Vejen Kommunes standard for offentliggørelse af billeder

Formålet med standard for offentliggørelse af billeder

Formålet med Vejen Kommunes standard for offentliggørelse af billeder og video-materiale er at sætte rammerne for, hvornår der kan ske offentliggørelse af billeder med identificerbare personer. Ønsket er, at borgerne ved, hvornår de kan forvente, at Vejen Kommune offentliggør sådanne billeder.

Baggrunden for standard for offentliggørelse af billeder

Et billede, hvor der er afbilledet identificerbare personer, indeholder personoplysninger, hvorfor behandling af billedet, herunder offentliggørelse, er omfattet af reglerne i databeskyttelsesforordningen. Reglerne gælder også, selv om det ikke fremgår nogen steder, hvem personen på billedet er.

Når Vejen Kommune offentliggør et billede med identificerbare personer, er det afgørende, at der er et behandlingsgrundlag (en hjemmel) for offentliggørelsen.
Vejen Kommune har hjemmel til at offentliggøre et billede med genkendelige personer, hvis ét af følgende forhold gør sig gældende:

1. Offentliggørelse af billedet er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse.
2. Offentliggørelse af billedet henhører under offentlig myndighedsudøvelse.
3. Personen på billedet har samtykket til offentliggørelsen.

Ad. 1) Offentliggørelse af billeder i samfundets interesse

Vejen Kommune kan offentliggøre et billede med identificerbare personer, hvis offentliggørelsen sker af hensyn til udførelsen af en opgave i samfundets interesse.

I dette afsnit opstilles rammerne for, hvornår Vejen Kommune vurderer, at offentliggørelse af et billede med identificerbare personer generelt kan offentliggøres af hensyn til udførelsen af en opgave i samfundets interesse.

Beskrivelsen af de billedkategorier, som kan offentliggøres med afsæt i samfundets interesse, er med til at skabe en ensartet praksis for offentliggørelse af billeder i kommunen. Ønsket er at skabe klarhed for borgerne om, hvilke kategorier af billeder, de kan forvente, kommunen offentliggør med henvisning til samfundets interesse.

For at offentliggørelsen af et billede kan siges at være relevant af hensyn til samfundets interesse må motivet på billedet have en vis karakter.

I Vejen Kommune lægges der vægt på, at billeder, som offentliggøres på baggrund af samfundsinteresse, fortæller borgerne om udvikling og tiltag i Vejen Kommune. Derudover kan der være tale om motiver, som giver borgerne indblik i de folkevalgte politikeres arbejde, samt giver borgerne mulighed for at følge med i begivenheder i kommunen.

På baggrund af ovenstående kriterier vil følgende kategorier af billeder kunne offentliggøres med grundlag i samfundets interesse:

• Billeder taget ved større offentlige arrangementer
• Billeder taget ved arrangementer, hvor borgmesteren og andre politiske repræsentanter er til stede
• Billeder taget i forbindelse med indvielses- og åbningsarrangementer
• Billeder taget i forbindelse med begivenheder med lokal- og nationalhistorisk interesse
• Billeder af direktionen

Ad. 2) Offentliggørelse af billeder som henhører under offentlig myndighedsudøvelse

Som offentlig myndighed har Vejen Kommune er lang række opgaver, som kommunen gennem lovgivningen er forpligtet til at udføre. For at være i stand til at løse opgaverne på en kvalificeret måde, kan offentliggørelse af billeder være fagligt relevant. I de konkrete tilfælde vil behandlingen af billeder ske som led i myndighedsudøvelsen, og behandlingen vil være hjemlet i den konkrete faglovgivning, der arbejdes efter.

Et eksempel på offentliggørelse af billeder som led i myndighedsudøvelsen kan være dokumentation af aktiviteter, som foregår i en daginstitution, hvor offentliggørelsen af billederne har til formål at informere kommunens borgere (herunder forældrene) om, hvordan myndigheden varetager opgaven.

Et andet eksempel på offentliggørelse af billeder som led i myndighedsudøvelsen er, når et botilbud gennem brug af billeder informerer pårørende om, hvad beboerne laver.

Det vil altid bero på en konkret vurdering, hvorvidt et billede kan offentliggøres som led i myndighedsudøvelsen, og formålet med offentliggørelsen skal altid være i fokus.

Når Vejen Kommune offentliggør billeder som led i myndighedsudøvelsen, må det kun ske på ”platforme og medier”, hvor Vejen Kommune har det fulde dataansvar. Det gælder således både ophængning på fysiske lokationer og offentliggørelse på digitale platforme, som f.eks. AULA. Det betyder samtidig, at Vejen Kommune ikke kan offentliggøre billeder som led i myndighedsudøvelsen på sociale medier mv., hvor der er delt dataansvar (f.eks. Facebook og Instagram). Offentliggørelse af billeder på sådanne medier vil kræve samtykke.

Der vil normalt ikke kunne offentliggøres billeder af ansatte i Vejen Kommune uden samtykke fra den ansatte.

