Bek. nr. 1226 af 14-12-2011(støttebekendtgørelsen).


Høring

Ingen.

Bilag

7.Igangsætning af lokalplan 310 - Boligområde på Rødding Vestergade, Rødding (B)

Sagsnummer: 19/4236

Igangsætning af lokalplan 310 - Boligområde på Rødding Vestergade, Rødding (B)


Administrativ indstilling

Chef for Udvikling & Erhverv Peer M. Rexen indstiller, at 
 

  • udarbejdelse af lokalplan 310 – Boligområde på Rødding Vestergade, Rødding, igangsættes.

Beslutning Økonomiudvalget den 05-03-2019

Udgik af dagsordenen.


Sagsfremstilling

Vejen Kommune arbejder for, at der bliver realiseret et centralt beliggende byomdannelsesprojekt med etablering af almene boliger på Rødding Vestergade ved den tidligere ABC Lavpris. Projektet får stor betydning for byens struktur, og for at der kan stilles krav til projektet i forhold til disponering, materialevalg, ubebyggede arealer mm. skal der laves en lokalplan for området.

 

Udvikling af området med en koncentration af den bymæssige bebyggelse vurderes at være positivt for Rødding. Projektet vil rydde op i et nedslidt område, og vil medvirke til at skabe mere liv og handel i Rødding. Området bliver attraktivt på grund af nærheden til bymidten og de grønne områder.

 

Det nye boligområde planlægges med 33 almene boliger, fordelt på fem rækkehuse i ét plan og to etagebebyggelser. Bebyggelsen er disponeret ud fra et ønske om at skabe attraktive almene boliger i varierende størrelse, der tilpasser sig den eksisterende bystruktur, udnytter grundens terræn, og som skaber plads til et stort, sammenhængende og grønt opholdsareal.

 

Hele projektområdet ejes af Vejen Kommune, og alle bygninger i området er i proces med henblik på nedrivning.

 

Lokalplanen vil blive koordineret med den overordnet planlægning for centerområdet i Rødding og med initiativerne for omdannelse af Enghave Plads ved den tidligere SuperBrugsen. Udarbejdelsen af lokalplanen er ligeledes koordineret med tidsplanen for det almene boligprojekt.


Tidligere behandling

Ingen.


Økonomiske konsekvenser

Ingen.


Personalemæssige konsekvenser

Ingen.


Retsregler og andre forskrifter

LBK nr. 287 af 16.04.2018 lov om planlægning og senere ændringer.

LBK nr. 1225 af 25.10.2018 om miljøvurdering af planer og programmer og af konkrete projekter.


Høring

Planen skal i offentlig høring i 4 uger.

Bilag

8.Opførelse af familieboliger, Rødding Vestergade, skema A (C)

Sagsnummer: 18/20691

Opførelse af familieboliger, Rødding Vestergade, skema A (C)


Administrativ indstilling

Direktør Henrik B. Larsen indstiller, at

  • Byrådet godkender skema A.
  • Byrådet beslutter at opkræve et støttesagsgebyr på anslået kr. 163.000.
  • Byrådet godkender de ønskede fravigelser fra AB18 reglerne.

Beslutning Økonomiudvalget den 05-03-2019

Udgik af dagsordenen.


Sagsfremstilling

Kuben Management ansøger på vegne af Rødding Andelsboligforening om godkendelse af Skema A med en anskaffelsessum på kr. 63.397.000 vedr. opførelsen af 33 almennyttige familieboliger på Rødding Vestergade.

 

Økonomiudvalget fik den 19. juni 2018 en orientering om projektet og tilkendegav, at Vejen Kommune er positivt indstillet overfor etablering af op til 30 almene boliger. Det fremgik af sagsfremstillingen, at det kommunale indskud forventedes at udgøre mellem ca. 5,7 mio. kr. og 6,8 mio. kr.

 

Boligerne opføres i 5 rækkehuse og 2 lejlighedsbyggerier, med et gennemsnit på ca. 95 m².

Huslejen er beregnet til 903 kr. pr. m2. i rækkehusene, og 890 kr. i etageboligerne.

 

De samlede anlægsudgifter på 65.897.000 kr. reduceres af et tilskud fra boligforeningens dispositionsfond på 2.500.000 kr., så den finansieringsberettigede anskaffelsessum bliver 63.397.000 kr.

 

Arealet er omfattet af kommuneplanens afsnit 4 C 01, der giver mulighed for boligbebyggelse.

På området er der i dag bl.a. boliger.

 

Projektet er godkendt af organisationsbestyrelsen den 8. maj 2018.

 

Grunden købes af Vejen kommune. 

 

 

Anskaffelsessummen finansieres ved:

88 % realkreditlån                                                                             kr. 55.789.580

10 % kommunal grundkapital                                                             kr.   6.339.800

2 % beboerindskud                                                                            kr.   1.268.000

I alt                                                                                                  kr. 63.397.380

 

Udover udgift til grundkapital påtager Vejen Kommune sig en kommunal garanti for realkreditlån. Der er på nuværende tidspunkt ikke indhentet lånetilbud, så den endelige garantiprocent vil først kunne fastsættes, når kreditforening har fastsat markedsværdien.

 

Vejen Kommune opkræver normalt et støttesagsgebyr på 2,5 Promille af anlægssummen. I dette tilfælde kr. 163.000, som er indregnet i skema A.

 

Udgangspunktet når der bygges almene boliger er, at byggeriet sker efter AB 18 (Almindelige betingelser for arbejder i bygge- og anlæg). Der ansøges i dette tilfælde om en række fravigelser. Det vurderes, at Vejen Kommune kan godkende de ønskede fravigelser og præciseringer.

 

Projektet udbydes i en fag-/storenterprise i henhold til udbudsloven.

 

 


Tidligere behandling

19.06.2018 Økonomiudvalget


Økonomiske konsekvenser

Vejen Kommunes andel af anlægsudgiften er 6.339.800 kr.  

Der er i budget 2019 og 2020 indarbejdet udgift på i alt 5.638.000 kr.

 

Byrådet behandlede den 29. januar 2019 sag om fastsættelse af købesum for arealet. Det fremgik af sagsfremstillingen, at der på et senere møde vil blive forelagt en samlet bevillingssag for projektet.


Personalemæssige konsekvenser

Ingen.


Retsregler og andre forskrifter

Bek. nr. 119 af 1. februar 2019 (almenboligloven).

Bek. nr. 1226 af 14-12-2011(støttebekendtgørelsen).

 


Høring

Ingen.

Bilag

9.Rødding Centret, Søndergyden 15, 6630 Rødding - Nedlæggelse af en offentlig p-plads (C)

Sagsnummer: 18/16383

Rødding Centret, Søndergyden 15, 6630 Rødding - Nedlæggelse af en offentlig p-plads (C)


Administrativ indstilling

Chef for Teknik & Miljø Peter Hansen indstiller, at

 

  • den ”gule” p-plads nedlægges som en offentlig p-plads.

 

  • Vejen Kommune fortsat ejer det nedlagte parkeringsareal.

 

  • sagen fremsendes til Økonomiudvalgets anbefaling og Byrådets godkendelse.

Beslutning Udvalget for teknik og miljø den 18-02-2019

Indstilles godkendt.

 

Afbud: Claus Grimm (Løsgænger)

 


Beslutning Økonomiudvalget den 05-03-2019

Indstilles godkendt.


Sagsfremstilling

I brev af 2. maj 2018 søger Rødding Centret om tilladelse til at anlægge en offentlig legeplads med mere på en offentlig p-plads ved Rødding Centret, Søndergyden 15, 6630 Rødding.

 

P-pladsen, som de gerne vil etablere legepladsen på, er skitseret med gult på Vejen Kommunes oversigtskort af 22. maj 2018.

 

Udvalget behandlede ansøgning på møde den 4. juni 2018. Udvalget besluttede, at Rødding Centret først skulle informeres om, at får de tilladelse til at etablere en legeplads med mere, vil de i givet fald ikke efterfølgende kunne stille krav til Vejen Kommune om finansiering af en ny p-plads.

 

I mails af 20. juni 2018 og 29. juni 2018 anerkender Rødding Centret Udvalgets præmis.

 

Med baggrund i Rødding Centrets anerkendelse af præmissen behandlede Udvalget igen ansøgningen på deres møde den 22. august 2018.

 

Rødding Centret vil gerne etablere en legeplads, bordbænkesæt og eventuelt på sigt en bålplads, en minigolfbane, pannabaner og andre rekreative anlæg. Alle anlæg vil blive offentligt tilgængelige rekreative anlæg.

