Dagsordener og referater

Her kan du se dagsordener og referater fra møder i udvalgene i Vejen Kommune.

Byrådsmøderne holdes i Byrådssalen på Rådhuset i Vejen, Rådhuspassagen 3, kl. 16.00 med mindre andet er angivet.

 

Vælg dit udvalg herunder:


Udvalg: Økonomiudvalget

Mødedato: 22-05-2018

Mødested: M 5 - Vejen Rådhus

1.Økonomiudvalgets opgaver (B)

Sagsnummer: 17/26296

Økonomiudvalgets opgaver (B)


Administrativ indstilling
Chef for Intern Service Lise Krabbe indstiller, at
  • orienteringen tages til efterretning.

Sagsfremstilling
Økonomiudvalget godkendte på mødet den 30. januar 2018 en tidsplan for drøftelse af udvalgets ansvarsområder.
 
På mødet vil Chef for Intern Service Lise Krabbe orientere om løn- og personaleforhold samt IT og Digitalisering.

Tidligere behandling
Ingen.

Økonomiske konsekvenser
Ingen.

Personalemæssige konsekvenser
Ingen.

Retsregler og andre forskrifter
Lov om kommunernes styrelse.
Styrelsesvedtægten for Vejen Kommune.

Høring
Ingen.

Beslutning Økonomiudvalget den 22-05-2018
Orienteringen taget til efterretning.
 
Afbud: Marie Ebsen (A)

2.Budgetopfølgning pr. 31. marts 2018 for drift, anlæg og finansiering (C)

Sagsnummer: 18/13804

Budgetopfølgning pr. 31. marts 2018 for drift, anlæg og finansiering (C)


Administrativ indstilling
Kommunaldirektøren indstiller, at
 
  • der foretages en gennemgang af det fremlagte forslag til tillægsbevilling på Økonomiudvalgets område.
  • budgetopfølgningen pr. 31. marts 2018 godkendes.
  • der indføres en ny procedure vedrørende DUT-sager, hvorefter disse kommer til politisk behandling.
  • der udarbejdes forslag til revideret tildelingsmodel for sundhedstjenesten (opdateringshyppighed) til efterfølgende politisk behandling.
 
 
Beslutning Udvalget for social og ældre den 09-05-2018:
Indstilles godkendt.
 
Afbud: Tanja Bachmann (A).
Martin Boye (I).
 
Beslutning Udvalget for teknik og miljø den 14-05-2018:
Indstilles godkendt.
 
Afbud: Claus Grimm (O).
 
Beslutning Udvalget for sundhed, kultur og fritid den 15-05-2018:
De fremlagte forslag til tillægsbevillinger gennemgået.
Der gives en netto tillægsbevilling til udvalgets områder på -1.822.000 kr.
 
Afbud: Jørgen Lastein (V) og Martin Boye (I)
 
Beslutning Udvalget for arbejdsmarked og integration den 15-05-2018:
Indstilles godkendt.
 
Afbud: Anni Grimm (O).
Jacob Borgensgård (Ø).
 
Beslutning Udvalget for skoler og børn den 16-05-2018:
Der gives en anlægsbevilling på 550.000 kr. til Område 2 til etablering af ny legeplads ved Galaksen i Rødding, finansieret af Område 2s overførte driftsmidler fra 2017.
Der gives en netto tillægsbevilling til Udvalgets områder på -399.000 kr.
 

Sagsfremstilling
Generelt
Der er pr. 31. marts 2018 udarbejdet budgetopfølgning for drift, anlæg, finansiering og finansforskydninger.
 
På det skattefinansierede driftsområde er behovet for tillægsbevillinger opgjort til netto -2,0 mio. kr. i merudgifter. Herudover nulstilles overførselspuljen på Økonomiudvalgets område, hvilket medfører en tillægsbevilling på -15,0 mio. kr.
 
På serviceområderne er behovet for tillægsbevillinger opgjort til netto 15,2 mio. kr. I merudgifterne indgår bl.a. merudgifter til rengøring på 2,0 mio. kr. som følge af rengøringsudbuddet, som blev gennemført i 3. kvartal 2017.
 
Behovet for tillægsbevilling til overførselsområdet er opgjort til -0,8 mio. kr. Behovet for tillægsbevilling til udgifter vedrørende forsikrede ledige kan opgøres til -13,2 mio. kr.
 
På øvrige områder (ældreboliger og central refusionsordning) er der netto mindreudgifter for
-1,7 mio. kr.
 
På anlægsområdet er behovet for tillægsbevillinger samlet på 0,550 mio. kr.
 
Under finansiering og finansforskydninger er behovet for tillægsbevillinger opgjort til 23,2 mio. kr.
 
Samlet giver det et forbrug af likvide aktiver på 7,0 mio. kr.
 
Eventuelle DUT-sager indgår ikke i budgetopfølgningen, men vil blive forelagt særskilt i forbindelse med budgetopfølgningen pr. 31/8 2018.
 
 
Bemærkninger til de enkelte udvalg - drift:
 
Udvalget for teknik og miljø
Det samlede behov for tillægsbevilling er opgjort til 0,1 mio. kr.
 
Udvalget for arbejdsmarked og integration
Det samlede behov for tillægsbevilling er opgjort til -11,3 mio. kr.
Mindreforbruget skyldes primært færre udgifter til forsikrede ledige på -13,2 mio. kr. samt mindreudgifter til kontanthjælp, sygedagpenge ledighedsydelse på i alt -5,2 mio.kr. Der er merudgifter til løntilskud til personer i fleksjob på 5,6 mio. kr. og mindre indtægter på området Integrationsprogram og introduktionsforløb på 3,7 mio. kr.
 
Udvalget for skoler og børn
Behovet for tillægsbevilling er på -0,4 mio. kr.
Der er mindreudgifter til folkeskolen på i alt 2,6 mio. kr. som følge af færre elever. Der er merudgifter til betaling for privatskoler og efterskoler på i alt 2,3 mio. kr. På dagtilbudsområdet er der mindreudgifter på 1,0 mio. kr.
 
På anbringelsesområdet er der merudgifter på 1,6 mio. kr., hvilket dog modsvares af øgede refusionsindtægter på -1,6 mio. kr.
 
Udvalget for sundhed, kultur og fritid
Behovet for tillægsbevilling er opgjort til -1,8 mio. kr. Heraf udgør den kommunale medfinansiering af sundhedsområdet -1,3 mio. kr., hvilket primært skyldes, at den nye finansieringsomlægning på området kun har 11 måneders effekt i 2018.
I budgetopfølgningen indgår desuden et forslag om en opdatering af budgetgrundlaget i tildelingsmodellen for Sundhedsplejen.
 
Udvalget for social og ældre
Behovet for tillægsbevilling er samlet opgjort til 9,4 mio. kr.
Behovet vedrører primært det personbudgetterede område (personlige hjælperordninger, botilbud, aktivitetstilbud mv.), hvor der er en merudgift på 8,1 mio. kr. På hjælpemiddelområdet er der samlet merudgifter for 1,6 mio. kr.
 
Økonomiudvalget
På udvalgets område er det merudgifter for i alt 2,3 mio. kr. I beløbet indgår bl.a. en forventet merudgift på 1,0 mio. kr. vedrørende den centrale barselspulje. Desuden indgår midler til ansættelse af en DPO-medarbejder, jf. Byrådsmødet den 8/5 2018.  
 
 
Specifikation af tillægsbevillinger fordelt på de enkelte udvalg
Tabellen nedenfor viser behovet for tillægsbevillinger fordelt på de enkelte udvalg.
 
Samlet opgørelse
Udvalg (I hele 1.000 kr.)
Specifikation
Behov for tillægsbevilling
Skattefinansieret drift
 
 
1) Serviceområder
 
15.174
Udvalget for teknik og miljø
 
122
Udvalget for arbejdsmarked og integration
 
1.122
Udvalget for skoler og børn
 
1.203
Heraf Dagtilbud & Skoler
689
 
Heraf Sundhed & Familie
1.362
 
Heraf Borgerservice
-848
 
Udvalget for sundhed, kultur og fritid
 
-522
Heraf Udvikling & Erhverv
35
 
Heraf Sundhed & Familie
-557
 
Udvalget for social og ældre
 
10.966
Heraf Social & Ældre
10.966
 
Økonomiudvalget
 
2.283
2) Overførselsområder
 
-755
Udvalget for arbejdsmarked og integration
 
734
Heraf Borgerservice
                        1.790
 
Heraf Arbejdsmarked
                       -1.056
 
Udvalget for social og ældre
 
-1.489
Heraf Borgerservice
-1.489
 
3) Forsikrede ledige
 
-13.170
Udvalget for arbejdsmarked og integration
 
-13.170
4) Øvrige områder
 
-1.729
Udvalget for skoler og børn
-1.602
Udvalget for social og ældre
-127
5) Kommunal medfinansiering
 
-1.300
1-5 i alt - skattefinansierede drift - I alt
-2.030
6) Overførselspulje (serviceramme)
 
-15.000
7) Forsyningsvirksomhed
 
26
1-7 Samlede tillægsbevillinger
 
-16.754
 
 
Anlæg
På anlægsområdet er der samlet behov for netto tillæg til rådighedsbeløb på -0,55 mio. kr., som er finansieret af driftsbudgettet under Udvalget for skoler og børn.
 
Under Udvalget for teknik og miljø er der udarbejdet en opgørelse over behov for tillæg til rådighedsbeløb og anlægsbevilling vedrørende salgsindtægter på jordforsyningsområdet. Der flyttes 1,6 mio. kr. af rådighedsbeløbet til salgsindtægter til de respektive omkostningssteder.
 
 
Finansiering og finansforskydninger
Behovet for tillægsbevilling til området finansiering og finansforskydninger er opgjort til 23,2 mio. kr. Heraf udgør overførselspuljen 15,0 mio. kr.
 
Der er bl.a. indarbejdet forventede merindtægter/mindreudgifter vedrørende renter på i alt -2,2 mio. kr.
 
Vedrørende beskæftigelsestilskud hensættes 13,7 mio. kr. til forventet efterregulering som følge af faldende udgifter til dagpenge til forsikrede ledige.

Tidligere behandling
01-05-2018 Direktionen.
09-05-2018 Udvalget for social og ældre.
14-05-2018 Udvalget for teknik og miljø.
15-05-2018 Udvalget for sundhed, kultur og fritid.
15-05-2018 Udvalget for arbejdsmarked og integration.
16-05-2018 Udvalget for skoler og børn.   

Økonomiske konsekvenser
Såfremt ansøgningerne imødekommes, udgør de samlede tillægsbevillinger til drift og finansforskydninger og finansiering 7,0 mio. kr., som finansieres af likvide aktiver.
 
Tillægsbevillingerne kan specificeres således:
 
Område, 1.000 kr.
Beløb
Drift – serviceområder
15.174
Drift – overførselsområder
-755
Drift – forsikrede ledige
-13.170
Drift - øvrige områder
-1.729
Drift - kommunal medfinansiering
-1.300
I alt skattefinansieret drift
-2.030
Drift - overførselspulje (serviceramme)
-15.000
Drift i alt, inklusiv overførselspulje
-16.780
Drift - forsyningsvirksomhed
26
Anlæg
550
Finansforskydninger og finansiering
23.224
I alt
7.020
 

Personalemæssige konsekvenser
Fremgår af det vedlagte bilagsmateriale.

Retsregler og andre forskrifter
Vejen Kommunes kasse- og regnskabsregulativ.

Høring
Ingen.