Ad. 3) Offentliggørelse af billeder på baggrund af samtykke

Hvis Vejen Kommune hverken har hjemmel i samfundets interesse eller myndighedsudøvelsen, men alligevel ønsker at offentliggøre et billede, kan det ske på baggrund af samtykke. Ved offentliggørelse på baggrund af samtykke har personen på billedet givet lov til offentliggørelsen.

Når offentliggørelsen sker på baggrund af samtykke, skal samtykket leve op til de krav, der findes i databeskyttelsesforordningen. Det helt grundlæggende krav til samtykket er, at det skal være indgået frivilligt og på oplyst grundlag. Det er vigtigt, at de, der underskriver samtykkeerklæringen, ved, hvad de skriver under på. Ved indhentelse af samtykke skal personen på billedet derfor have præcis information om formålet med offentliggørelsen. I de tilfælde, hvor Vejen Kommune ønsker at offentliggøre billeder flere steder, skal personen kunne vælge, hvilke steder man ønsker at give samtykke til offentliggørelse.

Samtykkeerklæringer skal altid indeholde information om, at samtykket kan trækkes tilbage.

Samtykket bør være skriftligt, da det er Vejen Kommune, som skal kunne dokumentere, at samtykket foreligger.

Offentliggørelse sker altid på baggrund af en konkret vurdering

Selv om Vejen Kommune har et behandlingsgrundlag for offentliggørelsen af et bestemt billede, vil der altid blive foretaget en konkret vurdering af det enkelte billede, inden der sker offentliggørelse. I denne vurdering er det afgørende, at de personer, der er på billedet, ikke med rimelighed kan føle sig udstillet, udnyttet eller krænket. Alderen på personen på billedet bliver også taget i betragtning, da der tages ekstra hensyn til børn. I vurderingen af billedet ses der på, hvilke eventuelle indvirkninger eller konsekvenser en offentliggørelse kan have for de personer, der er på billedet.

Følsomme oplysninger

Hvis et billede indeholder følsomme oplysninger om den eller de personer, der er på billedet, offentliggør Vejen Kommune ikke billedet uden samtykke fra den eller de pågældende. Det kan f.eks. være religiøse symboler, åbenlyse tegn på sygdom eller strafbare forhold.

Opfyldelse af oplysningspligt

Det følger af databeskyttelsesforordningen, at de registrerede (personerne på billedet) har ret til at vide, når der bliver behandlet oplysninger om dem. Oplysningspligten medfører, at Vejen Kommune skal sørge for, at den eller de borgere, der er på billedet, er vidende om, at kommunen påtænker at offentliggøre billedet, så de har mulighed for at reagere, f.eks. ved at gøre indsigelse imod det.

For offentliggørelse af billeder, hvor samtykke er behandlingsgrundlaget, vil opfyldelse af oplysningspligten ske samtidig med, at borgeren giver samtykke til offentliggørelsen. Målsætningen er derfor, at samtykkeerklæringerne opfylder formkravene til opfyldelse af oplysningspligten, som fremgår af databeskyttelsesforordningens artikel 13.

For så vidt angår billeder, hvor behandlingsgrundlaget er offentliggørelse af hensyn til en opgave i samfundet interesse eller henhører under myndighedsudøvelsen, er opfyldelse af oplysningspligten mere udfordrende, da kommunen ikke nødvendigvis har egentlig kontakt med personerne på billedet og måske heller ikke ved, hvem personerne er.

I forbindelse med konkrete arrangementer, hvor Vejen Kommune tager billeder, vil vi derfor i videst muligt omfang give oplysning herom f.eks. i forbindelse med tilmelding, på opslåede plakater ved indgangspartier, på kommunens hjemmeside mv. Derudover er det hensigten, at denne standard skal bidrage til forståelsen af, hvornår der kan ske offentliggørelse af billeder.

Indsigelse og håndtering heraf

Det følger af databeskyttelsesforordningen, at enhver person, der behandles oplysninger om, har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen.
Som det fremgår ovenfor, offentliggør Vejen Kommune kun billeder, hvor der er et behandlingsgrundlag, og hvor det i øvrigt vurderes, at personerne på billedet ikke udstilles. Vælger en borger alligevel at rette henvendelse, fordi denne ønsker at gøre indsigelse mod offentliggørelse af billedet og ønsker det slettet, så er det den generelle standard i Vejen Kommune, at ønsket imødekommes, og billedet slettes.

Behandling af billeder i Vejen Kommunes institutioner

Alle institutioner i Vejen Kommune udarbejder deres egne retningslinjer for behandling af billeder i institutionen, herunder offentliggørelse.

Offentliggørelse af billeder på brochurer og andet skriftlig materiale

Det er standarden i Vejen Kommune, at der ikke sker offentliggørelse af billeder med borgere fra Vejen Kommune i trykte brochurer og andet skriftligt materiale rettet mod offentligheden. Når der udarbejdes denne type materiale, anvendes modelbilleder.

Offentliggørelse af billeder af ansatte

Vejen Kommune offentliggør ikke billeder af kommunens ansatte i arbejdsmæssig henseende uden samtykke.

Videregivelse af billeder til pressen

Vejen Kommune kan videregive billeder til pressen f.eks. i forbindelse med pressemeddelelser, hvis billederne falder ind under kategorien af billeder, som kan offentliggøres i samfundets interesse.