 

Der er ikke lovhjemmel i vejloven til at etablere en legeplads eller lignende på en offentlig p-plads, og ej heller hjemmel til at udleje en offentlig p-plads til en legeplads med mere. Offentlige p-pladser er ene og alene udlagt af hensyn til færdsel og parkering.

 

Den ”gule” p-plads skal derfor først nedlægges som en offentlig p-plads, inden der eventuelt kan etableres en legeplads på arealet. Spørgsmålet om eventuel nedlæggelse af p-pladsen var derfor i høring i november, december 2018 og januar 2019, dels i lokal høring hos beboere og grundejere i området, og dels i offentlig høring på Vejen Kommunes hjemmeside.

 

Der kom bemærkninger fra to beboere/grundejere i området og fra Rødding Centret.

 

Den ene beboer/grundejer har ingen bemærkninger til en nedlæggelse af p-pladsen. Den anden beboer/grundejer er bekymret for, at en nedlæggelse af p-pladsen vil give parkeringsproblemer i området med parkerede biler på Søndergyden med de gener og fremkommelighedsproblemer, det kan give.

 

Rødding Centret har tidligere, i maj 2018, mundtligt oplyst, at de ikke har behov for parkeringspladserne, da de har erhvervet en grund i området, hvor de om nødvendigt i givet fald kan etablere de nødvendige parkeringspladser.


Derudover oplyser Jørgen Thøgersen, formand for Udvalget for sundhed, kultur og fritid, i mails af 5. februar 2019, at de har været i kontakt med Rødding Centret, om en nedlæggelse af p-pladsen ville kunne give parkeringsproblemer. Jørgen Thøgersen oplyser videre, at Rødding Centret oplyste, at en nedlæggelse af p-pladsen ikke vil give problemer.
 

Derudover kom der ikke yderligere bemærkninger.

 

Med baggrund i de indkomne bemærkninger vurderes det, at den ”gule” p-plads ikke har større offentlig parkeringsmæssig betydning, og at p-pladsen derfor kan nedlægges som en offentlig p-plads.

 

Til orientering løber der, parallelt med denne sag, en sag om fastsættelse af en brugsretsaftale med Rødding Centret om arealet, såfremt p-pladsen nedlægges.


Tidligere behandling

04.06.2018 Udvalget for teknik og miljø.

20.08.2018 Udvalget for teknik og miljø.

04.09.2018 Økonomiudvalget.

11.09.2018 Byrådet.

18.02.2019 Udvalget for teknik og miljø.


Økonomiske konsekvenser

Ingen.


Personalemæssige konsekvenser

Ingen.


Retsregler og andre forskrifter

Den ”gule” del af p-pladsen, vejlitra 7000ø, Rødding Ejerlav, Rødding, er en offentlig p-plads. P-pladsen er dermed underlagt vejlovens regler, og Vejen Kommune er vejmyndighed for p-pladsen. Det følger af vejlovens § 2 og § 7.

 

Vejen Kommune har mulighed for at nedlægge den ”gule” p-plads, og videre mulighed for at sælge og/eller udleje det nedlagte parkeringsareal. Det følger af vejlovens § 15 og § 127.

 

Vejloven – Lov nr. 1520 af 27. december 2014.


Høring

Forslaget om at nedlægge den ”gule” p-plads var i høring i minimum 8 uger, jf. vejlovens § 15 og § 124.

Bilag

10.Rødding Centret, Søndergyden 15, Rødding - Brugsretsaftale om brug af en nedlagt p-plads (C)

Sagsnummer: 18/16418

Rødding Centret, Søndergyden 15, Rødding - Brugsretsaftale om brug af en nedlagt p-plads (C)


Administrativ indstilling

Chef for Teknik & Miljø, Peter Hansen indstiller, at

 

  • Vejen Kommune indgår en brugsretsaftale med Rødding Centret om brug af det ”gule” areal, såfremt p-pladsen nedlægges som en offentlig p-plads.

 

  • Teknik & Miljøs administration bemyndiges til at indgå brugsretsaftalen med Rødding Centret.

 

  • Rødding Centret skal drive og vedligeholde arealet og selv afholde de dermed forbundne udgifter.

 

  • Vejen Kommune afholder udgiften til matrikulering af parkeringsarealet, opdatering af skøder, tingbøger, vejregistre og øvrige nødvendige ejendomsretlige forhold.

 

  • sagen fremsendes til Økonomiudvalgets anbefaling og Byrådets godkendelse.

Beslutning Økonomiudvalget den 05-03-2019

Indstilles godkendt.


Sagsfremstilling

Denne sag omhandler en brugsretsaftale med Rødding Centret, såfremt det besluttes at nedlægge en offentlig parkeringsplads ved Rødding Centret med henblik på indretning af legeplads. Der henvises til j.nr. 18/16383. Se andet punkt på dagsordenen.

 

I brev af 2. maj 2018 søger Rødding Centret om tilladelse til at anlægge en legeplads med flere rekreative anlæg på en offentlig p-plads ved centret, Søndergyden 15, Rødding. Den del af p-pladsen, som de gerne vil etablere en legeplads med mere på, er skitseret med gult på Vejen Kommunes oversigtskort af 22. maj 2018.

 

P-pladsen er en offentlig p-plads. P-pladsen skal derfor først nedlægges som en offentlig p-plads, inden centret kan etablere en legeplads på arealet. Dette behandles i sagen 18/16383.

 

Såfremt det besluttes at nedlægge den offentlige p-plads og der gives tilladelse til, at centret etablerer en legeplads på arealet, skal centret indgå en brugsretsaftale med Vejen Kommune om brug af arealet. Det indstilles, at Teknik & Miljø bemyndiges til at indgå en brugsretsaftale med Rødding Centret med udgangspunkt i, at Rødding Centret selv skal drive og vedligeholde arealet.

 

Sagen har været forelagt tidligere. På mødet i Økonomiudvalget den 4. september 2018 besluttede Udvalget at udsætte behandlingen af sagen, indtil der foreligger en beslutning om at nedlægge p-pladsen. Udvalget for teknik og miljø har behandlet sagen og indstiller, at den offentlige p-plads nedlægges. Der har endvidere været dialog med Rødding Centret om fremtidig anvendelse og behov.

 

Det anbefales, at arealet overføres matrikulært til kommunens ejendom, matrikel nr. 1256b, Rødding Ejerlav, Rødding. En ejendom, som for tiden benyttes til boldbaner og sportsanlæg. Det vurderes, at det koster cirka 20.000 kr. at overføre det nedlagte parkeringsareal matrikulært til ejendommen.


Tidligere behandling

20.08.2018 Udvalget for teknik og miljø

04.09.2018 Økonomiudvalget


Økonomiske konsekvenser

Kommunen får udgift til matrikulering af parkeringsarealet, såfremt p-pladsen nedlægges. Udgiften afholdes under matrikulære udgifter på vejområdet.


Personalemæssige konsekvenser

Ingen.


Retsregler og andre forskrifter

Den ”gule” p-plads er en del af den offentlige p-plads, vejlitra 7000ø, Rødding Ejerlav, Rødding. P-pladsen er dermed underlagt vejlovens regler, og Vejen Kommune er vejmyndighed for p-pladsen. Det følger af vejlovens § 2 og § 7.

 

Kommunen har mulighed for at nedlægge p-pladsen som en offentlig p-plads. Det følger af vejlovens § 15. Og nedlægges p-pladsen, råder kommunen frit over det nedlagte areal. Det følger af vejlovens § 127.


Høring

I sagen, 18/16383, var forslaget om at nedlægge p-pladsen i høring i november, december 2018 og januar 2019. Jævnfør vejlovens § 15 og § 124.

Bilag

11.Planlægning for detailhandel og boliger i Brørup, Rødding og Holsted (B)

Sagsnummer: 18/20072

Planlægning for detailhandel og boliger i Brørup, Rødding og Holsted (B)


Administrativ indstilling

Chef for Udvikling & Erhverv Peer M. Rexen indstiller, at

 

  • konkrete ansøgninger om indretning af lokaler i stueetagen til boligformål i modstrid med eksisterende lokalplaner vurderes i forhold til, om det er hensigtsmæssigt at meddele en midlertidig dispensation efter planloven, eller om forældede lokalplaner kan ophæves.

 

  • udgangspunktet i vurderingen er den afgrænsning, som er vist på bilag.

Beslutning Økonomiudvalget den 05-03-2019

Godkendt.


