Databeskyttelse

Databeskyttelse

For at vi kan levere vores kommunale services og ydelser, har Vejen Kommune brug for at behandle personoplysninger. Det gælder oplysninger om både borgere, foreninger, virksomheder, ansatte og samarbejdspartnere. Vejen Kommune er ansvarlig for den behandling af personoplysninger, som finder sted i kommunen. Når Vejen Kommune behandler dine oplysninger, har vi stort fokus på, at oplysningerne behandles sikkert, og ikke kommer til uvedkommendes kendskab.

På denne side finder du overordnet information om behandling af personoplysninger i Vejen Kommune, herunder hvilke rettigheder du som borger, medarbejder eller enkeltmandsvirksomhed har og oplysninger om kommunens databeskyttelsesrådgiver.

Hvis du har spørgsmål til kommunens håndtering af dine persondata, er du velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver (DPO).

Når du skriver til kommunen

Vi behandler dine personoplysninger for at udføre den nødvendige sagsbehandling af henvendelsen.

Vejen Kommune er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger. Vi behandler de fremsendte oplysninger om dig, når vi behandler din henvendelse.

Vores behandling af personoplysningerne sker på baggrund af:

  • Databeskyttelsesforordningens art. 6 stk. 1. litra c og e (almindelig oplysninger)
  • Databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra f (følsomme oplysninger)
  • Databeskyttelseslovens § 8, stk. 1 og 2, nr. 3 (strafbare forhold)
  • Databeskyttelseslovens § 11 (cpr)

De oplysninger, som vi behandler om dig, vil blive slettet efter 5 år eller evt. senere, hvis det er nødvendigt på grund af fortsat sagsbehandling er nødvendigt at opbevare oplysningerne længere tid. 

Hvilke oplysninger behandles om dig?

I forbindelse med kommunens faktiske forvaltningsvirksomhed og kommunens sagsbehandling vil det være nødvendigt at behandle en række oplysninger om dig. Nogle oplysninger henter kommunen fra andre offentlige myndigheder eller fælles registre. Eksempler kan være indkomstoplysninger, SKAT, BBR mv. Andre informationer beder vi dig om at oplyse, når du eksempelvis ansøger om en ydelse eller service. 

Du har altid ret til at få at vide, hvilke oplysninger kommunen behandler om dig og hvorfra vi henter oplysninger om dig i forbindelse med dine services og ydelser i kommunen. Det enkelte fagområde skal oplyse det til dig i forbindelse med eksempelvis en ansøgning om en service eller ydelse. 

Hvor længe behandles personoplysningerne

Når kommunen behandler personlige oplysninger om dig og gemmer dem i forbindelse med vores arbejde, er der forskellige retningslinjer for, hvor længe vi gemmer dem. Det afhænger af de regler, der er for journalisering og opbevaring på de forskellige områder. Vejen Kommune følger KL’s anbefalinger vedrørende journalisering.  

Inden for visse fagområder skal vi aflevere dine sager og informationer til arkiv, før vi må slette dem. Det bliver reguleret af arkivloven. 

Dine rettigheder

Oplysningspligten

Vejen Kommune skal oplyse dig om, at der sker behandling af dine personoplysninger, og hvad behandlingen indebærer. Hvis Vejen Kommune selv indhenter personoplysninger, skal du oplyses om, hvor personoplysninger stammer fra.

Indsigtsretten

Du kan bede om indsigt i, hvilke personoplysninger Vejen Kommune behandler om dig. Dette skal være med til at sikre din mulighed for at tjekke, at det er de korrekte personoplysninger, Vejen Kommune behandler, samt at de behandles lovligt.  

Ret til berigtigelse

Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv rettet. Som offentlig myndighed er Vejen Kommune imidlertid underlagt en pligt til at dokumentere det grundlag, som en afgørelse eller en anden beslutning i sin tid blev truffet på.

Det betyder, at kommunen i almindelighed ikke må fjerne oplysninger, når de først er indgået i en sag. Derfor beholder man de oprindelige, men måske forkerte personoplysninger af hensyn til dokumentationspligten. De korrekte personoplysninger tilføjes imidlertid sagen.

Retten til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.

Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle personoplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. Arkivformål er at betragte som vigtige samfundsinteresser.
 

Retten til at blive glemt

Når personoplysninger behandles i kommunen, er der en begrænset adgang til at få slettet sine personoplysninger. Kommuner er nemlig blandt andet underlagt reglerne om notatpligt, journaliseringspligt, samt reglerne om arkivering.