Beslutning Økonomiudvalget den 22-05-2018
Forslag til tillægsbevillinger på Økonomiudvalgets område indstilles godkendt sammen med indstillingen fra fagudvalgene.
Indstilles i øvrigt godkendt.
 
Afbud: Marie Ebsen (A)

Bilag

3.Månedlig budgetopfølgning på Økonomiudvalgets område pr. 30/4 2018 (B)

Sagsnummer: 18/6214

Månedlig budgetopfølgning på Økonomiudvalgets område pr. 30/4 2018 (B)


Administrativ indstilling
Direktør Henrik B. Larsen indstiller, at
  • orienteringen om budgetopfølgningen pr. 30. april 2018 tages til efterretning.

Sagsfremstilling
Budgetopfølgningen på Økonomiudvalgets område viser samlet en forbrugsprocent på 34,0. I samme periode sidste år var forbrugsprocenten på 38,0.
 
Lønforbrugsprocenten er på 34,0 i år mod 32,3 sidste år.
 
Der forventes samlet et merforbrug på udvalgets område på ca. 2,3 mio. kr. Heraf kan 1,0 mio. kr. henføres til barselsudligningsordningen, mens 0,5 mio. kr. vedrører ansættelse af en DPO-medarbejder.
 
Der er i øvrigt ingen bemærkninger til forbruget.

Tidligere behandling
Ingen.

Økonomiske konsekvenser
Ingen.

Personalemæssige konsekvenser
Ingen.

Retsregler og andre forskrifter
10 principper for økonomistyring i Vejen Kommune.
Vejen Kommunes kasse- og regnskabsregulativ.

Høring
Ingen.

Beslutning Økonomiudvalget den 22-05-2018
Taget til efterretning.
 
Afbud: Marie Ebsen (A)

Bilag

4.Drøftelse af Budget 2019-2022 (B)

Sagsnummer: 18/10077

Drøftelse af Budget 2019-2022 (B)


Administrativ indstilling
Kommunaldirektøren indstiller, at
  • Udvalget drøfter overordnede initiativer, der er igangsat på Udvalgets område og forventninger til fremtidig udvikling og indsatser.

Sagsfremstilling
Baggrund
Økonomiudvalget godkendte på mødet den 6. marts 2018 budgetstrategien for 2019-2022.
 
Budgetstrategien er Byrådets strategi for udarbejdelse af det kommende års budget. Formålet med strategien er at fastlægge spilleregler og de overordnede rammer for budgetlægningen.

Fagudvalgenes rolle
Fagudvalgene skal som en del af budgetlægningen drøfte initiativer, der er igangsat inden for udvalgets område og forventninger til fremtidig udvikling og indsatser.
 
Derudover kan det være relevant for fagudvalgene at drøfte budget 2019 med udgangspunkt i følgende områder:
  • Anlæg
  • Politikker og strategier samt større projekter
  • Status på igangsatte analyser
  • Regnskabsresultatet for 2017 og realisering af budget 2018.
På baggrund af drøftelserne i fagudvalgene udarbejder afdelingscheferne forslag til drifts- og anlægsønsker, som indgår i prioriteringen på budgetseminaret i august.
 
Fagudvalgene skal forud for budgetseminaret prioritere anlægsønskerne på eget område. Forslagene prioriteres som nr. 1, 2, 3, 4, 5 etc.
 
Fagudvalgene skal senest på udvalgsmødet i maj fremsætte forslag til drifts- og anlægsønsker.
 
Driftsønsker kan kun forventes at nyde fremme, hvis der er skabt råderum til det. Ved prioriteringen af driftsønskerne vil der blive lagt vægt på, at ønsket kan bidrage til at gøre Vejen Kommune til en mere attraktiv erhvervs- og bosætningskommune, der skaber rammer og muligheder for trivsel, kvalitet og vækst.
 
Anlægsønsker, der medfører et driftsmæssigt rationale, søges ligeledes prioriteret.
 
Som udgangspunkt vil anlægsønsker under 100.000 kr. ikke blive imødekommet.
 
Direktionen gennemgår drifts- og anlægsønsker den 5. juni. De samlede drifts- og anlægsønsker fremsendes til Økonomiudvalgets og fagudvalgenes orientering i juni.

Tidligere behandling
Ingen.

Økonomiske konsekvenser
Ingen.

Personalemæssige konsekvenser
Ingen.

Retsregler og andre forskrifter
Strategi for budgetlægningen 2019-2022.

Høring
Ingen.

Beslutning Økonomiudvalget den 01-05-2018
Der skal fortsat være fokus på effektiv administration.
Vedligeholdelse af kapitalen i bygningerne skal beskrives.
Notat om byforskønnelse, vedligehold af eksisterende områder mv. udarbejdes.
 
Afbud: Morten Thorøe (V)

Beslutning Økonomiudvalget den 22-05-2018
Emnerne indgår i den videre budgetlægning.
Den samlede bygningsmasse, som Byrådet har ansvaret for, skal indgå i beskrivelsen.
 
Afbud: Marie Ebsen (A)

5.Det tekniske budget 2019-2022 for drift og anlæg (B)

Sagsnummer: 18/10077

Det tekniske budget 2019-2022 for drift og anlæg (B)


Administrativ indstilling
Kommunaldirektøren indstiller efter behandling i Direktionen, at
  • det tekniske budgetforslag godkendes med bemærkningen, at den demografiske udvikling på ældreområdet, samt tilgangen af borgere på det specialiserede socialområde medfører behov for politiske prioriteringer i den igangværende budgetlægning.
  • det tekniske budgetforslag sendes til orientering i fagudvalgene.
  • den foreløbige investeringsoversigt drøftes.

Sagsfremstilling
Der er nu udarbejdet et forslag til teknisk budget for 2019-2022 samt investeringsoversigt for 2019-2022. Når der foreligger en økonomiaftale og et lov- og cirkulæreprogram for 2019, vil der blive udarbejdet supplerende tekniske ændringer med henblik på behandling i Økonomiudvalget primo august.
  
Det tekniske budgetforslag
Det fremgår af mål og procedure for budgetlægningen, at det tekniske budget forelægges Økonomiudvalget den 22. maj 2018. Alle de foretagne ændringer fremlægges, så der er mulighed for en samlet politisk stillingtagen til ændringerne. Det tekniske budget fremsendes herefter til fagudvalgenes orientering.
 
Det tekniske budgetforslag er udarbejdet på baggrund af følgende principper:
  • Mængdeændringer: Budgetoplægget tilpasses ændringer i mængder, herunder prognoser for børn, skoleelever, ældre og på overførelsesområdet, kontanthjælpsmodtagere, førtidspensionister etc.
  • Lovgivning: Ny lovgivning, som er fremsat efter vedtagelsen af budget 2018, og som har økonomiske konsekvenser.
  • Byrådets beslutninger: Beslutninger, som Byrådet har taget efter vedtagelsen af budget 2018-2021, og som har økonomiske konsekvenser.
  • Regnskabet for 2017: Det tekniske budget vurderes endvidere i forhold til regnskab 2017 og det forventede regnskabsresultat for 2018.
Det tekniske budgetforslag udarbejdes på baggrund af basisbudgettet. Basisbudgettet er en kopi af overslagsårene fra sidste års budgetlægning, som blev fastlagt ved vedtagelsen af budget 2018. Hertil kommer en pris- og lønregulering i henhold til KL’s budgetvejledning.
 
Det endelige tekniske budget opgøres ultimo juni, hvor staten udmelder lov- og cirkulæreprogrammet. Eventuelle meropgaver og følgende økonomiske konsekvenser vil herefter blive indarbejdet som tekniske ændringer i budgetforslaget.
 
Det foreløbige tekniske budgetforslag udviser i forhold til basisbudgettet en samlet merudgift på det skattefinansierede driftsområde på 33,1 mio. kr. i 2019, 36,8 mio. kr. i 2020, 40,7 mio. kr. i 2021 og 49,3 mio. kr. i 2022.
 
Tekniske ændringer – skattefinansieret drift
i 1.000 kr.
BF 2019
BF 2020
BF 2021
BF 2022
Skattefinansierede område
 
 
 
 
Serviceområder
40.408
44.485
45.143
51.453
Udvalget for teknik og miljø
300
300
300
300
Udvalget for arbejdsmarked og integration
898
898
898
898
Udvalget for skoler og børn
10.107
10.096
11.214
8.304
Udvalget for sundhed, kultur og fritid
685
762
-108
-221
Udvalget for social og ældre
26.016
29.649
30.322
39.890
Økonomiudvalget
2.402
2.780
2.517
2.282
Overførsler
8.672
8.342
11.062
13.424
Udvalget for arbejdsmarked og integration
8.565
6.957
9.015
9.015
Udvalget for social og ældre
107
1.385
2.047
4.409
Forsikrede ledige
-12.758
-13.292
-13.826
-13.826
Kommunal medfinansiering
-1.488
-975
0
0
Øvrige områder
-1.720
-1.720
-1.720
-1.720
Skattefinansierede område i alt
33.114
36.840
40.659
49.331
 
Serviceudgifter
Det tekniske budgetforslag indebærer væsentligt stigende serviceudgifter. Serviceudgifterne i det tekniske budgetforslag stiger med 40,4 mio. kr. i 2019, 44,5 mio. kr. i 2020, 45,1 mio. kr. i 2021 og 51,5 mio. kr. i 2022.
 
Under Udvalget for skoler og børn kan merudgifterne til service opgøres til mellem 8,3 mio. kr. og 11,2 mio. kr. Heri indgår merudgifter til dagtilbudsområdet på mellem 6,1 mio. kr. og 7,5 mio. kr.
 
Under Udvalget for social og ældre er merudgifterne til serviceområderne mellem 26,0 og 39,9 mio. kr. årligt i perioden.
På ældreområdet udgør merudgifterne samlet mellem 5,9 mio. kr. i 2019 stigende til 16,6 mio. kr. i 2022. Heraf udgør konsekvenserne af opdateringen af demografimodellen 1,5 mio. kr. i 2019 stigende til 12,7 mio. kr. i 2022. Den relativt kraftige stigning i 2022 skyldes, at der ikke forlods er indarbejdet en stigning i budgetoverslagsåret 2022 i forhold til budgetoverslagsåret 2021.
På det specialiserede socialområde udgør merudgifterne i 2019 20,1 mio. kr., hvilket stiger til 23,3 mio. kr. i 2022. Merudgiftsbehovet skyldes en meget stor tilgang af borgere til området.
 
Overførsler og forsikrede ledige
På overførselsområdet er der indarbejdet merudgifter i 2019-2022 på mellem 8,3 mio. kr. og 13,4 mio. kr. årligt. På området forsikrede ledige er der indarbejdet mindreudgifter for mellem 12,8 og 13,8 mio. kr. årligt.
 
Merudgifterne på overførselsområdet dækker bl.a. over merudgifter til fleksløntilskud og fleksjob på mellem 10,6 mio. kr. og 15,3 mio. kr. Der forventes færre udgifter til integrationsydelse, men også færre indtægter fra grundtilskud.
 
Kommunal medfinansiering
Der er ikke på nuværende tidspunkt grundlag for at ændre på basisbudgettet vedrørende kommunal medfinansiering. I forbindelse med Økonomiaftalen, hvor også niveauet for kommunal medfinansiering i 2019 fastsættes, udarbejder KL et skøn over de enkelte kommuners udgifter til medfinansiering. Eventuelle konsekvenser heraf fremlægges til politisk behandling primo august.
  
Foreløbig opgørelse af servicerammen
Vejen Kommunes vejledende serviceramme for 2019 vil først kunne opgøres endeligt, når Økonomiaftalen for 2019 er indgået.
 