Sagsfremstilling

Økonomiudvalget besluttede på sit mødet den 4. december 2018, at lokalplanlægning og ansøgninger om etablering af boliger i stueetagen i centerområderne i Brørup og Rødding skal behandles efter torveprincippet (Princip 3). Det betyder, at det alene er ved de centrale torve, der er krav om butikker eller anden kunderelateret centerfunktion i stueetagen, og at der i det øvrige centerområde både kan være butikker og boliger i stueetagen. For Holsted blev det besluttet, at centerområderne skal behandles som blandede centerområder, hvor der er mulighed for både butikker og boliger stueetagen (Princip 1).

 

Beslutningen om torveprincippet har været drøftet med repræsentanter fra hhv. Handelsstandsforeningen i Brørup og Centrumbutikkerne i Rødding. Der er generel opbakning til torveprincippet i både Brørup og Rødding. Dette således at der både kan skabes bedre mulighed for, at tomme butikslokaler kan omdannes til boliger, og at der forsat skal arbejdes for en egentlig midtby med krav om butikker eller anden kunderelateret centerfunktion i stueetagen ved de centrale torve. Forslag til afgrænsningen fremgår af bilag.

 

I Holsted er samarbejdet mellem butikkerne fokuseret på enkelte arrangementer, og det har ikke været muligt at drøfte Økonomiudvalgets beslutning med repræsentanter, der ønsker at varetage generelle detailhandelsinteresser i hele centerområdet. Det er Udvikling & Erhvervs vurdering, at der blandt detailhandlen i Holsted generelt er opbakning til princippet om et blandet centerområde.

 

En midlertidig dispensation kan maksimalt gælde i 3 år, og skal følges op af en ny lokalplan for permanent lovliggørelse.


Tidligere behandling

06.11.2018 Økonomiudvalget.

04.12.2018 Økonomiudvalget.


Økonomiske konsekvenser

Ingen.


Personalemæssige konsekvenser

Ingen.


Retsregler og andre forskrifter

LBK nr. 287 af 16.04.2018 - Lov om planlægning og senere ændringer.


Høring

Ingen.

Bilag

12.Fastsættelse af mindstepris for erhvervsareal v. Vejen Mosevej 2, Vejen (C)

Sagsnummer: 19/4734

Fastsættelse af mindstepris for erhvervsareal v. Vejen Mosevej 2, Vejen (C)


Administrativ indstilling

Kommunaldirektøren indstiller, at

 

  • mindsteprisen for erhvervsareal v. Vejen Mosevej, Vejen fastsættes til 133 kr./m2 eksklusive moms.
     
  • Økonomiudvalget indstiller mindsteprisen til Byrådets godkendelse.

Beslutning Økonomiudvalget den 05-03-2019

Indstilles godkendt.


Sagsfremstilling

Vejen Kommune har tidligere erhvervet ejendommen Vejen Mosevej 2, som er beliggende i erhvervsområdet ved Vestermarken og Vestermarksvej, Vejen. Der var tinglyst en forkøbsret for Vejen Kommune. Ejendommen er beliggende omkranset af erhverv mod nord og dermed gav det god mening, at erhverve ejendommen og fjerne den eksisterende beboelses- og udhusbygning.

 

Erhvervsarealet på 3.004 m2 er det sidste, Vejen Kommune ejer lige i dette område af Vestermarksvej. Øvrige kommunale erhvervsarealer er beliggende langs med Vestermarken og Vestermarksvej.

 

Arealet er omfattet af lokalplan nr. 145 for et område ved Vestermarken. Området må kun anvendes til f.eks. industri-, lager-, forsknings- og kontorvirksomhed. En del af Mosevej bliver nedlagt i henhold til lokalplanen.

 

Vejen Kommune har modtaget en henvendelse om muligheden for at erhverve arealet, og der skal derfor fastsættes en mindstepris for det, før et offentlig udbud kan iværksættes.

 

Teknik & Miljø foreslår, at mindsteprisen for erhvervsarealet fastsættes til 133 kr./m2 eksklusive moms. Ejendommen har været tilsluttet offentlig kloak og vand fra privat alment vandværk.

 

Til orientering opkræves der for øvrige erhvervsarealer ved Vestermarksvej, Vejen for facadejord mod motorvejen 158 kr./m2 eksklusive moms og zone 2 jord 133 kr./m2 eksklusive moms. Priserne er eksklusive tilslutningsbidrag til forsyningsselskaber.


Tidligere behandling

Ingen.


Økonomiske konsekvenser

Ingen.


Personalemæssige konsekvenser

Ingen.


Retsregler og andre forskrifter

Bekendtgørelse om offentligt udbud ved salg af kommunens henholdsvis regionens faste ejendomme.


Høring

Ingen.

Bilag

13.Anlægsbevilling - Pulje 2019 til forundersøgelser for arkæologi og geotekniske undersøgelser (C)

Sagsnummer: 19/2548

Anlægsbevilling - Pulje 2019 til forundersøgelser for arkæologi og geotekniske undersøgelser (C)


Administrativ indstilling

Chef for Teknik & Miljø Peter Hansen indstiller, at

 

  • der gives et rådighedsbeløb på 1,125 mio. kr. med tilhørende anlægsbevilling til arkæologiske og geotekniske forundersøgelser.
     
  • rådighedsbeløbet 1,125 mio. kr. finansieres af ”Pulje til fælles formål (arkæologi og geotekniske undersøgelser). Beløbet er til stede på investeringsoversigten 2019.
     
  • sagen fremsendes til Økonomiudvalgets anbefaling og Byrådets godkendelse.

Beslutning Udvalget for teknik og miljø den 18-02-2019

Indstilles godkendt.

 

Afbud: Claus Grimm (Løsgænger)


Beslutning Økonomiudvalget den 05-03-2019

Indstilles godkendt.


Sagsfremstilling

På investeringsoversigten er der hvert år afsat puljebeløb til arkæologiske og geotekniske forundersøgelser, som kan anvendes til bolig- og erhvervsområder, forinden lokalplanlægning og byggemodning af områder igangsættes. Puljen kan også anvendes ved opkøb af ejendomme og arealer. Dermed sikres, inden der disponeres over arealer, at de er egnet til byggemodning, samt at de er forundersøgt for arkæologiske fund.

 

På investeringsoversigten for 2019 og overslagsårene er der afsat 1,125 mio. kr. i hvert år.

 

Rådighedsbeløbet for 2019 søges nu frigivet. 


Tidligere behandling

18.02.2019 Udvalget for teknik og miljø.


Økonomiske konsekvenser

Rådighedsbeløbet på 1,125 mio. kr. med tilhørende anlægsbevilling søges frigivet. Rådighedsbeløbet er til stede på investeringsoversigten for 2019 under omk.sted 001.006 – Pulje til fælles formål (arkæologi og geotekniske undersøgelser).


Personalemæssige konsekvenser

Ingen.


Retsregler og andre forskrifter

Kasse- og regnskabsregulativ for Vejen Kommune.


Høring

Ingen.

14.Ny genbrugsplads i Vejen - Godkendelse af projekt og udbudsform (C)

Sagsnummer: 16/11624

Ny genbrugsplads i Vejen - Godkendelse af projekt og udbudsform (C)


Administrativ indstilling

Chef for Teknik & Miljø Peter Hansen indstiller at
 

  • projektmaterialet for ny genbrugsplads i Vejen godkendes.
     
  • projektet udbydes som en hovedentreprise.
     
  • sagen fremsendes til Økonomiudvalgets anbefaling og Byrådets godkendelse.

Beslutning Udvalget for teknik og miljø den 18-02-2019

Indstilles godkendt.

 

Afbud: Claus Grimm (Løsgænger)


Beslutning Økonomiudvalget den 05-03-2019

Indstilles godkendt.


Sagsfremstilling

Byrådet godkendte den 9. oktober 2018 et projektforslag for en ny genbrugsplads i Vejen.

På baggrund af projektforslaget er der nu udarbejdet et detailprojekt, som kan anvendes ved ansøgning om byggetilladelse. På baggrund af Byrådets beslutning færdiggøres udbudsmaterialet, så det kan sendes i udbud primo april 2019 med frist til afgivelse af tilbud den 24. april 2019. Projektmaterialet er vedlagt som bilag.

 

For at opnå en entydig afklaring af ansvar for fejl og mangler foreslås projektet udbudt i en hovedentreprise. Forslag til entreprenører er vedlagt som bilag.

 

Resultatet af licitationen er planlagt fremlagt for projektets styregruppe mandag, den 29. april 2019 med efterfølgende politisk behandling og endelig godkendelse på Byrådets møde den 28. maj 2019. Byggestart er planlagt til uge 26.