Retten til at blive glemt og dermed til at få slettet sine personoplysninger gælder heller ikke i de tilfælde, hvor den fortsatte behandling af personoplysningerne er nødvendig for, at Vejen Kommune kan varetage sine opgaver som offentlig myndighed. 
 

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod Vejen Kommunes ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Vejen Kommune vil vurdere, om indsigelsen er berettiget eller ej.

Databeskyttelsesrådgiveren (DPO)

På lige fod med alle andre offentlige myndigheder har Vejen Kommune en databeskyttelsesrådgiver (DPO), som skal holde øje med, at kommunen håndterer persondata på lovlig og sikker vis. 

Hvis du har spørgsmål til vores håndtering af dine persondata, er du velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver. Du kan også kontakte databeskyttelsesrådgiveren, hvis du har en mistanke om, at kommunen har lækket persondata eller på anden måde krænket fortroligheden i håndteringen af dine eller andre personers data. Databeskyttelsesrådgiveren vil i disse tilfælde undersøge din henvendelse nærmere og kontakte den respektive afdeling.

Du kan forvente, at din henvendelse vil blive besvaret inden for 3 hverdage. Du kan kontakte DPO’en på dpo@vejen.dk eller 79 96 60 34. Hvis din henvendelse indeholder personfølsomme oplysninger anbefales det, at du skriver sikkert via e-boks.

Hvem kan du klage til?

Ønsker du at klage over kommunens behandling af dine personoplysninger, kan du til enhver tid klage til Datatilsynet.

Læs mere om klageadgang på Datatilsynets hjemmeside

Kommunens databeskyttelsesrådgiver (DPO) er ikke klageinstans i forhold til eventuelle klager over kommunens håndtering af personoplysninger. Det skyldes, at databeskyttelsesrådgiveren ikke kan træffe afgørelser.

Kommunens brug af foto og video

Vejen Kommune følger Datatilsynets anbefalinger om beskyttelse af personoplysninger i forbindelse med anvendelse af fotos og videoer, herunder reglerne i databeskyttelsesforordningen.

Du kan læse om offentliggørelse af billeder i Vejen Kommunen i Standard for offentliggørelse af billeder.

Alle institutioner i Vejen Kommune udarbejder i løbet af 2020 egne retningslinjer for, hvordan institutionen behandler billeder, herunder offentliggørelse. Kontakt derfor den enkelte institution, hvis du ønsker at kende mere til institutionens behandling af billeder med genkendelige personer. 

Vejen Kommunes standard for offentliggørelse af billeder

Formålet med standard for offentliggørelse af billeder

Formålet med Vejen Kommunes standard for offentliggørelse af billeder og video-materiale er at sætte rammerne for, hvornår der kan ske offentliggørelse af billeder med identificerbare personer. Ønsket er, at borgerne ved, hvornår de kan forvente, at Vejen Kommune offentliggør sådanne billeder.

Baggrunden for standard for offentliggørelse af billeder

Et billede, hvor der er afbilledet identificerbare personer, indeholder personoplysninger, hvorfor behandling af billedet, herunder offentliggørelse, er omfattet af reglerne i databeskyttelsesforordningen. Reglerne gælder også, selv om det ikke fremgår nogen steder, hvem personen på billedet er.

Når Vejen Kommune offentliggør et billede med identificerbare personer, er det afgørende, at der er et behandlingsgrundlag (en hjemmel) for offentliggørelsen.

Vejen Kommune har hjemmel til at offentliggøre et billede med genkendelige personer, hvis ét af følgende forhold gør sig gældende:

  1. Offentliggørelse af billedet er nødvendig af hensyn til udførelse af en opgave i samfundets interesse.
  2. Offentliggørelse af billedet henhører under offentlig myndighedsudøvelse.
  3. Personen på billedet har samtykket til offentliggørelsen.

 

Ad. 1 og 2) Offentliggørelse af billeder i samfundets interesse og billeder som henhører under offentlig myndighedsudøvelse

Vejen Kommune kan offentliggøre et billede med identificerbare personer, hvis offentliggørelsen er nødvendig af hensyn til udførelsen af en opgave i samfundets interesse, eller billedet henhører under offentlig myndighedsudøvelse.

For at afgøre, om billedet falder inden for en af kategorierne, er det nødvendigt med en vurdering af billedets karakter.