Servicerammeberegning 2019
1.000 kr.
Beløb
Serviceudgifter Budget 2018
1.823.996
PL-regulering
44.428
Moderniserings- og effektiviseringsprogram
-3.800
Skønnet serviceramme 2019
1.864.624
 
 
Basisbudget 2019
1.857.217
Tekniske ændringer, serviceudgifter, ØK 22/5 2018
40.408
Teknisk budgetforslag, ØK 22/5 2018
1.897.625
 
 
Forskel til vejledende serviceramme
-33.001
 
Den foreløbige serviceramme kan opgøres til 1.864,6 mio. kr. Rammen fremkommer ved en pl-fremskrivning af sidste års budget 2018 samt en reduktion på 3,8 mio. kr. som følge af moderniserings- og effektiviseringsprogrammet.
 
Det tekniske budgetforslag udgør på nuværende tidspunkt 1.897,6 mio. kr. og ligger således 33,0 mio. kr. over den beregnede serviceramme.
 
Investeringsoversigt 2019-2022
Der er udarbejdet en investeringsoversigt for 2018-2021. Oversigten viser de rådighedsbeløb, der blev godkendt i forbindelse med budgetlægningen for 2018-2021. Herudover er enkelte projekter videreført til 2022.
 
Under Økonomiudvalget er der i 2019-2022 afsat ikke disponerede puljer på henholdsvis 15, 34, 57 og 55 mio. kr., således at den samlede investeringsoversigt 2019-2022 udgør 280 mio. kr. 

Tidligere behandling
15.05.2018 Direktionen.

Økonomiske konsekvenser
Basisbudgettet skal forhøjes med 33,1 mio. kr. i 2019, 36,8 mio. kr. i 2020, 40,7 mio. kr. i 2021 og 49,3 mio. kr. i 2022.
 
Kommunernes indtægter fastsættes i forbindelse med Økonomiaftalen for 2019, som forventes indgået primo juni. Den enkelte kommunes indtægter kan opgøres primo juli.

Personalemæssige konsekvenser
Fremgår af bilagsmaterialet.

Retsregler og andre forskrifter
Mål og procedurer for budgetlægningen 2019-2022.
Vejen Kommunes kasse- og regnskabsregulativ.

Høring
Ingen.

Beslutning Økonomiudvalget den 22-05-2018
Det tekniske budget 2019-2022 godkendt.
Til næste møde i Økonomiudvalget beskrives udviklingen på det specialiserede socialområde.
 
Afbud: Marie Ebsen (A)

Bilag

6.Deltagelse i 100 års markering af fredsslutningen i Braine den 11. november 2018 (C)

Sagsnummer: 16/13195

Deltagelse i 100 års markering af fredsslutningen i Braine den 11. november 2018 (C)


Administrativ indstilling
Direktør Sonja Miltersen indstiller, at
  • der tages stilling til deltagelse i markering af fredsafslutning i Braine den 11. november 2018.

Sagsfremstilling
De fire kommuner Haderslev, Sønderborg, Tønder og Aabenraa har sendt en invitation til Esbjerg, Kolding og Vejen kommuner om deltagelse i markering af fredsafslutningen i Braine den 11. november 2018.
 
Som optakt til markering af 100 året for Genforeningen i 2020 lægges der op til fælles delegation fra de 7 kommuner.
 
Der tænkes sammensat en delegation bestående af 3-4 repræsentanter fra hver af de 7 byråd. Markeringen løber af stablen i Braine, Frankrig i dagene fra den 9. – 12. november 2018 begge dage inkl. - jf. invitation vedhæftet som bilag til sagen.
 
Et væsentligt omdrejningspunkt vil være Den Sønderjyske Kirkegård i Braine, som er et fælles dansk og sønderjysk mindesmærke for de mere end 5.000 faldne sønderjyder i 1. verdenskrig.

Tidligere behandling
Ingen.

Økonomiske konsekvenser
Udgifter til repræsentation dækkes af konto for politisk repræsentation.

Personalemæssige konsekvenser
Ingen.

Retsregler og andre forskrifter
Ingen.

Høring
Ingen.

Beslutning Økonomiudvalget den 22-05-2018
Det indstilles, at Vejen Kommune er repræsenteret ved markeringen af fredsafslutningen.
 
Afbud: Marie Ebsen (A)

Bilag

7.Opfølgning på årlige dialogmøder med lokalrådene (B)

Sagsnummer: 18/2060

Opfølgning på årlige dialogmøder med lokalrådene (B)


Administrativ indstilling
Chef for Udvikling & Erhverv Peer M. Rexen indstiller, at
  • Økonomiudvalget orienteres om det videre forløb efter afholdelse af de årlige dialogmøder med lokalrådene.

Sagsfremstilling
Tirsdag den 3. april og onsdag den 4. april blev der afholdt de årlige dialogmøder med alle 21 lokalråd fra kommunens landdistrikter. 
 
Også i år deltog de politiske medlemmer af Landdistriktsudvalget i møderne.
 
Til møderne blev der drøftet forskellige emner, som lokalrådene selv frembragte. Fra kommunal side blev hvert lokalråd informeret om den nye branding- og bosætningskampagne og der blev udleveret et informationsark om kampagnen. Derudover modtog hvert lokalråd brochurer fra Visitvejen, den nye naturperlefolder og materiale om Vejen Kommunes Instagramprofil.
 
På baggrund af referaterne vil der igen i år blive udarbejdet en handlingsplan, som skal sikre opfølgning på de spørgsmål og ønsker, som lokalrådene nævnte under møderne. Handlingsplanen udarbejdes af Udvikling & Erhverv i samarbejde med Teknik & Miljø.
 
Referater fra årsmøderne er vedlagt.

Tidligere behandling
Økonomiske konsekvenser
Ingen.

Personalemæssige konsekvenser
Ingen.

Retsregler og andre forskrifter
Ingen.

Høring
Ingen.

Beslutning Økonomiudvalget den 22-05-2018
Taget til efterretning.
 
Afbud: Marie Ebsen (A)

Bilag

8.Almene boliger på Nørregade 1B i Vejen (B)

Sagsnummer: 18/15720

Almene boliger på Nørregade 1B i Vejen (B)


Administrativ indstilling
Chefen for Udvikling & Erhverv Peer M. Rexen indstiller, at
  • det tilkendegives, at Vejen Kommune er positivt indstillet over for etablering af 11 almene boliger på grunden.

Sagsfremstilling
Vejen Boligforening har fremsendt et forslag om nye almene boliger på Nørregade 1B i Vejen. Boligforeningen ønsker, at Vejen Kommune forhåndsgodkender projektet, så boligforeningen kan gå videre med planlægningen med henblik på indsendelse af skema A til efteråret, mens den kommunale grundkapital fortsat er nedsat til 10%.
 
Nørregade 1B ligger attraktivt helt centralt i Vejen by med kort afstand til butikker, banegården og såvel privat som offentlig service. I dag ligger grunden ubenyttet hen og anvendes til private parkeringspladser. Med en huludfyldning vil midtbyen fortættes, og området forskønnes.
 
Forslaget er at opføre 11 boliger i en ny boligbebyggelse, der kommer til at ligge i direkte forlængelse af det tidligere Hansens Hotel. Den nye bygning indeholder tre etager samt en tagetage, og der bliver fælles opgang med adgang fra gården. For at sikre en variation i boligtyperne, vil boligerne blive i størrelsen 66-104 m2 og vil rumme 2-4 værelser. Projektets anlægsbudget er 19.890 kr. pr. m2. Samlet set giver det en anskaffelsessum, inkl. moms på 18.017.000kr.
 
Boligforeningen lægger vægt på, at facaden på den nye boligbebyggelse udtrykker stor samhørighed med den eksisterende bebyggelse. Arkitektoniske linjer fra Hansens Hotel videreføres, men samtidig sikrer bl.a. nye vinduesformater og en enklere facadedetaljering, at bygningen fremstår ny og moderne med sin egen identitet.
 
Boligforeningen anfører endvidere følgende i ansøgningen:
  • den nye boligbebyggelse forventes sammenlagt med Vejen Boligforenings afdeling 11, som ligger i det tidligere Hansens Hotel.
  • den nye bebyggelse vil få et fælles og lukket gårdmiljø for alle afdelingens beboere.
  • parkering kan ikke sikres på grunden, så parkeringskravet opnås via indbetaling til parkeringsfonden. Beboerne vil få mulighed for 24 timers parkering bag rutebilstationen eller på Ahorngade, der begge kun ligger få minutters gang fra bebyggelsen.
  • Projektet vil medføre en årlig husleje pr. m2 boligareal på cirka kr. 887. En månedlig husleje for en bolig på 82 m2 vil derfor blive cirka 6.063 kr.
  • Boligforeningen har indgået aftale om vilkår for køb af den privatejede grund. Udbudsformen er endnu uafklaret, men der er aftalt vilkår for såvel en delegeret bygherremodel som en hoved- eller fagentreprise.
 
Administrationen vurderer, at projektet er et spændende supplement til de øvrige boligprojekter i byen, da projektets boliger ligger helt centralt i midtbyen. Placeringsmæssigt sikrer projektet huludfyldning i en gaderække, der i dag er unaturligt opbrudt. Selvom midtbyen er kendetegnet ved butikker i stueetagen vurderes projektet at passe godt ind i gadebilledet, da det vil opleves som en tilbygning til Hansens hotel. Projektet er endnu ikke behandlet i Teknik & Miljø, men ansøger peger selv på, at godkendelse af projektet forudsætter dispensation fra lokalplanen omkring parkeringspladser og manglende butik i stueetagen. Administrationen vurderer overordnet, at der vil kunne godkendes et boligprojekt af denne type på grunden.

Tidligere behandling
Ingen.

Økonomiske konsekvenser
Projektet forudsætter, at Vejen Kommune betaler grundtilskud til 11 almene boliger, hvilket forventes at udgøre 1.801.700 kr. Grundtilskuddet skal finansieres af kassebeholdningen.
 
Projektet vil indebære en indbetaling til parkeringsfonden. Indbetalingens størrelse vil være afhængig af kravene til parkeringspladser pr. lejlighed og status på de eksisterende parkeringspladser.

Personalemæssige konsekvenser
Ingen

Retsregler og andre forskrifter
Høring
Ingen

Beslutning Økonomiudvalget den 22-05-2018
Indstillingen godkendt.
 
Afbud: Marie Ebsen (A)

Bilag

9.Vejen Kunstmuseum - godkendelse af projekt og udbudsform (C)

Sagsnummer: 16/9585

Vejen Kunstmuseum - godkendelse af projekt og udbudsform (C)


Administrativ indstilling
Chef for Udvikling & Erhverv Peer M. Rexen indstiller, at
  • projektmaterialet for Vejen Kunstmuseum godkendes.
  • udbudsformen godkendes.

Sagsfremstilling
Vejen Kunstmuseum har fået godkendt en ombygning af det gamle bibliotek og tilbygning, hvor den nuværende gallerigang ligger. A.P Møller og hustru Chastine MC-Kinney Møllers Fond til almene formaal har bevilget 28,6 mio. kr. til projektet. Vejen Kommune har afsat 10 mio. kr. til projektet yderligere.
 
Udbygningen og tilbygningen af Vejen Kunstmuseum er nu så langt, at der kan ansøges om byggetilladelse og sende projektet i udbud.
 
Projekteringen af nybygningen og ombygningen af det gl. bibliotek er nu så vidt, at grundlaget for at lave byggesagsbehandlingen er på plads. Byggesagsbehandlingen vil ske i juni måned.
 