 

Sideløbende med detailprojektering og udbud indhentes de nødvendige tilladelser og godkendelser, herunder miljøgodkendelse af genbrugspladsen og afsluttende med byggetilladelsen.

 

Nedrivning af bestående bygninger forestås af Teknik & Miljø og forventes at ske i marts/april  2019.

 

Styregruppen for projektet har den 6. februar 2019 vedtaget at indstille projektforslaget til politisk godkendelse. Endvidere indstiller styregruppen til politisk godkendelse, at projektet udbydes i hovedentreprise i henhold til entreprenørlisten vedlagt som bilag.


Tidligere behandling

22.08.2016 Udvalget for teknik og miljø.

06.09.2016 Økonomiudvalget.

13.09.2016 Byrådet.

20.03.2017 Udvalget for teknik og miljø.

28.03.2017 Økonomiudvalget.

04.04.2017 Byrådet.

17.09.2018 Udvalget for teknik og miljø.

02.10.2018 Økonomiudvalget.

09.10.2018 Byrådet.

18.02.2019 Udvalget for teknik og miljø.


Økonomiske konsekvenser

Det økonomiske overslag, dateret den 23.07.2018, er fortsat gældende, og midlerne er afsat i budgettet.


Personalemæssige konsekvenser

Ingen.


Retsregler og andre forskrifter

Tilbudsloven.


Høring

Ingen.

Bilag

15.Ansøgning af projektmidler fra forebyggelsespuljen til et trivselsprojekt i Skole og dagtilbud (C)

Sagsnummer: 19/2669

Ansøgning af projektmidler fra forebyggelsespuljen til et trivselsprojekt i Skole og dagtilbud (C)


Administrativ indstilling

Afdelingschef Jette Kynde Schøtz, afdelingschef Regin Holm, afdelingschef Anneth Jensen og afdelingschef Kirsten Dyrholm indstiller, at

  • Udvalget for sundhed, kultur og fritid drøfter og godkender ansøgning af projektmidler fra forebyggelsespuljen til et trivselsprojekt i Skole og dagtilbud.
  • Ansøgningen fremsendes til Økonomiudvalgets anbefaling og Byrådets godkendelse.

Beslutning Udvalget for sundhed, kultur og fritid den 19-02-2019

Indstilles godkendt med de bemærkninger, at projektet skal understøtte den generelle trivsel i dagtilbud og skoler, så den bliver endnu bedre end i dag.

Ligeledes har Udvalget fokus på, at få forældre involveret i fælles løsninger, så der er mulighed for, at forældre er en aktiv del af løsningerne.

Begge bemærkninger skal tydeliggøres i den endelige projektbeskrivelse.

 

Afbud: Jakob Bech Jensen (C).


Beslutning Økonomiudvalget den 05-03-2019

Indstilles godkendt.

Marie Ebsen (A) tog forbehold.


Sagsfremstilling

Overordnet beskrivelse af model for ansøgning af midler fra forebyggelsespuljen:

 

Baggrund

I forbindelse med budgetlægningen for 2012-2015, blev der oprettet en forebyggelsespulje. Der genereres hvert år et beløb på 970.000 kr. til forebyggelsespuljen, som afdelingerne i Vejen Kommune kan ansøge.

 

Formål

Formålet med puljen er at sikre, at der arbejdes med sundhed på tværs og at støtte projekter, der fremmer borgernes sundhed.

 

Anvendelse af puljen

Puljen kan anvendes til to typer af projekter:

 

Projekter, der viser et rationale eller en effektiviserings gevinst (se effektiviseringsstrategien) og samtidig har et forebyggende sigte.

 

Til at koordinere, hvilke projekter, der skal støttes eller finansieres fra forebyggelsespuljen, er der nedsat en indstillingsgruppe for forebyggelse på tværs. Gruppen har til formål i fællesskab at indstille projekter og prioritere hvilke projekter, der skal indstilles til at modtage støtte.

 

Indstillingsgruppen for forebyggelse på tværs sender deres prioriterede projekter til drøftelse og beslutning i Udvalg for sundhed, kultur og fritid. Herudover kan de prioriterede projekter også sendes til godkendelse i øvrige relevante politiske udvalg, afhængig af hvilke afdelinger der er involveret i det enkelte projekt.

 

Modellen for at ansøge midler fra forebyggelsespuljen er medsendt sagsfremstillingen.

 

Ansøgning fra dagtilbud og skole:

 

Udvalget for sundhed, kultur og fritid og Udvalget for skole og børn har begge i det politiske strategiarbejde peget på, at administrationen skal arbejde med tidlig indsats og opsporing og udvikle indsatser i forhold til mental sundhed og børn og unges trivsel. Herudover er der besluttet, at der skal effektiviseres for 20 millioner kr. på det specialiserede område i Vejen Kommune. Nedenstående projektansøgning skal betragtes som et af de initiativer og indsatser, som skal indfri forventninger til resultater i strategiarbejdet, men også bidrage til effektiviseringer for det specialiserede område.

 

Baggrund for ansøgning om midler fra forebyggelsespuljen til forbedring af mental sundhed i dagtilbud og skole.

 

Der er sket en stigning i antal børn i specialbørnehave fra 14 – 25, stigning i specialklasser fra 150 – 200 og til STU forløb er stigningen fra 40 – 60 i Vejen Kommune. Der ønskes at arbejde med en tidligere indsats og opsporing i forhold til mental sundhed for børn og unge, samt inkludere og vurdere, om de børn og unge, der nuværende er i specialforløb, kan inkluderes igen i almen området.

Der ansøges derfor om 2 medarbejdere til at arbejde målrettet med øgning af børn og unges mentale sundhed og trivsel, som fokus på reduktion af børn, der får diagnoser.

1 medarbejder skal arbejde med forebyggende og tidlig indsats, så færre børn får en diagnose, optimere inklusion i almenområdet og sikre, at alle indsatser er afprøvet, inden der indstilles til visitation til specialområdet.

 

1 medarbejder skal primært arbejde med folkeskolen og mulighed for at inkludere elever, der i dag er i specialklasser og skal tilbage til almenområdet. Medarbejderen skal vejlede medarbejdere og ledere i forhold til specialpædagogiske understøttende indsatser til børn og unge, som skal inkluderes i almenområdet.

 

Projektet er forankret i Dagtilbud og Skole, men kræver en stor tværfaglig indsats for andre afdelinger, herunder Sundhed og Familie, Jobcentret, Social og Ældre og Borgerservice. Alle tværfaglige afdelinger har drøftet projektindstillingen i samråd med direktør Morten Oldrup og har godkendt projektansøgningen og indstillingen til Udvalget for sundhed, kultur og fritid.


Tidligere behandling

19.02.2019 Udvalget for sundhed, kultur og fritid.


Økonomiske konsekvenser

Der ansøges om 970.000 kr. fra forebyggelsespuljen. Dagtilbud og skole finansiere selv 30.000 kr. årligt til projektet.


Personalemæssige konsekvenser

Der ansættes to medarbejdere i projektstillinger.


Retsregler og andre forskrifter

Ingen.


Høring

Projektindstillingen har været til høring blandt de 4 afdelingschefer og direktør Morten Oldrup.

Bilag

16.Takstændring for sommerferiepasning i SFO (C)

Sagsnummer: 18/15970

Takstændring for sommerferiepasning i SFO (C)


Administrativ indstilling

Chef for Dagtilbud & Skole Regin Holm Nielsen indstiller, at

 

  • minimumsantal på 17 børn i SFO i ferieperioder.
  • taksten pr. uges sommerferie SFO i 2019 ændres fra 633 kr. til 897 kr.
  • maksimumstaksten for sommerferie SFO i 2019 ændres fra 1.547 kr. til 2.691 kr.
  • alle ændringer sker med virkning fra 1. juli 2019.
  • der efterfølgende laves retningslinjer for, hvordan institutionerne samarbejder omkring sampasning og personale.

Beslutning Udvalget for skoler og børn den 28-02-2019
  • Indstilles godkendt med den bemærkning, at de institutioner hvor minimumstallet på 17 ikke opnås, skal børnene sikres plads i nærmeste åbne SFO eller Børnecenter.
  • Indstilles godkendt.
  • Indstilles godkendt.
  • Indstilles godkendt.
  • Indstilles godkendt med den bemærkning, at retningslinjerne skal tage højde for beslutningen i første dot samt sikre, at børnene sikres plads og pædagogisk kvalitet i nærmeste åbne institution.

 

Det er vigtigt for Udvalget, at der tages udgangspunkt i børnenes trivsel, og udvalget beder derfor administrationen se på mulighederne for at lade enkelte fagpersonaler følge med på tværs af institutionerne inden for rimelige økonomiske rammer.


