Retningslinje for opfølgning på sygefravær

I Vejen Kommune ønsker vi en bæredygtig organisation, med god trivsel og et godt arbejdsmiljø. Vi ser værdien i tilstedeværelse og et stærkt arbejdsfællesskab, der tilsammen gavner kerneopgaven, fagligheden og trivsel for alle medarbejdere.

Vi ser fravær som et fælles anliggende for arbejdspladsen, med respekt for, at årsagen til sygefravær er en privat sag. Alle medarbejdere har et ansvar for, at der sker en åben, ærlig og nærværende dialog om sygefravær. Både når sygefravær drøftes generelt på arbejdspladsen, og i lederens samtale med den enkelte sygemeldte.

Opfølgningen på sygefravær sker med udgangspunkt i Kommunes værdier Nytænkende, Anerkendelse, Sammenhæng og Ansvarlighed.

Sygemelding

Af hensyn til arbejdets tilrettelæggelse anmeldes sygefraværet så hurtigt som muligt og senest ved arbejdstids begyndelse.

Hver arbejdsplads aftaler lokalt, hvordan og til hvem, man sygemelder sig.

Det er vigtigt at proceduren for sygemelding på den enkelte arbejdsplads er kendt og synlig for alle, også for nye medarbejdere.

Vær opmærksom på også at synliggøre de hensyn, der ligger til grund for den valgte procedure, så det giver mening for alle.

Indberetning af sygemelding

Ved sygemeldingen oplyser den sygemeldte om sygefraværets forventede varighed, men vær opmærksom på at medarbejderen ikke er forpligtet til at oplyse årsagen. Dog er det vigtigt at medarbejderen oplyser om sygdommen skyldes arbejdsskade, graviditet, sygdom efter §56 af hensyn til korrekt registrering af sygefraværet, så der kan opnås refusion af dagpenge i de tilfælde arbejdsstedet er berettiget til refusion.

Det er lederens ansvar at sygefravær og raskmelding i relevant system registreres.

Kort og langt sygefravær

Kort sygefravær er en samlet sygfraværsperiode op til 14 dage.

Langt sygefravær er en samlet sygefraværsperiode på 15+ dage.

Sygefraværssamtaler og leders kontakt med sygemeldte

Lederen skal som minimum kontakte og/eller holde sygefraværssamtale med den sygemeldte medarbejder ved følgende terminer.

Fortløbende sygefravær:

• 7 kalenderdages fortløbende sygefravær- kontaktsamtale
• 14 kalenderdages fortløbende sygefravær – sygefraværssamtale
• 28 kalenderdages fortløbende sygefravær - sygefraværssamtale
• 60 kalenderdages fortløbende sygefravær - sygefraværssamtale
• Herefter løbende opfølgningssamtaler – og som minimum 1. gang i måneden - sygefraværssamtale

Drypvis sygefravær

Fokus er særligt på de situationer, hvor der er et mønster i det drypvise sygefravær, med henblik på at sikre et stabilt fremmøde.

• 3 perioder inden for de seneste 4 måneder – sygesamtale
  En periode kan være både sammenhængende og enkeltstående sygefraværsdage.

Kontakt på 3. dagen

Det kan aftales lokalt på den enkelte arbejdsplads, at lederen kontakter medarbejderen på 3. sygedag. Der kan f.eks. være aktuelt, hvor det ikke er lederen selv, der tager imod sygemelding, men også andre steder, hvor en tidligere kontakt kan give mening.

Lederen kan vælge at indkalde medarbejderen til en sygefraværssamtale tidligere/oftere end ovenstående terminer, hvis lederen vurderer det hensigtsmæssigt i den konkrete situation.

Medarbejderen kan også bede om at få en sygefraværssamtale med lederen om eget sygefravær – også med forebyggelse af sygefravær for øje.

E-mail advisering

Lederen modtager automatisk genereret e-mail om ovennævnte terminer via KMD Rollebaseret Indgang.

Lederen følger op med medarbejderen ved de givne terminer. Ved kontaktsamtale med medarbejderen på 7. dag, journaliserer leder notat fra samtalen i medarbejderens personalemappe, når begge parter er bekendt med indholdet.

Ved sygefraværssamtaler udarbejdes referat, jf. nedenfor.

Sygefraværssamtaler

Sygefravær kan være et følsomt emne. Derfor skal arbejdspladsen sørge for at sygefraværssamtaler er forberedte, anerkendende og tydelige.

Sygefraværssamtaler håndteres efter en fast procedure – som gælder for alle. Det er en formaliseret dialog, der bygger på gensidig tillid og respekt. Det er lederen, som har ansvaret for at indkalde, gennemføre og følge op på sygefraværssamtaler.

Sygefraværssamtalen - dagsorden

Medarbejdere og lederens fælles mål ved sygefraværssamtalen er, at finde frem til løsninger, der kan forkorte sygefraværet.

Typiske samtalepunkter til sygefraværssamtalen:

• Datoer for sygemeldingen
• Hvad er der sket indtil nu – herunder opfølgning på eventuelle tidligere aftaler
• Status på sygefravær – herunder forventning til evt. genoptagelse af arbejdet
• Mulige løsninger, der kan nedbringe sygefraværet. Fastholdelsesplan og mulighedserklæring mv. kan bruges her.
• Aftaler for den kommende periode

Dagsorden vil fremgå af indkaldelsen til mødet, og såvel leder som medarbejder kan med fordel forberede sig og overveje punkterne på dagsordenen inden samtalen.