Sideløbende fortsættes detailprojekteringen, så materialet til udbuddet kan færdiggøres til udsendelse 1. august 2018. Materialet sendes i udbud til entreprenører, så der kan afgives tilbud i uge 34.
 
Byrådet har tidligere godkendt, at projektet udbydes i indbudte fagentrepriser med mulighed for storentreprise, jf. beslutning i Byrådet 30. maj 2017. Forslag til entrepriseopdeling og entreprenører er vedlagt som bilag.
 
Licitationsresultatet indstilles godkendt på byrådsmødet i november. Byggestart er primo december 2018.

Tidligere behandling
26.10.2010 Udvalget for sundhed, kultur og fritid.
17.03.2015 Udvalget for sundhed, kultur og fritid.
07.04.2015 Økonomiudvalget.
14.04.2015 Byrådet.
06.09.2016 Økonomiudvalget.
13.09.2016 Byrådet.
04.10.2016 Økonomiudvalget.
11.10.2016 Byrådet.
25.10.2016 Udvalget for sundhed, kultur og fritid.
01.11.2016 Økonomiudvalget.
08.11.2016 Byrådet.
17.01.2017 Udvalget for sundhed, kultur og fritid.
31.01.2017 Økonomiudvalget.
07.02.2017 Byrådet.
16.05.2017 Udvalget for sundhed, kultur og fritid.
23.05.2017 Økonomiudvalget.
30.05.2017 Byrådet.
24.10.2017 Udvalget for sundhed, kultur og fritid.
07.11.2017 Økonomiudvalget
17.04.2018 Udvalget for sundhed, kultur og fritid.
01.05.2018 Økonomiudvalget.

Økonomiske konsekvenser
De økonomiske overslag dateret den 26. april 2017 for tilbygningen og for ombygningen dateret den 27. september 2017 er fortsat gældende.

Personalemæssige konsekvenser
Ingen.

Retsregler og andre forskrifter
Udbudsloven.

Høring
Ingen.

Beslutning Styregruppemøde - Renovering og udvidelse af Vejen Kunstmuseum den 08-05-2018
Bygningskonstruktør Line Højgaard Hansen og arkitekt Steffen Søndergaard gennemgik projektmaterialet der udbydes i indbudt licitation.
Af vedhæftede bilag fremgår at nedrivning, anlæg, jord, kloak, beton, elementer, stål og gulve udbydes under et, dvs. i storentreprise. De øvrige nævnte entrepriser udbydes i fagentrepriser.
 
I gennemgangen blev vedhæftede bilag – projektmaterialet gennemgået. Følgende kan fremhæves:
Magasinet der er beliggende under terræn i udstillingsbygningen, er der i den nordlige del, ud under museumspladsen, en loftshøjde på 4 meter. Oprindelig skulle der opstilles høje kompaktreoler til opbevaring af diverse udstillingsgenstande. Af arbejdsmiljømæssige hensyn er der i stedet indarbejdet et indskudt let dæk i rummet. Der arbejdes i øjeblikket på konstruktionen over loft mod terræn for at sikre den nødvendige loftshøjde i rummet og samtidig sikre en tæt konstruktion.
De reviderede overslag for henholdsvis tilbygning dateret 26.04.2017 og for ombygning dateret 27.09.2017 holder sig inden for de tidligere godkendte bevillinger idet der til tilbygningen er afsat 28,6 mio. kr. incl. moms og der til ombygningen er afsat 10 mio. kr. ekskl. moms.
 
Den politiske styregruppe indstiller projektmaterialet, der nu udbydes i indbudt licitation, til godkendelse.
Licitationsresultatet forelægges efterfølgende den politiske styregruppe, Udvalget for sundhed, kultur og fritid, økonomiudvalget og byrådet, i månederne oktober og november i indeværende år, iht. gældende tidsplan der er dateret 06.03.2018.

Beslutning Udvalget for sundhed, kultur og fritid den 15-05-2018
Projektmaterialet for Vejen Kunstmuseum godkendt.
Udbudsformen godkendt.
 
Afbud: Jørgen Lastein (V) og Martin Boye (I)

Beslutning Økonomiudvalget den 22-05-2018
Indstilles godkendt.
 
Afbud: Marie Ebsen (A)

Bilag

10.Budgetoverførelse Vejen Kunstmuseum (C)

Sagsnummer: 18/14199

Budgetoverførelse Vejen Kunstmuseum (C)


Administrativ indstilling
Chef for Udvikling & Erhverv Peer M. Rexen indstiller, at
  • Vejen Kunstmuseum får overført 140.000 kr. fra regnskab 2017.

Sagsfremstilling
I forbindelse med sagen om driftsoverførelser fra 2017 til 2018, som blev behandlet på udvalgsmøder i marts og byrådsmødet den 10. april 2018, blev det godkendt, at Vejen Kunstmuseum får overført 253.000 kr., svarende til 10 procent af institutionens budget. I overførelsessagen var grundlaget for ansøgningen ikke beskrevet præcist.
 
Vejen Kunstmuseum havde et underskud ved udgangen af 2016 på 328.000 kr. Bestyrelsen besluttede, at Vejen Kunstmuseum skulle få nedbragt dette underskud til 0 i løbet af 2017 og samtidig arbejde hen mod at konsolidere museets økonomi. Derfor blev der i 2017 holdt igen med forbruget og det endte med et mindreforbrug på 396.000 kr.
 
En del af mindreforbruget opstod, da regninger, som vedrørte 2017 først er blevet betalt i 2018. Forklaringen på det er, der har været sygdom i administrationen. I alt udgør disse regninger 140.000 kr.
 
Museet står overfor flere større opgaver, f.eks. formidling af kunst gennem workshops i Brørup, Holsted og Rødding i foråret og efteråret. Et projekt, hvor der er opnået statsstøtte til, men som kræver en lokalmedfinansiering. Endvidere vil der komme aktiviteter i forbindelse med nedpakningen af dele af museet i forbindelse med byggeprojektet, som vil udløse udgifter for museet. Endelig er det lykkedes for Vejen Kunstmuseum at finde den pålagte effektivisering på 110.000 kr., som blev godkendt ved budgetlægningen. Dermed er budgettet for 2018 disponeret og en betaling af regninger vedr. 2017 kan ikke indeholdes i budgettet.
 
Derfor foreslås det, at Vejen Kunstmuseum får det fulde beløb for 2017 overført.
 
Tilføjelse efter behandling i Udvalget for sundhed, kultur og fritid:
Kommunaldirektøren er enig i den administrative indstilling.

Tidligere behandling
06.03.2018 Direktionen.
21.03.2018 Udvalget for Sundhed, kultur og fritid.
03.04.2018 Økonomiudvalget.
10.04.2018 Byrådet.
15.05.2018 Udvalget for sundhed, kultur og fritid.

Økonomiske konsekvenser
De samlede overførelser vedrørende regnskab 2017 øges med 140.000 kr.

Personalemæssige konsekvenser
Ingen

Retsregler og andre forskrifter
Regler for overførelsesadgang mellem regnskabsårene for institutioner med dirfts- og udviklingsaftaler.
Vejen Kommunes kasse- og regnskabsregulativ

Høring
Ingen

Beslutning Udvalget for sundhed, kultur og fritid den 15-05-2018
 
Afbud: Jørgen Lastein (V) og Martin Boye (I)

Beslutning Økonomiudvalget den 22-05-2018
Indstilles godkendt.
 
Afbud: Marie Ebsen (A)

11.Museet på Sønderskov - årsregnskab 2017 (C)

Sagsnummer: 18/13168

Museet på Sønderskov - årsregnskab 2017 (C)


Administrativ indstilling
Udviklingschef Peer M. Rexen indstiller, at
  • regnskabet godkendes.

Sagsfremstilling
Museet på Sønderskov fremsender revideret/godkendt regnskab.
 
Det samlede resultat blev i 2017 et overskud på 46.589 kr., mod et overskud på knap 114.000 kr. i 2016.
 
Overskuddet kommer fra arkivernes drift, mens museets drift viser et underskud på ca. 36.000 kr. Underskuddet skal ses i lyset af, at bestyrelsen i løbet af 2017 midlertidigt ansatte en registrator.
 
Egenkapitalen pr. 31. december 2017 er på ca. 2,1 mio. kr.
 
Samlingsarbejdet har været en væsentlig del af årets aktiviteter, og ansættelsen af en registrator, har bidraget væsentligt til at indhente museets registreringsefterslæb.
Desuden fremgår det af ledelsesberetningen, at aktivitetsniveauet i Vejen Kommune generelt er steget, hvilket afspejler sig i den bygherrebetalte arkæologi.
 
Museets samlede besøgstal lå på 18.006 gæster i 2017, hvilket betragtes som et positivt resultat, og er med til at understrege den positive udvikling, museet generelt er inde i. Besøgstallet i 2016 var noget højere, men skyldtes især den store interesse for guldfundet.

Tidligere behandling
15.05.2018 Udvalget for sundhed, kultur og fritid.

Økonomiske konsekvenser
Ingen.

Personalemæssige konsekvenser
Ingen.

Retsregler og andre forskrifter
Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 1701 af 21. december 2010.

Høring
Ingen.

Beslutning Udvalget for sundhed, kultur og fritid den 15-05-2018
 
Afbud: Jørgen Lastein (V) og Martin Boye (I)

Beslutning Økonomiudvalget den 22-05-2018
Indstilles godkendt.
 
Afbud: Marie Ebsen (A)

Bilag

12.Ekstraordinær bygningsvedligehold i 2018 (B)

Sagsnummer: 18/7549

Ekstraordinær bygningsvedligehold i 2018 (B)


Administrativ indstilling
Afdelingschef Steen Lauridsen indstiller, at:
  • der orienteres om ekstraordinær bygningsvedligehold, der gennemføres i 2018.
  • der orienteres om ekstraordinær bygningsvedligehold, der ikke gennemføres i 2018.

Sagsfremstilling
På mødet den 10. april 2018 besluttede Byrådet at frigive 2.755.000 kr. til renovering af Bække Skole, samt at finansiere beløbet af de 5 mio. kr., der i budgettet er afsat til ekstraordinær bygningsvedligehold, der er vedligehold af bygningernes klimaskærme herunder tage, vinduer, døre, facader og tekniske installationer.
 
Byrådet besluttede samtidigt at anvende restbeløbet af de 5 mio. kr., dvs. 2.245.000 kr. til de mest presserende opgaver på oversigt over ”Ekstraordinær bygningsvedligehold 2018”.
 
Bygningsservice og Beredskab har efterfølgende vurderet og besluttet at gennemføre følgende markerede opgaver fra oversigten som de mest presserende:
 
 
Institution
I år 2018
Beskrivelse
Overslagspris
Bække børnehave, Møllebo
Gennemføres
Renovering af toiletrum
200.000,00
Bække skole
 
Tag på 1950’er fløjen
945.000,00
Gesten skole
 
Udskiftning af tag over gymnastiksal
300.000,00
Kunstmuseum "Hytten"
Gennemføres
Nyt tag
625.000,00
Kærdalen
Gennemføres
Udskiftning af vinduer (VK andel)
520.000,00
Rødding Skole
 
Tag over en del af administration
830.000,00
Brørup skole
 
Renovering af lofter
400.000,00
Føvling Børnecenter
Gennemføres
Tag
900.000,00
Lindecenteret
 
Vandtætning af kælder
200.000,00
Brandstation Rødding
 
Nyt betongulv
80.000,00
I alt
 
 
5.000.000,00
I alt
Gennemføres
År 2018
2.245.000,00
Revideret 14.05.2018
 
De dermed udsatte projekter er i det følgende beskrevet nærmere:
 
Bække skole, udskiftning af tag over 1950’er fløj:
Eksisterende skiffereternit er meget slidt. Udsættelse af udskiftning betyder væsentlig øget risiko for vand ned i klasselokaler og skimmelvækst på loft.
 