Beslutning Økonomiudvalget den 05-03-2019

Indstilles godkendt, som indstillet af Udvalget for skoler og børn.


Sagsfremstilling

Sagen har tidligere været behandlet i Udvalget for skole og børn samt i Økonomiudvalget. Økonomiudvalget besluttede at sende sagen direkte i høring inden behandling i Byrådet.

 

Der er modtaget høringssvar fra 11 skolebestyrelser og derudover et uopfordret høringssvar fra BUPL. Alle høringssvar samt en samlet oversigt fremgår af bilagene.

 

Nedenfor er sagsteksten og økonomiske konsekvenser, der har været behandlet i Udvalget for skole og børn, samt i Økonomiudvalget:

 

Byrådet godkendte en besparelse på 0,3 mio. kr. fra 2019, som skal udmøntes i dels

  1. en ændring af forældrebetalingen på sommerferie SFO
  2. en ændring af, hvor mange tilbud, der skal holde åbent i sommerferien.

 

I denne sag berøres punkt a, mens punkt b afventer evaluering af helhedsplanen for dagtilbud.

I nedenstående beskrives forslag til ændring af forældrebetaling, som uddybes i vedlagte bilag.

 

Forudsætninger:

 

Der arbejdes med minimumsantal af børn, for at en institution har åbent.

SFO´er på skoler skal have minimum 17 børn før de har åbent. Dvs. at reglerne om minimumsantallet ikke gælder for børnecentre. Hvis der er mindre end 17 tilmeldte SFO børn i en ferieperiode, aftales der sampasning med de nærmeste SFO´er, der også har børn, så de når op på 17 børn. Er der under 17 børn i hele Vejen Kommune i en ferieperiode, vil der være åbent i SFO på Grønvangskolen i Vejen.

 

Udgangspunktet for takstberegningen er, at der skal være minimum 17 børn før en SFO har åben. Der ændres ikke i tildeling til sommerferie SFO, dog reduceres garantitildeling stort set væk ved at have et minimumsantal på 17 børn. Det vil betyde en mindre tildeling for garantipladser til SFO´erne uden børnecentre på ca. 40.000 kr. (med udgangspunkt i 2018 normering.)

 

Dagtilbud & Skole anbefaler, at minimumsantal på 17 børn er gældende for følgende:

 

  1. Sommerferie

Gælder for uge 27 – 30

Her er særskilt ugetakst/betaling og bindende tilmelding for SFO efter 1. april

 

  1. Øvrig ferie, dvs.:

-         Grundlovsdag (samt evt. skolefridage hermed.)

-         Fredag efter Kr. Himmelfartsdag

-         De tre dage inden påske

-         Juleferie

-         Uge 7 og uge 42

Er indeholdt i den almindelige takst for SFO og tilmelding sker i den enkelte SFO.

 

SFO ved specialklasserne er ikke en del af ovenstående scenarier.

 

 


Tidligere behandling

23.01.19 Udvalget for skole og børn

29.01.19 Økonomiudvalget


Økonomiske konsekvenser

Forældrebetaling:

I 2019 er forældrebetalingen til sommerferiepasning på 633 kr. pr. uge, hvilket svarer til en forældrebetalingsprocent på ca. 65 % af løn og aktivitetsudgifterne. For de øvrige måneder er forældretaksten på ca. 92 %. Skal forældrebetalingen stige til 92 % vil det betyde en takst på 897 kr. pr. uge for 2019.

 

Taksten på 897 kr. er med udgangspunkt i, at SFO har åbent hele dagen i sommerferien. Til hverdag er der kun åbent morgen og eftermiddag og i skolefridage.

 

Med udgangspunkt i 2018 børnetal vil det sige en takststigning på 231.800 kr. for 2019, hvis der betales for de første 3 uger, mens evt. 4. uges pasning er gratis.

 

Den månedlige forældrebetaling for de øvrige 11 måneder er 1.547 kr. Indtil nu maksimumsudgiften for sommerferiepasning været en månedsudgift. Hvis forældrene skal fortsætte med denne maksimumstakst vil det betyde, at forældrene allerede opnår rabat ved to ugers sommerferiepasning, mens 3.- og 4 uge vil være gratis.

 

Hvis denne maksimumsgrænse fastholdes til nuværende månedstakst betyder det en reduceret forældrebetaling på 113.900 kr. i 2019.

 

Dagtilbud & Skole anbefaler, at den maksimale betaling for sommerferie SFO fastsættes til 3 ugers betaling. Det vil sige en forældrebetaling på max 2.691 kr. Så vil den 4. uge være uden merudgift for forældrene.

 

Hermed findes en samlet besparelse på

a.

Stigning i forældrebetaling

231.800 kr.

b.

Reduceret garantitildeling

40.000 kr.

I alt

271.800 kr.

 

Den resterende besparelse på knap 30.000 kr. finansieres i 2019 af det samlede budget til SFO. For 2020 vil der ske en samlet vurdering af tiltag, når evaluering af Helhedsplan for dagtilbud er udarbejdet.

 

Alternativ:

Som alternativ til ovenstående er det blevet konsekvensberegnet, hvis sommerferie SFO var et tilbud til alle børn og dermed en del af den almindelige takst.

 

Det vil betyde, at forældrebetalingen for en fuldtidsplads vil stige med 121 kr. pr. måned. Hertil kommer en merudgift på tildeling til SFO på ca. 0,5 mio. kr. samt en merudgift til søskenderabat og friplads på ca. 0,6 mio. kr. Samlet set vil det betyde en netto merudgift for Vejen Kommune på 1,1 mio. kr. på trods af stigningen i forældrebetalingen.

 


Personalemæssige konsekvenser

Ingen.


Retsregler og andre forskrifter

Ingen.


Høring

Sagen har været i høring i skolebestyrelser.

Bilag

17.Kontrolenhedens arbejde i 2018 og fokuspunkter for 2019 (C)

Sagsnummer: 19/3784

Kontrolenhedens arbejde i 2018 og fokuspunkter for 2019 (C)


Administrativ indstilling

Borgerservicechef Jane Ussing indstiller, at

  • resultatet af kontrolenhedens arbejde i 2018 tages til efterretning
  • Kontrolenhedens fokuspunkter for 2019 tages til efterretning

Beslutning Økonomiudvalget den 05-03-2019

Indstilles taget til efterretning.


Sagsfremstilling

Kontrolenheden orienterer hvert år Byrådet om resultatet af det foregående års arbejde, samtidig orienteres Byrådet om Kontrolenhedens fokuspunkter for det kommende år.

 

Kontrolarbejdet i 2018

Kontrolenheden har i 2018 i tæt samarbejde med Jobcenteret og Ydelsesafsnittet haft særligt fokus på korrekt udbetaling af kontanthjælp og sikring af, at der ikke sker fejludbetaling af sygedagpenge til selvstændige.

 

I perioden fra maj 2018 til 31. december 2018 har 54 selvstændige sygemeldte gennemgået nedenstående screening:

 

  • Inden sagerne oprettes, screenes de af kontrolenheden, og der laves et notat.

 

  • Når ydelsesteamet opretter sagerne, sendes informationsfolderen ”Selvstændig erhvervsdrivende og sygemeldt” ud til borgeren. Samtidig sendes sagen og notatet til Jobcentret.

 

  • Jobcentret indhenter LÆ 281-285 og indkalder til samtale.

 

  • Til samtalen drøftes den fremsendte informationsfolder og notatet fra kontrolenheden.

 

Resultatet på indsatsen på de 54 sager har været:

 

  • 18 borgere raskmelder sig inden samtalen.
  • 2 borgere udebliver fra samtalen.
  • 2 borgere raskmeldes under samtalen.
  • 12 borgere delvisraskmeldes under samtalen.
  • I 20 sager har indsatsen ingen effekt haft.

 

Der er beregnet en besparelse på indsatsen på 1.114.334 kr.

 

Beregningen er ikke foretaget ud fra den generelle metode på kontrolsager, men ud fra en konkret vurdering i den enkelte sag. Dette betyder, at besparelsen er betydelig mindre, end den ellers ville have været. Denne opgørelsesmetode er valgt, fordi screeningen ligger i forbindelse med ansøgningen, og det derfor ikke er sandsynligt, at sygemeldingen ville have løbet i 12 måneder.

 

De fleste sager er beregnet med en besparelse på 8 uger. Enkelte med 12 uger. 2 sager er, på baggrund af borgerens historik, beregnet med en besparelse på 26 uger.