I dette afsnit opstilles rammerne for, hvornår Vejen Kommune vurderer, at offentliggørelse af et billede med identificerbare personer generelt er nødvendig af hensyn til udførelsen af en opgave i samfundets interesse eller henhører under offentlig myndighedsudøvelse.

Beskrivelsen af de billedkategorier, som kan offentliggøres uden samtykke, er med til at skabe en ensartet praksis for offentliggørelse af billeder i kommunen. Ønsket er at skabe klarhed for borgerne om, hvilke kategorier af billeder, de kan forvente, kommunen offentliggør uden samtykke.

For at offentliggørelsen af et billede kan siges at være nødvendig af hensyn til samfundets interesse eller henhøre under offentlig myndighedsudøvelse, må motivet på billedet have en vis karakter. I Vejen Kommune lægges der vægt på, at billeder, som offentliggøres på baggrund af samfundsinteresse/myndighedsudøvelse, fortæller borgerne om udviklingen og nye tiltag i Vejen Kommune. Derudover kan der være tale om motiver, som giver borgerne indblik i de folkevalgte politikeres arbejde, samt giver borgerne mulighed for at følge med i større begivenheder i kommunen.   

På baggrund af ovenstående kriterier vil følgende kategorier af billeder kunne offentliggøres med grundlag i samfundets interesse/myndighedsudøvelse:

  • Billeder taget ved større offentlige arrangementer
  • Billeder taget ved arrangementer, hvor borgmesteren og andre politiske repræsentanter er til stede
  • Billeder taget i forbindelse med indvielses- og åbningsarrangementer
  • Billeder taget i forbindelse med begivenheder med lokal- og nationalhistorisk interesse
  • Billeder af direktionen

 

Ad. 3) Offentliggørelse af billeder på baggrund af samtykke

Vejen Kommune vil altid kunne offentliggøre et billede, hvis offentliggørelsen beror på samtykke. Ved offentliggørelse på baggrund af samtykke har personen på billedet givet lov til offentliggørelsen.

Når offentliggørelsen sker på baggrund af samtykke, skal samtykket leve op til de krav, der findes i databeskyttelsesforordningen. Det helt grundlæggende krav til samtykket er, at det skal være indgået frivilligt og på oplyst grundlag. Det er vigtigt, at de, der underskriver samtykkeerklæringen, ved, hvad de skriver under på. Borgeren skal derfor ved indhentelse af samtykke have præcis information om formålet med fotograferingen. I de tilfælde, hvor Vejen Kommune ønsker at offentliggøre billeder flere steder, skal borgeren kunne vælge, hvilke steder man ønsker at give samtykke til offentliggørelse. Samtykkeerklæringer skal altid indeholde information om, at samtykket kan trækkes tilbage.

Samtykket bør være skriftligt, da det er Vejen Kommune, som skal kunne dokumentere, at samtykket foreligger.
 

Offentliggørelse sker altid på baggrund af en konkret vurdering

Selv om Vejen Kommune har et behandlingsgrundlag for offentliggørelsen af et bestemt billede, vil der altid blive foretaget en konkret vurdering af det enkelte billede, inden der sker offentliggørelse. I denne vurdering er det afgørende, at de personer, der er på billedet, ikke med rimelighed kan føle sig udstillet, udnyttet eller krænket. Alderen på personen på billedet bliver også taget i betragtning, da der tages ekstra hensyn til børn. I vurderingen af billedet ses der på, hvilke eventuelle indvirkninger eller konsekvenser en offentliggørelse kan have for de borgere, der er på billedet.  
 

Følsomme oplysninger

Hvis et billede indeholder følsomme oplysninger om den eller de borgere, der er på billedet, offentliggør Vejen Kommune ikke billedet uden samtykke fra den eller de pågældende. Det kan f.eks. være religiøse symboler, åbenlyse tegn på sygdom eller strafbare forhold.

Opfyldelse af oplysningspligt

Det følger af databeskyttelsesforordningen, at de registrerede (personerne på billedet) har ret til at vide, når der bliver behandlet oplysninger om dem. Oplysningspligten medfører, at Vejen Kommune skal sørge for, at den eller de borgere, der er på billedet, er vidende om, at kommunen påtænker at offentliggøre billedet, så de har mulighed for at reagere, f.eks. ved at gøre indsigelse imod det.