Sygefraværssamtale – hvem?

Lederen og den sygemeldte medarbejder deltager i samtalen. Medarbejderen opfordres til at tage en bisidder med til mødet efter eget ønske. Det kan være:

• Tillidsrepræsentanten/en repræsentant fra organisationen
• Arbejdsmiljørepræsentanten
• En pårørende

Bisidderens rolle er at fungere som ekstra øjne, ører og hukommelse.

Sygefraværssamtale - fremgangsmåde

Lederen sender en skriftlig invitation via Digital Post med dagsorden for mødet. Overvej om det er hensigtsmæssigt at bede om en mulighedserklæring, i så fald skal det fremgå af invitationen.

Dialogen ansigt til ansigt er vigtig. Men samtalen kan undtagelsesvis, hvis helbredsmæssige problemer forhindrer medarbejderen i at møde op på arbejdspladsen, foregå over telefonen eller et neutralt sted.

Der udarbejdes et skriftligt referat fra samtalen, som sendes til den sygemeldte medarbejder. Medarbejderen gøres bekendt med referatet, og har mulighed for at kommentere på det. Begge dele journaliseres i personalemappen, så parterne har mulighed for at finde det igen.

Opfølgning

Der indgås aftale om opfølgning og lederen iværksætter de under samtalen aftalte foranstaltninger.

Der aftales opfølgning minimum hver 7. – 14. dag, hvor arbejdstid/opgaver/ funktioner drøftes.

Forslag til MED-inddragelse

De lokale MED-udvalg skal som minimum drøfte sygefravær to gange årligt evt. med udgangspunkt i data for sygefraværet. For at kvalificere processen, kan der ligeledes drøftes emner som:

• Procedure for sygemelding
• Kontakt ved 3. dag
• Kommunikation om procedurerne ved sygemelding – så alle er bekendte med dem

Lægeerklæringer

Mulighedserklæring

Mulighedserklæringen er en lægeerklæring, med det formål at afdække, hvad medarbejderen kan på trods af sin sygdom, og har således til formål at bidrage til, at medarbejderen fastholdes i arbejde. Der er tre parter om at udfylde erklæringen, nemlig lederen, den sygemeldte og lægen. Mulighedserklæringen består af to dele.

Lederen og medarbejderen udfylder i fællesskab første del. Lægen udfylder anden del efter samtale med medarbejderen.

Lederen kan forlange en mulighedserklæring ved kortvarig, ved gentaget og ved længerevarende sygefravær på et hvilket som helst tidspunkt i sygeforløbet, hvor lederen finder det relevant at få en udtalelse fra medarbejderens egen læge.

Friattest

Lederen kan kræve en lægeerklæring – ”friattest” – fra medarbejderen, hvis der ønskes dokumentation for, at fraværet er begrundet i sygdom.
Medarbejderen anmodes om at indhente en friattest fra egen læge, som straks skal afleveres til lederen. Friattesten kan kræves allerede fra første fraværsdag.

Tro-og love erklæring

Som alternativ til friattesten kan lederen anmode medarbejderen om en tro- og love erklæring på, at fravær skyldes sygdom, dog tidligst fra 2. fraværsdag.
Lederen betaler for lægeerklæringer som lederen selv beder om og sørger for journalisering på medarbejderens personalesag.

§56 ved kronisk sygdom

En § 56-aftale kan indgås, når en medarbejders sygdomsrisiko er væsentligt forøget på grund af en bestemt langvarig og/eller kronisk lidelse, det vil sige lidelsen skønnes at medføre mindst 10 fraværsdage inden for et år. Dette betyder, at arbejdspladsen allerede kan modtage dagpenge refusion fra første sygedag, når sygdommen er udløst af den lidelse som berettiger til refusion.

Medarbejderen skal sammen med lederen udfylde en ansøgning f.eks. i forbindelse med en sygefraværssamtale.

Ansøgningen sendes til godkendelse ved medarbejderens bopælskommune. Når lederen modtager den godkendte aftale retur, sender han/hun en kopi til Sekretariat & Borgerservice - HR og Personale, som journaliserer på medarbejderens personalesag.

Retningslinje for opfølgning på sygefravær følges i forhold til opfølgning.

Fastholdelsesplan

Medarbejderen kan når som helst i forløbet anmode om en fastholdelsesplan for, hvornår medarbejderen kan vende tilbage til arbejdspladsen på fuld tid eller deltid. Fastholdelsesplanen udarbejdes af medarbejderen og lederen i fællesskab, når det står klart, at det er usandsynligt at medarbejderen kan vende tilbage til arbejdet inden for 8 uger.

En fastholdelsesplan kan bidrage til at skabe afklaring, holdepunkter og delmål i medarbejderens tilbagevenden til arbejdet. Derudover bør den indeholde en plan for opfølgning, form, hyppighed mv.

Eventuel opsigelse

Bliver en opsigelse aktuel skal lederen kontakte Sekretariat & Borgerservice - HR og Personale, der rådgiver vedrørende formalia om høring, opsigelse mv.

Værktøjer og materialer

HR og Personale udarbejder skabeloner til indkaldelse, referat m.v. til håndtering af sygefravær. Materialerne kan findes på Medarbejderintra.

Retningslinje for opfølgning på Sygefravær findes via Medarbejderintra eller direkte på www.vejen.dk.

​

Gældende fra 1. januar 2026
Godkendt i Hovedudvalget den 21. november 2025
Taget til efterretning i Økonomiudvalget den 2. december 2025