 

Samtidig har Kontrolenheden arbejdet med resultatet af de registersammenkøringer, der hver uge foretages af Den Fællesoffentlige Dataenhed, idet Kontrolenheden inden for 10 arbejdsdage skal orientere berørte borgere om, at de figurerer på en registersammenkøring, ligesom Kontrolenheden skal foretage den sagsbehandling, der knytter sig til afdækningen af, om borgeren modtager kommunale eller statslige ydelser, som borgeren ikke er berettiget til.

 

Kontrolenhedens arbejde har i 2018 betydet, at en samlet besparelse og tilbagebetaling af for meget udbetalte ydelser på kr. 6.071.021 – heraf er kr. 4.294.139 kommunal besparelse.

 

Besparelsen på sygedagpengeområdet er opgjort, som beskrevet oven over. Hvis besparelsen på dette område opgøres efter den model, som er aftalt som opgørelsesmodel mellem KL, Udbetaling Danmark og kommunerne, er den samlede besparelse i 2018 på godt kr. 9 mio., hvoraf godt kr. 6 mio. er kommunal besparelse.

 

Fokuspunkter for 2019

Kontrolenheden vil også i 2019 have fokus på arbejdet med resultatet af de registersammenkøringer, der foretages af Den Fællesoffentlige Dataenhed samt korrekt udbetaling af kontanthjælp og sygedagpenge. Samtidig vil samarbejdet med Jobcenteret og ydelsesafsnittet blive fastholdt.

 

Kontrolenheden vil også i 2019 afholde orienteringsmøder for kollegerne i Jobcentret. Orienteringsmøderne holdes for at sikre, at kollegerne i Jobcenteret får kendskab til reglerne på kontrolområdet og for at henlede kollegernes opmærksomhed på de opgaver, der knytter sig til kontrolarbejdet.

 

Endelig vil Kontrolenheden sikre Vejen Kommunes deltagelse i de kampagner, der er aftalt mellem KL og Den Fællesoffentlige Dataenhed.


Tidligere behandling

Ingen.


Økonomiske konsekvenser

Ingen.


Personalemæssige konsekvenser

Ingen.


Retsregler og andre forskrifter

Ingen.


Høring

Ingen.

18.Donation til Den Sønderjyske Fonds Mindelegat til vedligeholdelse af de sønderjyske krigergrave i Braine (B)

Sagsnummer: 19/2797

Donation til Den Sønderjyske Fonds Mindelegat til vedligeholdelse af de sønderjyske krigergrave i Braine (B)


Administrativ indstilling

Kommunaldirektøren indstiller, at

  • Økonomiudvalget godkender en årlig donation på 10.000 kr. til vedligeholdelse af den sønderjyske kirkegård i Braine.

Beslutning Økonomiudvalget den 05-03-2019

Godkendt i en femårig periode.

Indarbejdes i det tekniske budget.


Sagsfremstilling

Den Sønderjyske Fonds Mindelegat bestyrer og driver den sønderjyske kirkegård i Braine i Nordfrankrig, hvor de danske nordslesvigere/sønderjyder, der faldt i 1. verdenskrig i tysk krigstjeneste, ligger begravet.

 

Den Sønderjyske Fonds Mindelegat blev oprettet den 7. december 1953 med det formål at holde den sønderjyske kirkegård i ”smuk og værdig stand til minde om de nordslesvigere, der under den store krig fra 1914-1918 gav deres liv for en sag, der ikke var deres og derigennem bragte det største offer for deres hjemstavn”.

 

Der er således tale om et mindesmærke, der er fælles for alle sønderjyder og Sønderjylland. På den sønderjyske kirkegård er der i dag 79 krigergrave, der på symbolsk vis repræsenterer samtlige de godt 5000 dansksindede nordslesvigere fra hele det sønderjyske område, som faldt i 1. verdenskrig.

 

Den Sønderjyske Fonds Mindelegat ledes af en bestyrelse, der består af et medlem af den danske koloni i Paris, et bestyrelsesmedlem udpeget af Haderslev Kommune og Borgmesteren i Haderslev Kommune.

 

Den Sønderjyske Fonds Mindelegat afholder samtlige udgifter til vedligehold af kirkegården i Braine, og har årligt modtaget et tilskud til driften af kirkegården fra de 4 sønderjyske kommuner.

 

En delegation fra Vejen Kommune deltog den 11. november 2018 i Braine i 100 års markeringen på afslutningen af 1. verdenskrig. I den forbindelse blev det drøftet, at yderligere Kolding og Vejen Kommune fremover bidrager med et årligt tilskud til Den Sønderjyske Fonds Mindelegat.

 

I 2024 markeres 100 året for kirkegårdens indvielse.


Tidligere behandling

Ingen.


Økonomiske konsekvenser

10.000 kr. årligt


Personalemæssige konsekvenser

Ingen.


Retsregler og andre forskrifter

Ingen.


Høring

Ingen.

19.Trekantområdets Brandvæsen - Vedtægtsændring (C)

Sagsnummer: 16/20983

Trekantområdets Brandvæsen - Vedtægtsændring (C)


Administrativ indstilling

Direktør Sonja Miltersen indstiller, at 

  • ændring af vedtægterne godkendes, således at ændringen træder i kraft pr. 1. april 2019.

Beslutning Økonomiudvalget den 05-03-2019

Indstilles godkendt.


Sagsfremstilling

Bredskabskommissionen besluttede på møde 21. december 2018 under punkt 6 at indstille en ændring af vedtægterne til godkendelse i ejerkommunernes byråd. Ændringen af vedtægterne vil efter ejerkommunernes godkendelse kunne træde i kraft pr. 1. april 2019.

 

I forlængelse af byrådenes tiltrædelse af forslaget skal vedtægterne for Trekantområdets Brandvæsen konsekvensrettes.

 

Vedtægtsændringer skal forelægges Ankestyrelsen til godkendelse.

 

Ifølge de nuværende vedtægters punkt 20.1 kan bestyrelsen eller Beredskabskommissionen foreslå ændringer af vedtægterne.

 

Vedtægtsændringen foreslås med henblik på at udnytte de muligheder, som ændringen af byggelovens § 16c, stk. 6-8 (Lov nr. 734 af 08.06.2018), giver mulighed for.

Lovændringen handler om at henlægge afgørelseskompetencer om brandmæssige forhold til § 60-selskaber.

 

Bestemmelsens formål er at skabe større fleksibilitet i forhold til på hvilke tidspunkter, der kan træffes afgørelse om brandsikkerhedsmæssige forhold samt at nedbringe sagsbehandlingstiden heraf. Med denne ændring kan de lokale beredskaber, for at forhindre ulovlig, farlig og uforsvarlig brug af en bygning i brandsikkerhedsmæssig henseende, tildeles kompetence til i deres virke at træffe en retlig og øjeblikkeligt bindende afgørelse.

 

I praksis betyder ændringen, at der kan træffes afgørelser i konkrete situationer, selv om kommunens byggesagsafdeling ikke kan kontaktes. Samtidig sikrer bestemmelsen, at den praksis, der har været opbygget i kommunerne med at tildele beredskaberne denne type af opgaver, kan videreføres, samtidig med at der fortsat er fokus på brandsikkerheden i den enkelte bygning.

 

Forslag til ændringer i de nugældende vedtægter:


Punkt

Nugældende vedtægt

Vedtægtsændring

4.1.

Kommunerne har ved denne vedtægt kompetenceoverdraget det kommunale beredskab samt alle myndighedsopgaver på beredskabsområdet, som efter den gældende lovgivning på tidspunktet for etablering af Fællesskabet kan overdrages til selvstændig varetagelse af Fællesskabet, efter beredskabslovens § 12 og §§ 34-37. Se bilag 1.

Tilføjelse til punk 4.1.:

4.1.1. Kommunerne har ved denne vedtægt kompetenceoverdraget myndighedssager der kan overdrages til varetagelse af Fællesskabet, efter Byggelovens § 16c. Se bilag 1.

Bilag 1

 

Tilføjelse til bilag 1:

Nyt afsnit i Bilag 1 om henlæggelse af beføjelser og pligter til Trekantområdets Brandvæsen efter Byggelovens §16C, stk. 6-8.

 

Beslutning om vedtægtsændringer kræver ifølge nugældende vedtægters punkt 8.9 enstemmighed.

 

Beredskabskommissionen beslutning om den foreslåede vedtægtsændring på mødet 21. december 2018 var enstemmig, jf. vedlagte referat og beslutningsprotokol.


Tidligere behandling

Ingen.


Økonomiske konsekvenser

Ingen.


Personalemæssige konsekvenser

Ingen.