Gesten Skole, udskiftning af tag over gymnastiksal:
Eksisterende skiffereternit er fra 1950’erne og er meget slidt. Udsættelse af udskiftning betyder væsentlig øget risiko for vand ned i gymnastiksal og skimmelvækst på loft.
 
Rødding Skole, del af tag over administration:
Taget over administrationen på Rødding Skole smuldrer og er porøst. Den del, som var sat til udskiftning, er ved gårdhaven og over lærerværelse, da tagstenene er smuldret helt og det kun er undertaget, der holder vandet ude. Ved regn fra en bestemt retning, trænger der vand ind.
 
Brørupskolen, renovering af lofter:
Lofterne falder ned ved kraftigt over/under tryk i bygningen, dette kan i værste fald resultere i personskade, hvilket heldigvis ikke har været aktuelt. Nogle steder hænger lofterne med synlige sprækker, dette resulterer i, at børnene kan tage fat og udvide skaderne yderligere.
For at forhindre yderligere skade, bruges der planlagte midler som lappeløsning.
 
Lindecentret, vand i kælder:
Grundvand står op i kælderen ved gaskedel, som står på gulvet. Der er etableret midlertidig pumpesum, hvor grundvand pumpes op i kloak. Løsningen er kun midlertidig og medfører, at der hele tiden skal holdes øje med vand i kælderen, da der er risiko for oversvømmelse af gaskedelen. Udsættelse af arbejdet betyder fortsat fare for kortslutning af gaskedelen og deraf ingen varme og varmt brugsvand på Lindecentret.
 
Brandstationen Rødding, nyt betongulv i garagen:
I garagen, som tidligere har været mekanikerværksted, er olie og lignende trukket ned i betonen, som med tiden smuldrer. Den efterfølgende belægning kan ikke hæfte, derfor skal alt betonen bankes op og der skal støbes nyt betongulv. Gøres dette ikke skal midlerne til planlagt vedligehold gå til lapning, indtil der på et senere tidspunkt afsættes midler til et nyt betongulv.

Tidligere behandling
03.04.2018 Økonomiudvalget.
10.04.2018 Byrådet.

Økonomiske konsekvenser
I budgettet for 2018 er der afsat 5.000.000 kr. til ekstraordinær bygningsvedligehold. Beløbet er frigivet af Byrådet den 10. april 2018 med 2.755.000 kr. til Bække Skole og 2.245.000 kr. til de mest presserende opgaver på oversigten over ”Ekstraordinær bygningsvedligehold 2018”.

Personalemæssige konsekvenser
Ingen

Retsregler og andre forskrifter
Ingen

Høring
Ingen

Beslutning Økonomiudvalget den 22-05-2018
Orienteringen taget til efterretning.
Behandlet som B-sag.
 
Afbud: Marie Ebsen (A)

13.Risikostyring Årsrapport 2017 (C)

Sagsnummer: 13/6522

Risikostyring Årsrapport 2017 (C)


Administrativ indstilling
Chef for Bygningsservice & Beredskab Steen Lauridsen indstiller, at
  • årsrapport 2017 for risikostyring fremsendes til efterretning for Økonomiudvalget og Byrådet.

Sagsfremstilling
Årsrapporten for risikostyring beskriver arbejdet med at begrænse skadernes antal og omfang gennem forebyggelse af skader, således at udgifterne til skader og forsikringsdækninger holdes på et lavt niveau.
 
Der har været 17 ansøgninger fra institutioner og afdelinger til iværksættelse af forebyggende tiltag indenfor arbejdsmiljøområdet og sikring af inventar og ejendomme. 8 ansøgninger har fået afslag, idet risikostyringsgruppen har vurderet, at disse ikke lå indenfor formålet for tildeling af midler.
 
Indsatsområderne i år 2017 har været brandsikring af skoler og andre institutioner samt sikring af legepladser. Der er bevilget brandsektionering på 2 skoler og brandalarmerings-anlæg på 1 skole for ca. 0,8 mio. kr. Sikring af legepladser ved 1 skole udgør 70.000 kr.
 
Den årlige pulje til risikostyring er på ca. 3 mio. kr. I år 2017 er der bevilget ca. 1,6 mio. kr. fra risikostyringspuljen og institutionerne har bidraget med egenbetaling på ca. 0,2 mio. kr.  Afdelingen for Bygningsservice og Beredskab har haft vakante stillinger i år 2017 samtidig med store anlægsopgaver. Dette har medført, at arbejdet med risikostyringsområdet har været igangsat senere end ellers, hvorfor restpuljen på ca. 2,6 mio. kr. er søgt overført til år 2018 til dækning af brandsikring, hvor udførelsen først bliver udført i år 2018 samt til pulje til imødegåelse af stigende udgifter til arbejdsskader.
 
Årsrapporten for 2017 viser skadesudviklingen for perioden 2014 til 2017 beskrevet i tekst og diagrammer. Det fremgår af årsrapporten, at antallet af skader er faldet med 28 fra år 2014 til år 2017, hvor antallet af skader er på 236. Skadesudgifterne er faldet med ca. 0,6 mio. kr. fra år 2014 til år 2017. Skadesudgifterne er ikke endelige, idet der er uafsluttede sager. Det er især arbejdsskaderne, der vil medføre flere udgifter, idet de endelige følger af en arbejdsskade først kendes efter flere år.
 
På bygnings- og løsøreområdet har de største skader i år 2017 været vandskader i Andst Børnecenter og i Assersbølgaard og brandskader i taget på Assersbølgaard og 2 schelters. Det er endvidere vigtigt at være opmærksom på, at store bygnings- og løsøreskader max har en kommunal udgift svarende til selvrisikoen på ca. 100.000 kr., selvom skadesudgifterne er væsentlig over.
 
Forebyggelse af skader er en investering i fremtiden. Forebyggelse er vigtig i forhold til den daglige drift, hvor det skaber tryghed og tillid hos borgere og medarbejdere i forhold til kontinuerlige serviceydelser fra kommunens institutioner og administration. Skadesforebyggelsen har endvidere værdi i forhold til kommunens forsikringsudgifter, idet en effektiv skadesforebyggelse giver mulighed for bedre forsikringstilbud, hvilket også var tilfældet ved udbuddet i år 2016.
 
For at sikre, at risikostyringspuljens midler kommer til at gøre mest mulig nytte, arbejder risikostyringsgruppen i forhold til både indsatsområder og ansøgninger fra institutionerne.
 
Handlingsplan for år 2018:
 
Indsatsområder:
  • Fortsættelse af brandsikring skoleområdet og andre institutioner
  • Brandplan/oversigtsplan pr. skole/børnecenter
  • Oversvømmelser foranlediget af skybrud og akutte vandskader
  • Tyverisikringssystemer – gennemgang og udskiftning
  • Arbejdsmiljøtiltag
 
Andre områder:

Tidligere behandling
15.05.2018 Direktionen.

Økonomiske konsekvenser
Ingen

Personalemæssige konsekvenser
Ingen

Retsregler og andre forskrifter
Ingen

Høring
Ingen

Beslutning Direktionen den 15-05-2018
Indstilles taget til efterretning.
 
Afbud: Egon Fræhr, Morten Oldrup.

Beslutning Økonomiudvalget den 22-05-2018
Indstilles taget til efterretning.
 
Afbud: Marie Ebsen (A)

Bilag

14.Forslag til lokalplan 298 og kommuneplantillæg 5 - Centerformål ved Vejen Vest (C)

Sagsnummer: 17/26164

Forslag til lokalplan 298 og kommuneplantillæg 5 - Centerformål ved Vejen Vest (C)


Administrativ indstilling
Chef for Teknik & Miljø Peter Hansen indstiller, at

  • forslag til lokalplan 298 og tillæg 5 til kommuneplan 17 godkendes og sendes i offentlig høring,

  • sagen fremsendes til Økonomiudvalgets anbefaling og Byrådets godkendelse.

Sagsfremstilling
Forslag til lokalplan 298 og kommuneplantillæg 5 er udarbejdet på baggrund af, at Vejen Kommune oplever en løbende interesse for etablering af detailhandelsbutikker i erhvervsområdet i Vejen Vest. Den eksisterende lokalplan for området fastlægger i dag, at det samlede bruttoetageareal for detailhandelsbutikker ikke må overstige 5.000 m2 for området som helhed, og denne rummelighed er nu opbrugt. Derfor kan der ikke etableres nye butikker i området, før der er udarbejdet et nyt plangrundlag.
 
Der har været indkaldt til idéer og forslag, før lokalplanforslaget og kommuneplantillægget blev udarbejdet. Indkaldelsen har været annonceret på Vejen Kommunes hjemmeside og udsendt til nærmeste naboer. Der har desuden i den forbindelse været afholdt informationsmøde den 22. januar 2018 for naboer, virksomheder og andre interessenter. Afgrænsningen for lokalplanområdet er efterfølgende blevet tilpasset.
 
Forslag til lokalplan 298 og kommuneplantillæg 5 kan ses på linket Forslag til lokalplan 298.
 
Baggrund
Med den nye planlov fra juni 2017 er det blevet muligt for alle kommuner at udpege nye aflastningsområder til aflastning af bymidterne. For at udlægge aflastningsområder skal kommunen udarbejde en redegørelse, der opfylder kravene i Erhvervsstyrelsens Vejledning om detailhandels­planlægning fra 2017. Vejen Kommune har udarbejdet en detailhandelsanalyse, hvori det konkluderes, at det planlagte aflastningsområde vil kunne styrke det eksisterende handelsliv i Vejen Kommune. Handelsbalancen i Vejen Kommune er skævvredet på udvalgs-varesiden, hvor en stor del af handlen foretages uden for kommunen. Det planlagte aflastningsområde vil kunne rette op på en del af dette. Det planlagte aflastningsområde er samtidig med til at fremtidssikre handelslivet i Vejen Kommune og dermed bevare og styrke Vejen Kommune som en attraktiv bosætningskommune. Samtidig mindskes transportafstanden for Vejen Kommunes borgere til et bredere udvalg af butikker. Redegørelsen er vedlagt som bilag til kommuneplantillæg nr. 5.
 
Formål og anvendelse
Formålet med lokalplanen er at sikre, at der kan etableres et aflastningsområde til større og mere pladskrævende butikker, som ikke naturligt finder plads i midtbyen.
 
Lokalplanen fastlægger i hovedtræk områdets anvendelse til centerformål med detailhandel, Det er hensigten, at området skal indeholde butikker, der forhandler store udvalgsvarer som er; Pladskrævende varer som f.eks. biler, køkkener og møbler samt andre store udvalgsvarer som hårde hvidevarer, tæpper og gulve, babyudstyr, brændeovne, belysning, elektronik, motorcykler, cykler, knallerter o. lign. Der må ikke etableres dagligvarebutikker i området. Der er dermed ikke tale om butikker, der vil udgøre en direkte konkurrence til Vejen midtbys eksisterende butiksudvalg.
 
Der lægges vægt på, at butikker og virksomheder, det etablerer sig i området, alle har en høj grad af synlig kundehenvendelse og daglig kundestrøm, således at området bliver et levende centerområde. Området inddeles i 3 delområder, hvor der i delområde 1+3 kan etableres butikker, fremstillingserhverv og værksteder. Delområde 2 kan anvendes til det samme dog tilføjet mulighed for liberale erhverv, servicevirksomheder og offentlige formål såsom sundhedsklinikker.
 