For offentliggørelse af billeder, hvor samtykke er behandlingsgrundlaget, vil opfyldelse af oplysningspligten ske samtidig med, at borgeren giver samtykke til offentliggørelsen. Målsætningen er derfor, at samtykkeerklæringerne opfylder formkravene til opfyldelse af oplysningspligten, som fremgår af databeskyttelsesforordningens artikel 13.

For så vidt angår billeder, hvor behandlingsgrundlaget er offentliggørelse af hensyn til en opgave i samfundet interesse eller henhører under myndighedsudøvelsen, er opfyldelse af oplysningspligten mere udfordrende, da kommunen ikke nødvendigvis har egentlig kontakt med personerne på billedet og måske heller ikke ved, hvem personerne er. 

I forbindelse med konkrete arrangementer, hvor Vejen Kommune tager billeder, vil vi derfor i videst muligt omfang give oplysning herom f.eks. i forbindelse med tilmelding, på opslåede plakater ved indgangspartier, på kommunens hjemmeside mv. Derudover er det hensigten, at denne standard skal bidrage til forståelsen af, hvornår der kan ske offentliggørelse af billeder.
 

Indsigelse og håndtering heraf

Det følger af databeskyttelsesforordningen, at enhver person, der behandles oplysninger om, har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen.

Som det fremgår ovenfor, offentliggør Vejen Kommune kun billeder, hvor der er et behandlingsgrundlag, og hvor det i øvrigt vurderes, at personerne på billedet ikke udstilles. Vælger en borger alligevel at rette henvendelse, fordi denne ønsker at gøre indsigelse mod offentliggørelse af billedet og ønsker det slettet, så er det den generelle standard i Vejen Kommune, at ønsket imødekommes, og billedet slettes.   
 

Behandling af billeder i Vejen Kommunes institutioner

Alle institutioner i Vejen Kommune udarbejder deres egne retningslinjer for behandling af billeder i institutionen, herunder offentliggørelse.
 

Offentliggørelse af billeder på brochurer og andet skriftlig materiale 

Det er standarden i Vejen Kommune, at der ikke sker offentliggørelse af billeder med borgere fra Vejen Kommune i trykte brochurer og andet skriftligt materiale rettet mod offentligheden. Når der udarbejdes denne type materiale, anvendes modelbilleder.
 

Offentliggørelse af billeder af ansatte

Vejen Kommune offentliggør ikke billeder af kommunens ansatte i arbejdsmæssig henseende uden samtykke.

Videregivelse af billeder til pressen   

Vejen Kommune kan videregive billeder til pressen f.eks. i forbindelse med pressemeddelelser, hvis billederne falder ind under kategorien af billeder, som kan offentliggøres i samfundets interesse.

Livestreaming af byrådsmøder

Vejen Kommunes byrådsmøder bliver livestreamet og sendt på kommunens hjemmeside. Dette sker som et led i at sikre åbenhed omkring møder i Vejen Byråd. Livestreaming vil være et supplement til den offentlige adgang til byrådssalen, som gælder i forbindelse med byrådsmøderne.

Som tilhører i byrådssalen vil du kunne fremgå på optagelserne i forbindelse med livestreamingen. Behandling af billeder og film med fysiske personer er behandling af personoplysninger. Dermed kan dine personoplysninger behandles i forbindelse med livestreamingen, hvorfor Vejen Kommune er forpligtet til at give følgende oplysninger:

Behandlingen af personoplysningerne finder sted med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6 stk. 1, litra e og på baggrund af den beslutning, der er truffet i Vejen Byråd 10. december 2019 om livestreaming af byrådsmøder. Behandling af oplysninger om politisk overbevisning sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 9, litra e, hvorefter behandling af følsomme personoplysninger kan ske, når oplysningerne er tydeligt offentliggjort af den registrerede selv.

Optagelserne vil blive sendt på Vejen Kommunes hjemmeside. Optagelserne vil være tilgængelige på kommunens hjemmeside i op til 13 dage. Herefter vil optagelserne blive slettet.

Vejen Kommune er ansvarlig for den behandling af personoplysninger, der finder sted i forbindelse med live streamingen. Hvis du har spørgsmål hertil, kan du kontakte Vejen Kommune v. chefkonsulent Anja Maarslet, amaa@vejen.dk, 79 96 60 27.

Har du generelle spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger, kan du kontakte Vejen Kommunes databeskyttelsesrådgiver (DPO), Martina Hilbrandt, dpo@vejen.dk eller 79 96 60 49.