Retsregler og andre forskrifter

Ingen.


Høring

Ingen.

Bilag

20.Årlige dialogmøder med lokalrådene (B)

Sagsnummer: 19/706

Årlige dialogmøder med lokalrådene (B)


Administrativ indstilling

Chef for Udvikling & Erhverv Peer M. Rexen indstiller, at

 

  • Økonomiudvalget orienteres om status på opfølgning fra lokalrådsmøderne 2018.

Beslutning Økonomiudvalget den 05-03-2019

Taget til efterretning.


Sagsfremstilling

De 21 lokalråd fra kommunens landdistrikter mødes en gang om året til dialogmøder med Økonomiudvalget. De politisk medlemmer af landdistriktsudvalget deltager også i møderne. I 2019 afholdes møderne den 27. og 28. marts. Mødeplanen er vedlagt som bilag.
 

På deres årlige møde får hvert lokalråd 30 minutter til at fortælle om igangværende projekter, planer for fremtiden, lokale udfordringer og hvad de ellers mener er vigtigt at fortælle fra lige præcis deres lokalområde.
 

Efter dialogmøderne bliver der lavet en handlingsplan, der samler de forskellige forespørgsler fra lokalrådene. Handlingsplanen er opbygget ud fra referaterne, som lokalrådene godkender. Handlingsplanen er et styringsværktøj, som administrationen bruger i dialogen med lokalrådene, når opgaverne skal løses.

Handlingsplanen fra 2018 møderne er i løbet af det sidste års tid løbende blevet opdateret, når der er sket fremskridt i de enkelte forespørgsler.

Da handlingsplanen sikrer et samlet overblik over alle lokalrådenes forespørgsler og aktuel status, har lokalrådene hele tiden haft mulighed for at kontakte kommunens landdistriktskonsulent, hvis de ønskede information om en konkret sag. Internt har der, med udgangspunkt i et årshjul, været afholdt møder mellem landdistriktskonsulenten og en ansvarlig medarbejder fra Teknik & Miljø for at sikre fremdrift i forespørgslerne.
 

Handlingsplanen er vedlagt som bilag.


Tidligere behandling

Ingen.


Økonomiske konsekvenser

Ingen.


Personalemæssige konsekvenser

Ingen.


Retsregler og andre forskrifter

Ingen.


Høring

Ingen.

Bilag

21.Udpegning af stedfortræder til huslejenævnet og beboerklagenævnet (C)

Sagsnummer: 17/22415

Udpegning af stedfortræder til huslejenævnet og beboerklagenævnet (C)


Administrativ indstilling

Chef for Intern Service Lise Bechgaard Krabbe indstiller, at

 

  • Bent Pedersen indstilles som stedfortræder for formanden i både huslejenævnet og beboerklagenævnet for perioden frem til 31. december 2021 til Statsforvaltningens godkendelse.
  • Jan Holm Jensen godkendes som stedfortræder for repræsentanten for lejerorganisationer i både huslejenævnet og beboerklagenævnet for perioden frem til 31. december 2021.
  • Grete Noes godkendes som stedfortræder for repræsentanten for boligforeninger i beboerklagenævnet for perioden frem til 31. december 2021.

Beslutning Økonomiudvalget den 05-03-2019

Indstilles godkendt.


Sagsfremstilling

Stedfortræder for formanden for huslejenævnet og beboerklagenævnet.

Byrådet besluttede på sit møde 9. januar 2018 at indstille Gynna Jønsson som stedfortræder for formanden for Beboerklagenævnet. Det er alligevel ikke muligt for Gynna Jønsson at være stedfortræder, derfor skal Byrådet indstille en ny stedfortræder.

 

Stedfortræderen beskikkes af Direktøren for Statsforvaltningen efter indstilling fra Byrådet.

 

Bent Pedersen har kvalifikationerne, som kræves for at være suppleant for formanden og har tilkendegivet, at han gerne vil være stedfortræder.

 

Stedfortræder for repræsentant for lejerorganisationer i huslejenævnet og beboerklagenævnet.

Repræsentanten for lejerorganisationerne i huslejenævnet og beboerklagenævnet Per Kronvold emigrerer, og hans stedfortræder Marianne Petersen, indstillet af LLO, tiltræder som fast medlem.

Derfor skal Byrådet godkende en ny stedfortræder.

 

LLO og Danske Lejere er begge blevet hørt om mulige stedfortræder, der er kun kommet indstilling fra Danske Lejere, som indstiller Jan Holm Jensen, der har mange års erfaring fra Huslejenævnet i Horsens og Hedensted.

 

Stedfortræder for repræsentant for de almene boligforeninger i beboerklagenævnet

Repræsentanten for de almene boligforeninger i beboerklagenævnet Peter Skousen fra Vejen Boligforening fratræder sin stilling i Vejen Boligforening og ønsker ikke at fortsætte i beboerklagenævnet, derfor tiltræder hans stedfortræder Britta Knudsen fra Holsted Boligforening som fast medlem.

Derfor skal Byrådet godkende en ny stedfortræder.

 

Boligforeningerne i Vejen Kommune er blevet hørt om mulige stedfortræder, der er kun kommet indstilling fra Vejen Byggeselskab, som indstiller Grete Noes.


Tidligere behandling

09.01.2018 Byrådet


Økonomiske konsekvenser

Ingen.


Personalemæssige konsekvenser

Ingen.


Retsregler og andre forskrifter

Lov om leje af almene boliger kapitel 17.

Lov om midlertidig regulering af boligforhold kap. 6.


Høring

Ingen.

22.Udvidelse af politisk styregruppe - Skovgårdsvej (C)

Sagsnummer: 15/28599

Udvidelse af politisk styregruppe - Skovgårdsvej (C)


Administrativ indstilling

Kommunaldirektøren indstiller, at

  • den politiske styregruppe Skovgårdsvej udvides med et medlem fra Udvalget for teknik og miljø samt et medlem af Økonomiudvalget.
  • Økonomiudvalget udpeger og anbefaler et medlem fra de to udvalg til Byrådets godkendelse.

Beslutning Økonomiudvalget den 05-03-2019

Det indstilles, at Frank Schmidt-Hansen (C) og Niels Therkildsen (A) indtræder i den politiske styregruppe.


Sagsfremstilling

Byrådet godkendte den 10. november 2015 sammensætningen af medlemmerne af den nuværende politiske styregruppe, der består af Borgmester Egon Fræhr, Formand for Udvalget for teknik og miljø Vagn Sørensen, Kommunaldirektør Ole Slot og Direktør Sonja Miltersen.

Sagen er vedhæftet som bilag til dagsorden.

 

På opfordring fra Borgmester Egon Fræhr foreslås, at styregruppen udvides med et medlem fra Udvalget for teknik og miljø samt et medlem af Økonomiudvalget.

 

Siden nedsættelsen af styregruppen i 2015 har sagen fra Byretten været behandlet i landsretten, hvor Banedanmark fik medhold. Efterfølgende behandlet i Højesteret, hvor ekspropriationen blev erkendt ugyldig, da elektrificeringsloven ikke giver hjemmel til ekspropriation til vejanlægget. På den baggrund har Byrådet iværksat proces om retlig lovliggørelse af Skovgårdsvej.

 

Der er desuden to verserende retssager.

 

Sagen hvor Ny Endrupholm A/S ved Retten i Esbjerg har stævnet henholdsvis Vejen Kommune og Banedanmark til at fjerne vej og bro. I denne sag er der afsagt kendelse, - Citat ”sagen udsat på parternes meddelelse til retten, når den retlige lovliggørelsesproces er tilendebragt.

 

Desuden retssag, hvor Ny Endrupholm A/S ved Retten i Esbjerg har stævnet Vejen Kommune til at anerkende, at Skovgårdsvej var lokalplanpligtig og kommunens afgørelse af 17. oktober 2018 er ugyldig.


Tidligere behandling

Ingen.


Økonomiske konsekvenser

Ingen.


Personalemæssige konsekvenser

Ingen.


Retsregler og andre forskrifter

Ingen.


Høring

Ingen.

Bilag

23.Databeskyttelsesrådgiver - DPO (C)

Sagsnummer: 19/4306

Databeskyttelsesrådgiver - DPO (C)


Administrativ indstilling

Kommunaldirektøren indstiller, at

  • kommunen fortsat har en DPO ansat på fuld tid.
  • i første kvartal 2020 vurderes opgavens omfang igen.

Beslutning Økonomiudvalget den 05-03-2019

Indstilles godkendt.


Sagsfremstilling

Som offentlig myndighed er Vejen Kommune forpligtet til at ansætte en databeskyttelsesrådgiver (DPO).