Lokalplanen giver ikke mulighed for etablering af ny boligbebyggelse, men de tre eksisterende boliger, der er i området i dag, kan fortsat ligge i området som eksisterende lovlig anvendelse og sælges videre til boligformål. Nye butikker, som etableres tæt på de eksisterende boliger, vil skulle tage miljømæssigt hensyn til disse.
 
Trafikale forhold
Asbovej og Esbjergvej er begge overordnede veje, og ifølge retningslinjerne i kommuneplanen skal nye vejtilslutninger og vejadgange begrænses eller undgås. Lokalplanen åbner ikke mulighed for nye vejtilslutninger til Asbovej. Det er til gengæld i lokalplanen beskrevet, at Esbjergvej i takt med områdets udbygning skal skifte karakter og blive en handelsboulevard med svingbaner, beplantning og lav hastighed. Der skal etableres nye vejadgange ind til butiksområderne mod både nord og syd. På den måde vil der opstå et centerområde med butikker, der henvender sig mod Esbjergvej, på samme måde som det Jem & Fix og thansen gør i dag.
 
For at lokalplanen er i overensstemmelse med kommuneplanens retningslinjer er det en   forudsætning, at der forud for etablering af nye vejtilslutninger til Esbjergvej udføres et vejprojekt, der sikrer hensynet til fremkommelighed og trafiksikkerhed. Projektet bør bestå af etablering af venstresvingsbaner til disse nye vejtilslutninger. En foreløbig skitsering viser, at det kun vil være muligt at placere én ny vejtilslutning henholdsvis nord og syd for Esbjergvej.  Svingbanernes placering i forhold til hinanden skal fastlægges ud fra en samlet planlægning for etablering af nye vejtilslutninger fra Esbjergvej. Det anslås, at udgifterne til nye vejanlæg vil beløbe sig til ca. 4 – 6 mio. kr. Midlertidige løsninger vil kunne komme på tale, såfremt de er forenelige med det planlagte vejprojekt.
 
Der er foretaget trafiktællinger i området som grundlag for planlægning og projektering af et kommende vejprojekt.
 
Ved udbygning af området syd for Esbjergvej til butiksområde nedlægges Gl. Esbjergvej og parkeringspladsen, som i dag bruges som pendlerplads. Det vil i den forbindelse blive vurderet, om der er behov for etablering af en pendlerplads på et andet areal i tilknytning til afkørsel 68.
 
Klima
I forbindelse med kraftig nedbør, er det lavtliggende område syd for Esbjergvej belastet af overfladevand. Det vil blive pålagt nye virksomheder at overholde spildevandsplanens retningslinjer for udledning af overfladevand til offentligt kloaksystem. I dag er afløbskoefficienten i spildevandsplanen 0,35 i hele lokalplanområdet, og hvis virksomheder etableres med høj belægningsgrad, kan det blive nødvendigt for grundejer at forsinke overfladevand på egen grund. Dette kan f.eks. ske ved bassiner, grøfter, regnbede eller faskiner.
 
Planlægning
Området er i dag omfattet dels af lokalplan 145 og dels af lokalplan 51 inkl. tillæg.
Begge gældende lokalplaner aflyses for den del af området, der ligger inden for afgrænsningen af lokalplan 298.
 
Planen er blevet screenet i henhold til lov om miljøvurdering. Planen vurderes ikke at være omfattet af kravet om miljøvurdering, da virkeliggørelse af planen ikke vil medføre en væsentlig indvirkning på miljøet.
 
Området er omfattet af rammerne 1.E.06 og 1.E.03 til erhvervsformål samt 1.BE.01 til blandet bolig og erhverv. Lokalplanens realisering afhænger af, at området udpeges som aflastningsområde med en ramme til centerformål. Lokalplanen er derfor i strid med kommuneplanens rammebestemmelser for så vidt angår anvendelsen af området. Lokalplanen er derudover i uoverensstemmelse med kommuneplanens retningslinje 2.4.4 om aflastningsområder. Der er derfor udarbejdet kommuneplantillæg nr. 5 til Kommuneplan 2017.

Tidligere behandling
23.05.2017 Økonomiudvalget.
14.05.2018 Udvalget for teknik og miljø.

Økonomiske konsekvenser
Ingen.

Personalemæssige konsekvenser
Ingen.

Retsregler og andre forskrifter
LBK nr. 50 af 19.01.2018 - Lov om planlægning og senere ændringer.
LBK nr. 448 af 10.05.2017 - Bekendtgørelse af lov om miljøvurdering af planer og programmer og af konkrete projekter (VVM).

Høring
Forslagene skal i offentlig høring i otte uger.
Vejen Kommunes nabokommuner vil blive medtaget som høringspart.

Beslutning Udvalget for teknik og miljø den 14-05-2018
Indstilles godkendt.
 
Afbud: Claus Grimm (O).

Beslutning Økonomiudvalget den 22-05-2018
Indstilles godkendt.
 
Afbud: Marie Ebsen (A)

Bilag

15.Ejerstrategi for Deponi Syd (C)

Sagsnummer: 16/18938

Ejerstrategi for Deponi Syd (C)


Administrativ indstilling
Chef for Teknik & Miljø Peter Hansen indstiller, at

  • ejerstrategi vedtages med de i sagsfremstillingen anførte forslag til tilretninger, og at placering af administrationen effektueres pr. 1. januar 2019.

  • sagen fremsendes til Byrådets godkendelse.

Sagsfremstilling
Ejerstrategien er nu behandlet og godkendt i Esbjerg, Kolding, Haderslev og Vejle Kommuner, og på vej til behandling i Billund og Vejen Kommuner.
 
Ejerstrategien er drøftet i Deponi Syd´s bestyrelse på møde den 2. marts 2018 og er ligeledes på dagsordenen til bestyrelsesmøde den 22. maj 2018

Den 15. januar 2018 behandlede Udvalget for teknik og miljø punktet og på møde den 30. januar 2018 besluttede Økonomiudvalget at afvente udmelding fra den nyvalgte bestyrelse, før sagen fremsendes til Byrådets behandling. På baggrund af de afholdte bestyrelsesmøder er der ikke kommet en udmelding fra bestyrelsen for Deponi Syd.

Bestyrelsen i Deponi Syd vedtog den 25. februar 2016 at invitere ejerkredsens chefer ”tekniske ledelse” til et møde om Deponi Syds strategi.
 
Mødet blev afholdt den 24. juni 2016, hvor ledelsen fra Billund, Vejle, Kolding, Haderslev, Vejen og Esbjerg kommuner deltog sammen med direktøren for Deponi Syd.
 
Der blev blandt andet orienteret om Deponi Syds strategiplaner, herunder udfordringer med mængder og økonomisk bæredygtighed, spørgsmål om interesse fra andre kommuner om deltagelse i deponisamarbejdet, flere aktiviteter i Deponi Syd og samarbejdsaftale med Nomi4s. Der er tale om væsentlige strategiske spørgsmål, hvor ejerkommunerne har en afgørende interesse.
 
Ejerkredsens ”tekniske ledelse” foreslog en proces for udarbejdelse af en ejerstrategi for Deponi Syd:
  1. Der udarbejdes et fælles dagsordenspunkt om forslaget til politisk behandling i ejerkommunerne. Punktet behandles forinden i Deponi Syds bestyrelse, så eventuelle kommentarer herfra kan vedlægges til den politiske behandling i kommunerne.
  2. Efter den politiske behandling mødes den ”tekniske ledelse” og Poul Thorn igen og aftaler det videre forløb med udarbejdelse af forslag til ejerstrategi.
  3. Udkast til ejerstrategi behandles i Deponi Syds bestyrelse, så eventuelle kommentarer kan vedlægges den politiske behandling i kommunerne.
  4. Udkast til ejerstrategi forelægges de seks kommuners kommunalbestyrelser.
 
De seks kommuner besluttede politisk at igangsætte den forelagte køreplan for udarbejdelse af en ejerstrategi. Der blev til dette arbejde nedsat en arbejdsgruppe bestående af en repræsentant fra de seks kommuner og Poul Thorn, og en styregruppe bestående af én ”teknisk leder” fra de seks kommuner og Poul Thorn. Arbejdsgruppen udarbejdede udkast til ejerstrategi, som blev forelagt styregruppen den 1. juni 2017. Herefter blev udkast til ejerstrategi oversendt til Poul Thorn til forelæggelse for bestyrelsen.
 
Den 12. oktober 2017 afholdt Deponi Syd I/S bestyrelsesmøde, hvor udkast til ejerstrategi blev drøftet. På baggrund af drøftelsen blev der fra et flertal i bestyrelsen givet forslag til ændring på to punkter:
 
  1. Fire bestyrelsesmedlemmer, Per B. Andersen, Thies Mathiasen, Ivar Nørlund og Jørgen Lastein finder, at sidste afsnit før afsnittet ”Personaleforhold” på side 4 i udkastet til ejerstrategi om forelæggelse af planen for tekniske direktører, indeholder en for stor uklarhed i ledelseslagene.
  2. Fire bestyrelsesmedlemmer, Per B. Andersen, Thies Mathiasen, Ivar Nørlund og Jørgen Lastein, kan ikke anbefale forslag til organisering af administration og ønsker fastholdt, at hjemsted er i en af interessentkommunerne.
 
Den 16. november 2017 holdt ”den tekniske ledelse” møde på baggrund af Deponi Syd I/S´s bemærkninger til udkast til ejerstrategi. Det foreslås på den baggrund, at
  1. tilrette afsnittet om ”Personaleforhold”, således der ikke fremgår en uklarhed om ledelseslagene.
  2. fastholde formuleringen i udkast til ejerstrategi om placering af administrationen, fordi der er et virksomhedsmæssigt rationale i at fastholde, at administrationen af Deponi Syd I/S fysisk er placeret, hvor der er et aktivt deponi.
For uddybning af disse bemærkninger henvises til bilag.

Tidligere behandling
15.01.2018 Udvalget for teknik og miljø
30.01.2018 Økonomiudvalget

Økonomiske konsekvenser
Ingen.

Personalemæssige konsekvenser
Ingen.

Retsregler og andre forskrifter
Ingen.

Høring
Ingen.

Beslutning Økonomiudvalget den 22-05-2018
Indstilles godkendt.
 
Afbud: Marie Ebsen (A)

Bilag

16.Udvidelse af parkeringsplads ved Brørup Sundhedscenter og salg af restejendommen Skolegade 10, Brørup (C)

Sagsnummer: 18/15911

Udvidelse af parkeringsplads ved Brørup Sundhedscenter og salg af restejendommen Skolegade 10, Brørup (C)


Administrativ indstilling
Chef for teknik og Miljø Peter Hansen indstiller, at

  • grundstykket tilhørende den tidlige børnehave Teglgården, Skolegade 10 Brørup reduceres med ca. 900 m2, som frastykkes til parkeringsplads.

  • der anlægges ca. 30 nye parkeringspladser på det frastykkede areal.

  • ejendommen udbydes til salg efter udmatrikuleringen af parkeringsarealet.

  • der frigives et rådighedsbeløb på 1.250.000 kr. med tilhørende anlægsbevilling til anlæggelse af parkeringsplads.

  • rådighedsbeløbet på 1.250.000 kr. finansieres af likvide aktiver.

  • sagen fremsendes til Byrådets godkendelse.

Sagsfremstilling
Ejendommen Skolegade 10 i Brørup har rummet Daginstitutionen ”Teglhus”, som er nedlagt og ejendommen skal sælges. Sagen om salg har tidligere været behandlet i Økonomiudvalget og sagen er vedlagt som bilag. Sagen blev udsat med henblik på at vurdere, om en del af arealet kunne anvendes i forbindelse problemer med overfladevand og ved parkering.
 