 

Byrådet besluttede 8. maj 2018 at ansætte en DPO, og besluttede også, at denne skulle forankres i Intern Service med direkte reference til Kommunaldirektøren. Lønsummen blev udvidet med 500.000 kr. Endelig besluttede Byrådet følgende: ”I første kvartal 2019 vurderes opgavens omfang og den fremtidige organisering af opgaven”.

 

I forhold til økonomien er det efterfølgende blevet afklaret, at Vejen Kommune i forbindelse med tildeling af DUT-midler i 2018 modtog 458.000 kr., i 2019 659.000 kr., og i årene derefter 521.000 kr./år.

 

I forhold til opgavens omfang har der indtil videre været tale om mere end en fuldtidsstilling: DPO´en har arbejdet med databeskyttelse m.v., jf. stillingsbeskrivelsen. Hertil kommer, at det på grund af arbejdsopgavernes omfang har været nødvendigt at dedikere det meste af en af juristernes arbejdstid til også at arbejde med området.

Herudover henvises til særskilt afrapportering fra DPO´en til Byrådet.

 

I forhold til den fremtidige organisering af opgaven har det vist sig at være givtigt, at DPO´en i det daglige har et tæt samarbejde med juristerne, der også er forankret i Intern Service. Det fungerer i praksis udmærket, at DPO´en refererer til kommunaldirektøren.

Det anbefales derfor, at der ikke ændres på organiseringen.


Tidligere behandling

Ingen.


Økonomiske konsekvenser

Udgifter til DPO og DUT-midlerne vedrørende DPO er indarbejdet i budgettet.


Personalemæssige konsekvenser

Ingen.


Retsregler og andre forskrifter

Databeskyttelseslov og –forordning.


Høring

Ingen.

24.Databeskyttelsesrådgiverens afrapportering til Byrådet (C)

Sagsnummer: 18/36431

Databeskyttelsesrådgiverens afrapportering til Byrådet (C)


Administrativ indstilling

Databeskyttelsesrådgiver, Lea Riisager Hviid, indstiller, at

  • Byrådet tager afrapporteringen til efterretning. 

Beslutning Direktionen den 26-02-2019

Afrapporteringen oversendes til Byrådets behandling.

Afbud: Henrik B. Larsen.


Beslutning Økonomiudvalget den 05-03-2019

Indstilles taget til efterretning.


Sagsfremstilling

Siden den 25. maj 2018 har databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven fundet anvendelse i Danmark. Databeskyttelsesforordningen stiller krav om, at Vejen Kommune, som offentlig myndighed, skal have en databeskyttelsesrådgiver.

Det fremgår af databeskyttelsesforordningen og Datatilsynets vejledning om databeskyttelsesrådgiveren, at ”Databeskyttelsesrådgiveren rapporterer direkte til kommunalbestyrelsen”. Det betyder, at databeskyttelsesrådgiveren mindst en gang om året skal aflægge rapport til Vejen Byråd.

 

Vedhæftet som bilag er ”Databeskyttelsesrådgiveren afrapportering til Vejen Byråd”.

 

Af rapporten fremgår det, at der i 2018 kom fornyet fokus på databeskyttelse i Vejen Kommune. Databeskyttelsesforordning og databeskyttelsesloven stiller nye krav til databeskyttelse, som Vejen Kommune skal leve op til. Det gælder blandt andet et fortegnelseskrav, krav om anmeldelse af brud på datasikkerheden til Datatilsynet og pligten til at have databeskyttelsesrådgiver. Arbejdet med databeskyttelse i 2018 har derfor særligt været fokuseret omkring at leve op til de nye krav.

 

Af rapporten ses det desuden, at der, på trods af at mange regler allerede var gældende i den tidligere persondatalov, stadig er et forbedringspotentiale, før Vejen Kommune til fulde kan sige, at der leves op til kravene i databeskyttelsesforordningen. Det er databeskyttelsesrådgiverens opfattelse, at afdelingscheferne har arbejdet seriøst med at forstå og opfylde kravene i databeskyttelsesforordningen. Det er samtidig opfattelsen, at der fortsat er behov for, at der i alle afdelinger i Vejen Kommune arbejdes målrettet med at sikre, at Kommunen lever op til kravene i databeskyttelsesforordningen og sikre datasikkerheden for borgerne, herunder leve op til de registreredes rettigheder.   


Tidligere behandling

26.02.2019 Direktionen.


Økonomiske konsekvenser

Ingen.


Personalemæssige konsekvenser

Ingen.


Retsregler og andre forskrifter

Ingen.


Høring

Ingen.

Bilag

25.Effektiv administration - Puljer og projekter (B)

Sagsnummer: 18/7890

Effektiv administration - Puljer og projekter (B)


Administrativ indstilling

Kommunaldirektøren indstiller, at Økonomiudvalget

  • drøfter oversigten med puljer og projekter.
  • Tilkendegiver, hvilke ændringer og tilføjelser, der ønskes til listen.
  • drøfter listen igen i Økonomiudvalgsmødet den 2. april og derefter fremsender listen til udvalgenes prioritering i forbindelse med budgetlægningen for 2020 – 2023.

Beslutning Økonomiudvalget den 05-03-2019

Indstillingen godkendt.


Sagsfremstilling

I forbindelse med arbejdet med effektiv administration har omfanget af puljer og projekter været drøftet. Puljer og projekter kan defineres på forskellig måde, ligesom baggrunden for puljer og finansieringen af projekter kan være meget forskellig.

 

Der er nu udarbejdet en liste med en række puljer og projekter.

 

Mange af projekterne udspringer af statslige midler, som typisk er afsat på finansloven til fremme af særlige formål. Der kan også være tale om finansiering fra satspuljemidlerne. Det gør sig gældende på for eksempel arbejdsmarkedsområdet, ældreområdet, skoleområdet og sundhedsområdet.

 

Disse projekter er for de flestes vedkommende igangsat og kan ikke umiddelbart stoppes.

 

Der er en række projekter, som er sat i gang som en del af arbejdet med at skaffe råderum. Indsatserne her skal medføre reducerede driftsudgifter.

 

Der er i budgettet afsat puljebeløb til opgaver på anlægsområdet. Det drejer sig om bl.a. byggemodning, arkæologiske undersøgelser og mindre anlægsopgaver på skole og dagtilbudsområdet samt området for social og ældre. Disse puljebeløb er ikke medtaget på listen.

 

Der er i driftsbudgettet afsat midler til dækning af udgifter i forbindelse med barsel og sygdom. Disse budgetbeløb er heller ikke medtaget på listen, da de en naturlig og nødvendig del af den samlede lønudgift.


Tidligere behandling

26.02.2019 Direktionen.


Økonomiske konsekvenser

Ingen.


Personalemæssige konsekvenser

Ingen.


Retsregler og andre forskrifter

Enkelte indsatser er lovbestemt.


Høring

Ingen.

Bilag

26.Orientering om omkostninger til advokatbistand (B)

Sagsnummer: 18/36510

Orientering om omkostninger til advokatbistand (B)


Administrativ indstilling

Direktør Sonja Miltersen indstiller, at

  • orientering tages til efterretning.

Beslutning Økonomiudvalget den 05-03-2019

Taget til efterretning.


Sagsfremstilling

I Vejen Kommune er der ikke ansat advokater og vi anvender derfor ekstern advokat ved behov. Advokater har et længere uddannelsesforløb end jurister, skal leve op til særlige krav og kan møde for retten.

 

I Vejen Kommune anvender vi advokater i forbindelse med opgaver, hvor der er behov for specifik juridisk bistand indenfor et lovområde.

 

Desuden anvendes ekstern advokat i forbindelse med køb og salg, retssager, voldgiftssager o.lign.

 

De årlige udgifter har i perioden fra 2012 til og med 2018 været gennemsnitlig på ca. 900.000 kr.

 

I vedhæftede bilag specificeret for de enkelte år.


Tidligere behandling

Ingen.


Økonomiske konsekvenser

Ingen.


Personalemæssige konsekvenser

Ingen.


Retsregler og andre forskrifter

Ingen.


Høring

Ingen.

27.Tilsyn med rengørings- og vinduespoleringsopgaver (B) - Lukket punkt

Offentlig beslutning

Taget til efterretning.

28.Salg af ejendom (C) - Lukket punkt

Offentlig beslutning

Indstilles godkendt.

29.Salg af ejendom (C) - Lukket punkt

Offentlig beslutning

Indstilles godkendt.

30.Eventuelt (B) - Lukket punkt

Offentlig beslutning

Ingen.