I forbindelse hermed har Teknik og Miljø udarbejdet disponeringsforslag for nye P-pladser i tilknytning af Brørup Sundhedscenter. Baggrunden er, at nye aktiviteter på Sundhedscentret har genereret et behov for flere parkeringspladser. Og der er store udfordringer og klager i området over uhensigtsmæssige parkeringer.
 
Ved besigtigelser af området er flere gange konstateret, at der stort set er fyldt op, og der cirkler biler med ærinde på Sundscentret rundt og leder efter plads.
 
Den nye parkeringsplads anlægges på en del af arealet, og der foreslås anvendt ca. 900 m2 til ca. 30 parkeringspladser.
 
P-pladsen får vejadgang til Skolegade og stipassage i det sydøstlige hjørne til den eksisterende parkeringsplads. Pladserne anlægges med en bredde på 2,5 m og en længde på 5,0 m på hver side af 7,0 m bred kørevej. Pladsen etableres med fast belægning, græsarmeringssten, belægningssten eller asfalt. Belysningen udføres med samme udtryk som eksisterende parkeringsplads.
 
Afgrænsningen mod øst til den eksisterende parkeringsplads er et ca. 3,0 m bredt beplantet bælte med store træer. I det sydøstlige hjørne etableres en stipassage til den eksisterende parkeringsplads. Mod vest etableres et nyt ca. 3,0 m bredt beplantningsbælte, der skal afskærme mod restejendommen, der skal frasælges.
 
Der skal etableres særlige afvandingsforhold med forsinkelse, da kloaksystemet i området omkring Skolegade i forvejen er hårdt belastet af overfladevand med heraf følgende oversvømmelser.
Parkeringspladsen foreslås udmatrikuleret og optaget som offentlig vejareal, og udgiften til ca. 30 nye parkeringspladser anslås til 1.250.000 kr. inklusiv matrikulær berigtigelse.
Disponeringen af arealet kan ses på vedlagte skitse.
 
Restejendommen, der kan frasælges bliver ca. 1.890 m2 incl. bygninger. Denne sag genoptages efter udmatrikuleringen af p-pladsen. Indtægten for salget af ejendommen tilgår likvide aktiver, og salget overstiger klart udgiften til etablering af parkeringspladsen.

Tidligere behandling
Ingen

Økonomiske konsekvenser
Der frigives et rådighedsbeløb på 1.250.000 kr. med tilhørende anlægsbevilling til anlæggelse af parkeringsplads. Rådighedsbeløbet på 1.250.000 kr. finansieres af likvide aktiver.

Personalemæssige konsekvenser
ingen

Retsregler og andre forskrifter
Ingen

Høring
Ingen

Beslutning Økonomiudvalget den 22-05-2018
Indstilles godkendt.
 
Afbud: Marie Ebsen (A)

Bilag

17.Godkendelse af revideret styrelsesvedtægt for kommunale dagtilbud, 0 år indtil skolestart og det særlige dagtilbud Sløjfen (C)

Sagsnummer: 18/4166

Godkendelse af revideret styrelsesvedtægt for kommunale dagtilbud, 0 år indtil skolestart og det særlige dagtilbud Sløjfen (C)


Administrativ indstilling
Chef for Dagtilbud & Skole Regin Holm Nielsen indstiller, at
  • den reviderede styrelsesvedtægt for kommunale dagtilbud, 0 år indtil skolestart og det særlige dagtilbud Sløjfen godkendes fra 1. juni 2018.

Sagsfremstilling
Dagtilbud & Skole har den 14. marts 2018 sendt styrelsesvedtægten for kommunale dagtilbud, 0 år indtil skolestart og det særlige dagtilbud Sløjfen til høring i forældrebestyrelserne.
 
Der er kommet høringssvar fra forældrebestyrelsen på Område 1, som tager ændringerne til efterretning.
 
Resume af sagsfremstilling, der blev behandlet i Udvalget for skole og børn den 22. februar 2018.
Dagtilbud & Skole har på baggrund af Byrådets beslutning om etablering af Holmeå Børnecenter gennemgået Styrelsesvedtægten for kommunale dagtilbud, 0 år - indtil skolestart og det særlige dagtilbud Sløjfen.
 
I styrelsesvedtægten er antallet af huse i Område 1 reduceret fra 7 til 5, mens antallet af børnecentre er ændret til 6 + et filialbørnecenter.
 
Herudover er antallet af forældrerepræsentanter i forældrebestyrelsen i Område 1 ændret fra 7 til 5.
 
Ændringerne er gældende fra 1. juni 2018.

Tidligere behandling
22.02.2018 Udvalget for skoler og børn.
16.05.2018 Udvalget for skoler og børn.

Økonomiske konsekvenser
Ingen

Personalemæssige konsekvenser
Ingen

Retsregler og andre forskrifter
Lov om kommunale styrelse

Høring
Sagen har været i høring hos forældrebestyrelserne i dagtilbud og i børnecentre.

Beslutning Udvalget for skoler og børn den 16-05-2018
Den reviderede styrelsesvedtægt for kommunale dagtilbud, 0 år indtil skolestart og det særlige dagtilbud Sløjfen fra 1. juni 2018 indstilles godkendt og fremsendes til Økonomiudvalgets anbefaling og Byrådets godkendelse.

Beslutning Økonomiudvalget den 22-05-2018
Indstilles godkendt.
 
Afbud: Marie Ebsen (A)

Bilag

18.Godkendelse af revideret styrelsesvedtægt med bilag for skolevæsenet i Vejen Kommune (C)

Sagsnummer: 18/4065

Godkendelse af revideret styrelsesvedtægt med bilag for skolevæsenet i Vejen Kommune (C)


Administrativ indstilling
Chef for Dagtilbud & Skole Regin Holm Nielsen indstiller, at
  • høringssvarene tages til efterretning.
  • den reviderede styrelsesvedtægt for skolevæsenet med bilag godkendes og fremsendes til Økonomiudvalgets anbefaling og Byrådets godkendelse.

Sagsfremstilling
Dagtilbud & Skole har sendt ”Styrelsesvedtægten for skolevæsenet” med ”Bilag 1” til høring hos forældrebestyrelserne.
 
Der er kommet høringssvar retur fra bestyrelserne med følgende bemærkninger:
  • en skole har ophævet rullende skolestart til førskole.
  • ønske om, at der afholdes møde mellem den enkelte bestyrelse og udvalg en gang årligt.
  • det er et stort aktivt i samarbejde med det lokale erhvervsliv.
  • SFO åbningstiden er tilpasset i forhold til erhvervslivet, dog forventes de at tilgodeses økonomisk.
 
I sagen er tilføjet bilag vedrørende beskrivelse af tildelingsmodel for skolerne gældende fra 1. august 2018. Dette bilag var ikke med i høring, da tildelingsmodellen tidligere har været fremsendt i høring og bilaget nu er konsekvensrettet i overensstemmelse hermed.
 
Resume fra Udvalget for skole og børns behandling af sagen den 14.03.18
På grund af ændringerne sendes styrelsesvedtægten til høring i skolebestyrelserne.
 
I henhold til folkeskolelovens § 41 fastsætter Byrådet en vedtægt for styrelsen af kommunens skolevæsen. Vedtægten skal indeholde bestemmelser om bl.a.
  • antallet af forældrerepræsentanter.
  • udpegning af eventuelt byrådsmedlem til skolebestyrelsen.
  • fremgangsmåde ved valg af medarbejderrepræsentanter.
 
Justeringen af styrelsesvedtægten, der har været gældende siden 1. august 2017, omfatter en ændring i deltagelse i dialogmøder mellem politikere og bestyrelser. Her ændres deltagerkredsen til ikke længere at omfatte skoleledere. Skolelederne vil kunne indkaldes ad hoc.
 
Bilag 1 vedr. skolestruktur er ændret med følgende:
  • det fremgår, at Vejen Kommune har 7 børnecentre i stedet for 5 og at Vejen Kommune dermed kun har en skole med 0. – 6. klasse.
  • Åbningstid i SFO er ændret fra 6.30 til 6.15 jf. harmonisering af åbningstider.
 
Ændringerne træder i kraft efter Byrådets endelige godkendelse. Dog inviteres skolelederne ikke med til dialogmøderne mellem Udvalget for skole og børn og skolebestyrelserne i marts måned.
Der er i denne sag ingen ændringer i ”Regelsæt for valg til skolebestyrelser” og til bilag 2, hvorfor de ikke er vedlagt som bilag

Tidligere behandling
22.02.2018 Udvalget for skoler og børn.
16.05.2018 Udvalget for skoler og børn.

Økonomiske konsekvenser
Ingen

Personalemæssige konsekvenser
Ingen

Retsregler og andre forskrifter
Lov om kommunal styrelse

Høring
Punktet har været til høring i skolernes bestyrelser.

Beslutning Udvalget for skoler og børn den 16-05-2018
Beslutning Økonomiudvalget den 22-05-2018
Indstilles godkendt.
 
Afbud: Marie Ebsen (A)

Bilag

19.Holmeå Børnecenter - flytning af børnehaven Lindknud (C)

Sagsnummer: 17/4760

Holmeå Børnecenter - flytning af børnehaven Lindknud (C)


Administrativ indstilling
Chef for Dagtilbud & Skole Regin Holm Nielsen indstiller, at
  • dispositionsforslag A6 godkendes.
  • den øgede udgift i det samlede dispositionsforslag A6 på 1.630.000 kr. indarbejdes som rådighedsbeløb i budget 2019 – 2022.

Sagsfremstilling
Byrådet besluttede den 4. april 2017 at nedsætte en politisk styregruppe til etablering af Holmeå Børnecenter. Opgaven lyder på at ombygge Holmeåskolens bygninger, så Lindknud børnehave kan flytte ind i egnede lokaler på skolens matrikel.
 
Styregruppen fremlægger hermed dispositionsforslag A6 til Byrådets godkendelse.
 
(Administrativ bemærkning efter behandling i Udvalget for skoler og børn: Den politiske styregruppe har ikke behandlet dispositionsforslag A6)
 
I dispositionsforslag A6 er der tilført de absolut mest nødvendige midler, der muliggør de ønsker, der samlet set hæver projektet i den retning, der blev skitseret ved seneste politiske styregruppemøde.
 
Det betyder, at det afsatte rådighedsbeløb på 1,5 mio. kr. ikke er tilstrækkeligt til at ombygge lokalerne til et minimumsniveau for styregruppen. Derfor fremsættes ønske om en yderligere bevilling af rådighedsbeløb på 900.000 kr.
 
Udvalget for skole og børn behandlede ovenstående på møde den 19. april 2018 og her lød beslutningen:
 
Udvalget tager den politiske styregruppes dispositionsforslag A5 til efterretning og anerkender, at det er nødvendigt med et økonomisk tillæg til rådighedsbeløbet, hvor der p.t. er afsat 1,5 mio. kr.
Udvalget har drøftet indholdet i dispositionsforslaget A5 og har yderligere ønsker til indholdet. På baggrund af den politiske debat i Udvalget beder et enigt Udvalg derfor administrationen om på et kommende møde at præsentere et nyt dispositionsforslag, der blandt andet indbefatter: transparens i Børnecenteret mellem dagtilbuddet og skolen, ordentlige udsigtsforhold for børnene samt overvejelser, der fremmer den pædagogiske kontinuitet og sammenhængskraft i børnecenteret. Derudover må der gerne overvejes, hvordan SFO og dagtilbudsdelen kan styrke sammenhængskraften.
 
Der er derfor udarbejdet et dispositionsforslag A6, hvor rådgiverhonorar og uforudsigelige udgifter er indeholdt i de enkelte priser. Dispositionsforslag A6 består af følgende:
 
Dispositionsforslag A6
Prisoverslag:
Dispositionsforslag A5, behandlet på udvalgsmødet for skoler og børn den 19.04.18 jf. bilag 1.1
900.000 kr.
Glasparti i brandsektionering inkl. murerarbejde (som alternativ til glas i branddør)
80.000 kr.
Gardiner i sydvendte vinduer
6.000 kr.
Udformning af plinte ved vinduer
18.000 kr.
Etablering af gulvvarme i opholdsrum
190.000 kr.
Skur til legeredskaber
40.000 kr.
Styrkelse af sammenhængskraften mellem SFO og dagtilbudsdelen jf. bilag 1.4
376.000 kr.
Intern bygherrerådgivning
20.000 kr.
I alt
1.630.000 kr.
Yderligere beskrivelse fremgår nederst i bilag vedr. dispositionsbudget (Bilag 1.1)
 
 
I dispositionsforslaget er der ikke taget højde for:
Udgift ved håndtering af naboejendom og etablering af P-plads i den forbindelse
 

Tidligere behandling
24.01.2017 Udvalget for skoler og børn.
31.01.2017 Økonomiudvalget.
07.02.2017 Byrådet.
23.03.2017 Udvalget for skoler og børn.
28.03.2017 Økonomiudvalget.
04.04.2017 Byrådet
20.09.2017 Politisk styregruppemøde.
14.03.2018 Politisk styregruppemøde.
19.04.2018 Udvalget for skoler og børn.
16.05.2018 Udvalget for skoler og børn.

Økonomiske konsekvenser
Der er i budget 2017 afsat rådighedsbeløb på 1,5 mio. kr. til etablering af Holmeå Børnecenter. Dette beløb overføres til 2018 i forbindelse med revision af rådighedsbeløb for 2017.
 
Det indstilles, at der tilføres projektet et yderligere rådighedsbeløb på 900.000 kr.
 
Der er udarbejdet et tilkøbskatalog for i alt 730.000 kr.
 
Endelig er der ikke medregnet udgifter vedrørende naboejendom og P-plads.

Personalemæssige konsekvenser
Ingen.

Retsregler og andre forskrifter
Bygningsreglementet 2018

Høring
Ingen.

Beslutning Udvalget for skoler og børn den 16-05-2018
Beslutning Økonomiudvalget den 22-05-2018
Indstilles godkendt som indstillet af Udvalget for skoler og børn.
 
Afbud: Marie Ebsen (A)

Bilag

20.Harmonisering af åbningstid i SFO i julen (C)

Sagsnummer: 18/402

Harmonisering af åbningstid i SFO i julen (C)


Administrativ indstilling
Chef for Dagtilbud & Skole Regin Holm Nielsen indstiller til Byrådets godkendelse, at
  • åbningstiderne i juleferien i SFO harmoniseres med dagtilbuddenes åbningstider, så der kan tilbydes plads i SFO i hverdagene i julen (24. – 31. december – begge dage inklusiv.)
  • de nye regler gælder fra december 2018.
  • SFO i forbindelse med specialklasserne på henholdsvis Østerbyskolen og Højmarkskolen har ikke åbent i julen.

Sagsfremstilling
I januar 2008 besluttede Udvalget for skole og børn, at SFO ikke havde åbent i julen (den 24.12 – 31.12) begge dage inklusiv.
 
I forbindelse med godkendelse af Helhedsplanen for Dagtilbud i september 2016 blev det drøftet, at der skal være åbent i Vejen Kommune dagtilbud. På dette tidspunkt var der fokus på daginstitutionerne for de 0 – 6 årige.
 
Efterfølgende giver det mindre udfordringer i specielt børnecentrene, der skal holde åbent for børnehavebørn, mens SFO børn ikke kan tilbydes pasning, da SFO har lukket. Hvis der har været enkelte børn i børnecentre, der har haft behov for pasning, er dette løst i de enkelte tilfælde.
 
Dagtilbud & Skole ønsker fremadrettet følgende ens regler for åbningstid i julen for både dagtilbud og almen SFO:
 
Børnecentre:
Der er åbent i børnecentrene i både dagtilbud og SFO i hverdagene fra den 24.12 – 31.12 – begge dage inklusiv.
 
SFO på skolerne:
Der vil være åbent i SFO på skolerne i hverdagene fra den 24.12 – 31.12 – begge dage inklusiv, hvis der er minimum 9 tilmeldte børn, der har ønsket denne mulighed senest den 1. oktober. Er der færre børn tilmeldt, vil de tilmeldte børn blive henvist til et dagtilbud/SFO i nærheden, der har åbent.
 
Børn, der får akut behov for et tilbud mellem jul og nytår, som først bliver tilmeldt efter den 1. oktober, vil blive henvist til et dagtilbud/SFO i Vejen Kommune, der har åbent og hvor der er plads.
 
SFO i specialcentrene:
SFO i forbindelse med Specialklasserne på Højmarksskolen og Østerbyskolen vil ikke holde åbent mellem jul og nytår.
 
Sommerferie SFO:
Der fremsendes en evaluering af sommerferie SFO og udvalget vil behandle punktet særskilt efter sommerferien.

Tidligere behandling
16.05.2018 Udvalget for skoler og børn.

Økonomiske konsekvenser
Det vurderes, at ændringen i åbningstiden i SFO i skoler og børnecentre vil kunne afholdes indenfor den nuværende økonomiske ramme, da Dagtilbud & skole forventer et minimum af børn, der vil have behov for et SFO tilbud.
 
Hvis der skal ske en ændring af åbningstiden i specialklassernes SFO, vil dette ikke kunne afholdes indenfor den nuværende ramme, da
 
  • SFO på specialcentrene ikke vil have samme mulighed for samarbejde med øvrige dagtilbud/SFO’ er.

Personalemæssige konsekvenser
Personalet i SFO skal varsles senest tre måneder før, der sker ændringer i deres ferie.

Retsregler og andre forskrifter
Ingen.

Høring
Ingen.

Beslutning Udvalget for skoler og børn den 16-05-2018
Beslutning Økonomiudvalget den 22-05-2018
Indstilles godkendt.
 
Afbud: Marie Ebsen (A)

21.Ansøgning om tilbygning til Kildevængets børnehave (C)

Sagsnummer: 18/15537

Ansøgning om tilbygning til Kildevængets børnehave (C)


Administrativ indstilling
Chef for Dagtilbud & Skole Regin Holm Nielsen indstiller, at
  • ændringer af normering i Område 3 godkendes med opstart 1. august 2018. 
  • projektet med tilbygning til Kildevængets børnehave godkendes.
  • der gives en tillægsbevilling med tilhørende anlægsbevilling på 600.000 kr.
  • tillægsbevillingen finansieres af overført driftsbudget fra 2017 fra Område 3, dagtilbud på 600.000 kr.
  • øget driftsbudget finansieres via reducerede udgifter til ”ud af huset” aktiviteter.

Sagsfremstilling
I Område 3 er der et stort pres på Vorupparken, som i dag har en normering på 54 børnehavebørn og 28 vuggestuebørn. I forhold til de fysiske rammer, vil normeringen være mere hensigtsmæssig ved at reducere med 10 børn, så normeringen i børnehavedelen bliver 44 børn i gennemsnit pr. år. Hermed vil der ikke være den samme nødvendighed for ”ud af huset” aktiviteter, herunder udgifter til leje af faciliteter i Vejen Idrætscenter. Hermed vil der være mulighed for at anvende personalenormeringen mere hensigtsmæssigt til gavn for børnene i Vorupparken.
 
For at kompensere for nednormeringen af 10 børnehavepladser i Vorupparken foreslås en opnormering henholdsvis Kildevængets børnehave med 4 børnehavepladser samt Billingland med 6 pladser. (Se bilag 3)
 
For at kunne rumme 72 børn i Kildevængets børnehave ønskes en tilbygning med et grupperum på 30 m2.
 
I dag har Kildevænget 4 grupperum til en normering på 68 børn. I dag er der få små rum beregnet til helt små grupper af børn. Tilbygningen på 30 m2 stort rum giver mulighed for at opnormere til fast 72 børn og opdele børnene i flere mindre grupper, at have aktiviteter der understøtter den pædagogiske praksis i huset. Tegninger mv. fremgår af bilag 1.

Tidligere behandling
16.05.2018 Udvalget for skoler og børn.

Økonomiske konsekvenser
Den nuværende økonomiske kalkulation med en pris på 523.200 kr. ex moms er udarbejdet i 2016. Da kalkulationen ikke er ændret siden, ønskes 600.000 kr. overført til anlæg, hvor evt. overskydende anlægsbudget vil blive anvendt til renovering af legeplads og indkøb af inventar til selve lokalet.
 
Den efterfølgende driftsudgift til de indvendige 30 m2 er på ca. 10.000 kr. pr. år som kan finansieres af færre udgifter til ”ud af huset” aktiviteter.
 
Midlerne til tilbygningen er bl.a. fundet siden oprettelse af Område 3 1. januar 2017 ved et mindre forbrug på indvendig bygnings vedligehold i Bakkegården børnehave (Boligforeningen påtog sig omkostninger i 2016-2017-2018 i forhold til ombygningen)
 
Ved fusions perioderne fik Område 3 overskud på flere konti ved fællesdrift i en opstarts periode, og besluttede, at midlerne skulle bruges til at opfylde områdets mål for de fire institutioner.

Personalemæssige konsekvenser
Ingen.

Retsregler og andre forskrifter
Ingen.

Høring
Ingen.

Beslutning Udvalget for skoler og børn den 16-05-2018
  • Det indstilles godkendt, at ændringer af normering i Område 3 godkendes med opstart 1. august 2018.
  • Det indstilles godkendt, at projektet med tilbygning til Kildevængets børnehave godkendes.
  • Det indstilles godkendt, at der gives en tillægsbevilling med tilhørende anlægsbevilling på 600.000 kr.
  • Det indstilles godkendt, at tillægsbevillingen finansieres af overført driftsbudget fra 2017 fra Område 3, dagtilbud på 600.000 kr.
  • Det indstilles godkendt, at et øget driftsbudget finansieres via reducerede udgifter til ”ud af huset” aktiviteter.

Beslutning Økonomiudvalget den 22-05-2018
Indstilles godkendt.
 
Afbud: Marie Ebsen (A)

Bilag

22.Salg af ejendom (C) - Lukket punkt

Offentlig beslutning

Indstilles godkendt.

 

Afbud: Marie Ebsen (A)

23.Ændret placering af cykelstien mellem Holsted og Føvlingvej (C) - Lukket punkt

Offentlig beslutning

Indstilles godkendt.

 

Afbud: Marie Ebsen (A)

24.Ansøgning om tilskud til facaderenovering (B) - Lukket punkt

Offentlig beslutning

Godkendt.

 

Afbud: Marie Ebsen (A)

25.Ansøgning om tilskud til tagrenovering (B) - Lukket punkt

Offentlig beslutning

Ansøgningen imødekommes ikke.

 

Afbud: Marie Ebsen (A)

26.Henvendelse vedr. ejedommene 52-60, Brørup (B) - Lukket punkt

Offentlig beslutning

Udvalget er ikke sindet at ændre plangrundlaget for ejendommene Søndergade 52-60, Brørup.

 

Afbud: Marie Ebsen (A)

27.Eventuelt (B) - Lukket punkt

Offentlig beslutning

Intet.

 

Afbud: Marie Ebsen (A)